Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок заполнения справки 2‑НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работодатели (ИП и организации) сдают отчетность по НДФЛ по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Сроки сдачи отчетности по НДФЛ прописаны в законодательстве. За несвоевременную сдачу справок в контролирующие органы организации или ИП грозит штраф.
Как внести данные в справку о доходах
Разберем детально в таблице, как с 2021 года заполняют поля справки о доходах.
|
ЗАПОЛНЕНИЕ ПОЛЕЙ СПРАВКИ О ДОХОДАХ И СУММАХ НАЛОГА ФИЗЛИЦ В 2021 ГОДУ |
|
| Номер справки | Для каждого физлица/каждой справки присваивают уникальный порядковый номер в течение налогового периода.
То есть, это не значит, что если справка Иванова была под номером «1» в 2021 году, то такой же номер должен быть и у справки Иванова в 2022 году. Но в одном календарном году все номера должны быть уникальными. То есть – не повторяющимися |
| Номер корректировки сведений | При корректировке сведений ставят номер корректировки «01», «02» и т. д. При аннулировании справки ставят номер «99». При этом порядковый номер справки, которую корректируют или аннулируют должен соответствовать первичной |
| Раздел 1. Данные о физическом лице | Сюда вносят данные о физлице – получателе дохода: ИНН, Ф.И.О., дата рождения, гражданство, удостоверяющий личность документ.
Статус плательщика: 1 – налоговый резидент РФ 2 – налоговый нерезидент РФ 3 – высококвалифицированный специалист, не являющийся налоговым резидентом РФ 4 – участник госпрограммы по содействию добровольному переселению в РФ, не является налоговым резидентом 5 – иностранный гражданин – беженец или получил временное убежище в РФ, не является налоговым резидентом 6 – иностранный гражданин, осуществляющий трудовую деятельность в РФ по найму на основании патента |
| Раздел 2. Общие суммы дохода и налога за налоговый период | Сначала указывают ставку налога. Если налоговым агентом было выплачено несколько видов доходов, облагаемых по разным ставкам, справку заполняют на каждую ставку.
Общая сумма дохода – это сумма дохода по указанной ставке. Включает в себя сумму НДФЛ Налоговая база – сумма облагаемого дохода, то есть с учетом вычетов Сумма налога исчисленная – налоговая база × соответствующая ставка налога Сумма налога удержанная – та сумма, которую налоговый агент удержал при выплате дохода Сумма фиксированных авансовых платежей – в отношении иностранных работников на патенте. Принимают в уменьшение исчисленного налога Сумма налога перечисленная – сумма, которую налоговый агент перечислил в бюджет Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом – сумма налога, которую налоговый агент не вернул налогоплательщику, а также суммы, образовавшиеся в связи с изменением налогового статуса налогоплательщика в налоговом периоде |
| Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты | Налоговый агент по заявлению налогоплательщика может предоставить ему налоговые вычеты по НДФЛ. Для стандартного вычета достаточно заявления, а для получения имущественного и социального вычета у работодателя нужно получить подтверждение из налоговой о том, что налогоплательщик имеет право на вычет.
Здесь указывают код вычета (полный перечень кодов указан в Приложении № 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387) и сумму вычета. Далее проставляют код уведомления: 1 – подтверждает право на имущественный вычет 2 – подтверждает право на социальный вычет 3 – подтверждает право на уменьшение налога на фиксированные авансы (для иностранцев на патенте) Также указываю дату, номер уведомления и код налогового органа, его выдавшего |
| Раздел 4. Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога | Сумму неудержанного налога и сумму дохода, с которого налог не удержан, указывают лишь в том случае, если у налогового агента не было возможности удержать налог (например, при выплате дохода в натуральном виде). Если доход будет выплачен позже (например, при задержке зарплаты) или налог будет удержан позже, то отражать эти суммы здесь не надо |
Стандартные вычеты (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ)
Вычет на ребенка в возрасте до 18 лет, а также на учащегося очной формы обучения в возрасте до 24 лет родителю, супруге (супругу) родителя, усыновителю, на обеспечении которых находится ребенок:
| 126 | Вычет на первого ребенка |
| 127 | Вычет на второго ребенка |
| 128 | Вычет на третьего и каждого последующего ребенка |
| 129 | Вычет на ребенка-инвалида 1 или 2 группы |
Шаг 2. Общие суммы дохода, налога и вычета (разделы № 2, 3, 4)
В разделе 2 отражаем:
- Ставку налога — ставку, по которой облагаются доходы физлица.
- Код бюджетной классификации, который соответствует этой ставке.
- Общую сумму дохода — сумму всех выплаченных доходов в отчетном периоде.
- Налоговую базу — разницу между суммой полученных доходов и суммой всех предоставленных налоговых вычетов.
- Сумму налога исчисленную — налоговая база * ставку НДФЛ.
- Сумму налога удержанную — налог, который удержал налоговый агент.
- Сумму фиксированных авансовых платежей — заполняем только при наличии уведомления из ФНС. Сведения вносим в соответствии с уведомлением.
- Сумму налога перечисленную — налог, который налоговый агент перечислил в бюджет.
- Налог на прибыль, подлежащий зачету, и излишне удержанный НДФЛ — показываем при наличии таких показателей.
Справка 2 ндфл за 2022 год для сотрудников — образец
По каждой налоговой ставке формируется отдельный документ.
Готовую справку нельзя исправлять, в т.ч корректирующими средствами. Для распечатки нужно использовать черные и синие, фиолетовые оттенки чернил, но не цветные.
Числовые показатели доходов и вычетов указывают в рублях с копейками, налог – в целых рулях. Суммовые данные не могут принимать отрицательные значения.
При подготовке Справки работодатель сначала заполняет данные по организации:
- ОКТМО;
- телефон;
- ИНН и КПП;
- наименование.
Если прошла реорганизация, ставится код преобразования (из Приложения 4 к порядку заполнения) и вписываются ИНН, КПП реорганизованной компании.
Затем указываются данные физического лица, получающего справку:
- фамилия, имя, отчество;
- статус налогоплательщика: резидент РФ (1) или нет(2);
- дата рождения;
- код страны гражданства (643 – для России);
- код удостоверяющего личность документа (наиболее распространенный — паспорт РФ, код 21), вписывается его серия и номер.
После чего в форме 2-НДФЛ 2021 года для сотрудников указывают сведения о доходах и вычетах. Суммы отражаются в разрезе:
- кодов;
- периодов получения (начисления).
Для доходов значение кода выбирается из Приложения № 1, для вычетов – из Приложения 2 приказа ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ в редакции приказа № ММВ-7-11/820 от 24.10.2017. Приказом ФНС России от 28.09.2021 N ЕД-7-11/844@ добавлены новые коды доходов и вычетов в приложения №1 и №2 к приказу ФНС РФ ОТ 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Как правильно заполнять новую справку
В двух словах описать весь процесс составления такого важного отчетного документа, как справка 2-НДФЛ, непросто. Но все же уделим несколько слов порядку и особенностям заполнения. Основная структура справки – это заголовок и пять разделов. Учитывая новшества, заполнять 2-НДФЛ теперь нужно по каждой ставке отдельно. Указывать нужно все пункты, даже если они не помещаются на одной странице. Сведения о налоговом агенте и его подпись необходимо проставлять на каждой странице документа.
В заголовке новой формы должен присутствовать номер справки и дата составления. Поле «Признак» отмечается цифрой «1» для обычной справки, «3» – для правопреемников, «2» – при отсутствии возможности удержания налог. Это поле бухгалтер имеет право оставлять нетронутым, если справка будет выдана физлицу по его запросу.
Изменения в документе 2-НДФЛ
Чтобы понять, как, как выглядит справка 2-НДФЛ на сегодняшнее время, следует указать на новые окна и параграфы, которые появились в документе и которые являются обязательными для заполнения:
- Графа 2 («Данные о сотруднике») дополнилась пунктом «ИНН в стране гражданства». Этот раздел заполняют служащие, которые не имеют гражданства РФ и имеют статус: «Иностранный гражданин».
- Раздел, определяющий статус налогоплательщика получил новые параграфы:
- Графа, которую заполняют лица, которые являются соотечественниками, но относятся к категории «добровольный переселенец с зарубежных стран».
- Графа для лиц, имеющих официальный статус «беженец». К данной категории иностранных граждан, так же относятся лица, которым предоставлено временное убежище.
- Граждане других государств, которым предоставлен специальный патент для работы на предприятии (в организации).
Как заполнить форму 2-НДФЛ
При заполнении справки следует учитывать:
- что все суммовые показатели (за исключением суммы НДФЛ) отражаются в рублях и копейках. Если копейки в тех или иных суммах отсутствуют, ставят два нуля (раздел I Рекомендаций по заполнению формы);
- НДФЛ отражают в полных рублях. При этом сумму менее 50 коп. отбрасывают, а 50 коп. и более округляют до полного рубля (раздел I Рекомендаций по заполнению формы);
- в справке приводятся все показатели. Отдельные строки (реквизиты) не заполняют только в том случае, если отсутствуют соответствующие данные. Например, если у налогового агента нет контактного телефона, данный реквизит в пункте 1.4 справки не заполняется (раздел II Рекомендаций по заполнению формы);
- в разделе 3 справки не отражаются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты (раздел III Рекомендаций по заполнению формы);
- подпись налогового агента на справке не должна закрываться печатью (раздел III Рекомендаций по заполнению формы).
В целом порядок заполнения остался прежним за небольшими исключениями.
В этом разделе справки приводятся сведения о физическом лице — получателе дохода. Порядок его заполнения изменился незначительно.
Статус иностранного специалиста. Как мы уже говорили, если справка выдается иностранному работнику, являющемуся высококвалифицированным специалистом, то в пункте 2.3 «Статус налогоплательщика» следует поставить цифру 3.
Код страны. Для его указания в пунктах 2.5 и 2.9 справки нужно использовать Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 № 529‑ст. Например, для резидентов РФ применяется код 643, граждан Белоруссии — 112, граждан Украины — 804. В отношении лиц без гражданства — код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность. Перечень документов, подтверждающих личность в целях заполнения формы 2-НДФЛ, приведен в приложении № 5 к приказу № ММВ-7-3/611.
Адрес проживания. Напомним, что при заполнении справки на иностранных граждан и нерезидентов можно не указывать адрес их места жительства в РФ (п. 2.8 справки). Достаточно указать адрес в стране проживания и код страны (п. 2.9 справки).
Как правильно заполнить годовую справку 2 НДФЛ
Подавать бланк в налоговую инспекцию за прошлый год необходимо не позднее 1 апреля, а для отчета за 2021 год – 02.04.2020 г. Если в компании были случаи не удержанного НДФЛ, сдать соответствующую форму нужно до 1 марта. Скачивают образец новой декларации на портале ФНС.
Из основных частей отчета для налоговой инспекции важны следующие сведения:
- О юр лице – реквизиты согласно уставным документам;
- о физ. лице – паспортные данные и ИНН;
- доходы сотрудника с ежемесячной разбивкой и указанием соответствующего кода;
- примененные для НДФЛ вычеты с указанием соответствующих шифров;
- итоговые данные об НДФЛ в отношении начисленных доходов.
В таблице приведены изменения в форме с 2021 года.
Какие вопросы возникают при заполнении
При заполнении отчета в некоторых случаях у бухгалтера возникает ряд вопросов. Рассмотрим основные моменты.
- Нужно ли ставить печать.
Печать для нового бланка не нужна, особенно для ИМНС. Но если налоговый агент для представления декларации в иные инстанции поставит ее для придания значимости, ошибки не будет.
- В каком формате указывать дату.
Для ИМНС во всех отчетах указывают дату в формате: ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение даты в ином порядке признается ошибкой.
- Как указывать для ИП сведения?
В наименовании необходимо внести данные согласно уставным документам, например, ИП Петров А.А., ошибкой не будет указание имени и отчества вместо инициалов. Для физ. лица – налогового агента сведения следует заполнять полностью.
- Как грамотно формировать данные в 3-5 частях справки, если налог начислен по разным тарифам.
В этом случае заполняется одна декларация, но здесь будет оформлено несколько листов: на первом, для базового тарифа, следует заполнить все поля, на втором – только шапку, 1,3,4 и 5 части для иной ставки.
- Если физ. лицо написало заявление о представлении декларации для банка за произвольный прошлый период, по какому образцу ее следует заполнять.
С 2016 года все бланки выдаются по новой форме, в том числе и за прошлый год, при этом не играет роли, за какой период.
- Если справка понадобилась сотруднику за 2 квартал.
Работнику может понадобиться справка за любой период. В течение трех дней с момента написания заявления бухгалтер обязан выдать декларацию, в том числе и форму 2 НДФЛ за 2 квартал.
Сроки и порядок сдачи справки в налоговую
В 2021 году компании должны подавать справку о доходах и суммах налога физического лица в налоговую инспекцию в составе 6-НДФЛ, но не каждый квартал, а один раз в год. То есть первая справка должна быть заполнена по итогам 2021 года и сдана в налоговую до 1 марта 2022 года.
Расчет 6-НДФЛ вместе со справкой нужно направить в отделение, где организация или ИП числится налогоплательщиком. Расчет 6-НДФЛ и справку те, у кого больше 10 сотрудников, сдают только в электронном виде. Организации и ИП, у которых 10 сотрудников и меньше, могут выбирать форму сдачи — бумажную или электронную.
Отдельные правила касаются организаций с несколькими обособленными подразделениями:
- Юрлица, головная организация которых находится в одном муниципальном образовании, а обособленные подразделения — в другом, получают право выбора одной инспекции в муниципальном образовании, в которую они будут сдавать отчетность по всем обособкам.
- Юрлица, у которых головное и обособленные подразделения находятся в одном муниципалитете, могут отчитываться в налоговую по месту учета головного подразделения.
Чтобы использовать это право, нужно сообщить о своем выборе до 1-го января всем налоговым инспекциям, в которых подразделения организация состоят на учете. В течение года изменить решение нельзя. Новое уведомление предоставляется в налоговую только если изменяется количество обособок или происходят другие изменения, влияющие на порядок сдачи отчетности.
Заполнить и предоставить 2-НДФЛ в налоговую инспекцию следует не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Поскольку это последняя дата, когда налоговые агенты передают сведения о доходах физического лица, исчисленном, удержанном и перечисленном налогах в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ). В этом случае в поле «Признак» указывают цифру 1. В 2021 году 1 марта приходится на понедельник, потому никаких переносов не предусмотрено.
Если налоговый агент не смог удержать налог при выплате дохода и в течение всего налогового периода, то он обязан предоставить в налоговую отчет, указав в поле «Признак» цифру 2. Сделать это необходимо до 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Обратите внимание, что порядок предоставления в налоговые органы таких сведений представлен в приложении № 4 к приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/.
За несвоевременную сдачу отчета предусмотрена ответственность в размере 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ), то есть за форму, составленную на отдельного сотрудника. Одновременно введена ответственность за предоставление справок с недостоверными сведениями. За каждый некорректный отчет придется заплатить штраф в размере 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ) и избежать его удастся только в том случае, если налоговый агент выявит и исправит ошибку до обнаружения ее налоговым органом.
Из чего состоит новая форма справочки о доходах и вычетах физических лиц – справка 2-НДФЛ за отчетный 2018 год
В настоящем, 2020 году структура справки с названием 2-НДФЛ, предназначенной для сдачи в региональное отделение налоговой службы, состоит из следующих частей:
– вначале идет страничка с вводной частью, содержащей общую информацию непосредственно о самом налоговой агенте;
– далее следует раздел 1, содержащий сведения о конкретном физическом лице, которое получило доходы;
– во втором разделе указывается полная сумма начисленного и полученного наемным работником дохода, размер НДФЛ;
– в третьем разделе собрана информация о налоговых вычетах, которые применялись работодателем в отношении доходов наемных сотрудников, но рассматриваются только имущественный, социальный и стандартный вычеты;
– в качестве нового в справке 2-НДФЛ предусмотрен информационный раздел с уточнением данных о доходах, которые были начислены в виде приложения к справочке, где должны быть указаны величины доходов с кодировкой их соответствующими кодами и месяцами, когда были произведены расчеты.
В каких случаях и каким образом в справке 2-НДФЛ должны быть заполнены фиксированные обязательные авансовые выплаты
В том случае, если 2-НДФЛ предназначена не для гражданина РФ, а на иностранного работника, который занимался своей деятельностью с использованием трудового патента, в справке 2-НДФЛ в обязательном порядке должны быть указаны фиксированные обязательные авансовые платежи для данного наемного работника.
В качестве базы для внесения ежемесячного авансового платежа используют сумму 1,2 тыс. руб. (ст. 227.1.НК РФ), которая может быть изменена с учетом ряда обстоятельств:
– коэффициента, применяемого в конкретном регионе;
– коэффициента-дефлятора, единого для всех субъектов РФ, указанный в приказах Министерства экономического развития РФ (в текущем, 2020 году он равен 1,729, в прошлом, 2018 году он составлял 1,686).
Сроки и порядок сдачи справки в налоговую
В 2021 году компании должны подавать справку о доходах и суммах налога физического лица в налоговую инспекцию в составе 6-НДФЛ, но не каждый квартал, а один раз в год. То есть первая справка должна быть заполнена по итогам 2021 года и сдана в налоговую до 1 марта 2022 года.
Расчет 6-НДФЛ вместе со справкой нужно направить в отделение, где организация или ИП числится налогоплательщиком. Расчет 6-НДФЛ и справку те, у кого больше 10 сотрудников, сдают только в электронном виде. Организации и ИП, у которых 10 сотрудников и меньше, могут выбирать форму сдачи — бумажную или электронную.
Отдельные правила касаются организаций с несколькими обособленными подразделениями:
- Юрлица, головная организация которых находится в одном муниципальном образовании, а обособленные подразделения — в другом, получают право выбора одной инспекции в муниципальном образовании, в которую они будут сдавать отчетность по всем обособкам.
- Юрлица, у которых головное и обособленные подразделения находятся в одном муниципалитете, могут отчитываться в налоговую по месту учета головного подразделения.
Чтобы использовать это право, нужно сообщить о своем выборе до 1-го января всем налоговым инспекциям, в которых подразделения организация состоят на учете. В течение года изменить решение нельзя. Новое уведомление предоставляется в налоговую только если изменяется количество обособок или происходят другие изменения, влияющие на порядок сдачи отчетности.
Штрафы за нарушения при сдаче Справки о доходах и суммах налога
Несдача справок в составе 6-НДФЛ — основание для привлечения к ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставления сведений, необходимых для налогового контроля. Штраф за каждую не сданную вовремя справку составит 200 рублей с организации или ИП. Дополнительный административный штраф в сумме от 300 до 500 рублей может быть наложен на руководителя организации, главбуха или иное должностное лицо (ст. 15.6 КоАП РФ).
Если в справках обнаружат ошибки (например, неверный ИНН, сумму дохода, код и пр.), то организацию или ИП привлекут к налоговой ответственности и выпишут штраф на 500 рублей за каждую неверную справку. Штрафа можно избежать, если подать уточненную справку раньше, чем налоговая найдет ошибку.
Формируйте 6-НДФЛ и заполняйте справки о доходах в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для ведения бухучета и отправки отчетности через интернет. Легко ведите учет, начисляйте зарплату, сдавайте отчетность онлайн и пользуйтесь поддержкой наших экспертов. Первые 14 дней работы — бесплатно.
Познакомиться с сервисом