Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Машиночитаемая доверенность — как с ней работать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
До 2013 года журнал по регистрации доверенностей вести должны были все организации. Но закон «О бухгалтерском учете» внес изменения в эти требования. По данному закону организации вправе не использовать данный журнал, однако, вести его все же рекомендуется.
Регистрация доверенностей таким образом позволит избежать ошибок и путаницы в деятельности фирмы. Поэтому многие организации до сих пор ведут данную книгу учета доверенностей, несмотря на то, что законодательством данная обязанность не вменяется.
Способ заполнения журнала может быть следующий:
- на бумажном носителе (то есть рукописный);
- в MS Excel;
- в специализированной бухгалтерской программе.
Каждая организация выбирает удобный для себя способ.
Обязательно ли заводить
По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.
Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.
Срок хранения регистра — не менее 5 лет.
Доверенность на машину в 2022 году: управление, какие права даёт, необходимость документа в 2022 году
Этот документ является довольно популярным даже в 2022 году. Но сейчас правила немного ослабили. Ещё до 2012 года могли серьезно оштрафовать, если у водителя при себе не было доверенности, разрешающей ему управлять транспортным средством. Конечно, если заходила речь о чужом автомобиле, доверенность на транспортноесредство считалась необходимой.
Но с 2012 года в ПДД были внесены поправки, и теперь управлять автомобилем стало можно, даже не возя с собой физическийобразец доверенности. Таким образом, для того чтобы просто сесть за руль машины, доверенность не требуется. Если хотите перестраховаться, стоит вписать другого человека в страховой полис. Также возможно оформление открытой страховки. В случае, когда продаете автомобиль через доверенность, этот документ обязателен. Кроме того, он обязательно потребуется при оформлении документов и ГИБДД, при прохождении технического осмотра, оформлении страховки и т.п. Другими словами, без доверенности, максимум, что вы сможете сделать, сидеть за рулем чужой машины.
Право не оформлять доверенность на третьих лиц касается и юридических лиц. Юридические лица могут просто оформить неограниченную страховку на водителя или вписать его в ОСАГО. Несмотря на такое право, юридические лица все же могут нести большую ответственность в случае какой-то проблемы.Так водители смогут сами выполнять часть задач по техническому обслуживанию транспорта, если в дороге возникнет необходимость в осмотре или ремонте машины. Им потребуется предъявить физический документ.
Руководитель учреждения — физическое лицо, которое в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами учреждения и локальными нормативными актами осуществляет руководство этим учреждением, в том числе выполняет функции его единоличного исполнительного органа (ст. 273 ТК РФ).
Таким образом, руководитель учреждения вправе совершать действия от имени учреждения без доверенности.
Примечание. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
В то же время руководитель учреждения вправе выдавать доверенность на право представительства от имени учреждения (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
Оформленная соответствующим образом и выданная лицу доверенность подтверждает его право представлять интересы руководителя учреждения на законных основаниях и осуществлять от его имени определенные юридические действия.
Однако ст. 182 ГК РФ установлены некоторые ограничения при совершении отдельных действий, а именно:
- лицо, которому выдана доверенность, не может заключать сделки от имени учреждения в отношении себя лично, а также в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является (п. 3);
- не допускается выдача доверенности на совершение сделки, которая по своему характеру может быть совершена только лично (п. 4).
Состав реквизитов доверенности
Положения Закона о бухгалтерском учете и Приказа N 52н не обязывают учреждения использовать в работе унифицированные формы доверенностей.
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
В Законе о бухгалтерском учете определены только требования к первичным учетным документам и указано на наличие в них обязательных реквизитов. Однако с учетом того, что доверенностью не оформляются факты хозяйственной деятельности учреждения, то есть на ее основании не вносятся записи в регистры бухгалтерского учета, ее нельзя рассматривать как первичный учетный документ и применять к ней требования Закона о бухгалтерском учете необязательно.
Отсюда следует, что форму доверенности учреждение вправе разработать самостоятельно, утвердив ее учетной политикой.
Как правильно заполнить
Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:
- На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
- В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:
- номер по порядку;
- дата выдачи;
- дата, до которой действует документ;
- должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
- название контрагента;
- основание — номер договора или счета;
- подпись работника;
- результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).
Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.
Доверенность на получение ТМЦ служит для получения сотрудником товара, материалов, либо продукции.
На практике это выглядит следующим образом. Представитель организации-покупателя показывает сотрудникам поставщика документ, подтверждающий право на получение им ценностей. Поставщик сверяет данные паспорта сотрудника с данными, указанными в доверенности, а также правильность заполнения самой доверенности. Доверенность остается у поставщика, а ее реквизиты заносятся в накладную.
Соответственно, данные, внесенные по доверенности в накладную подтверждают получение ТМЦ конкретным лицом. Правильно оформленная доверенность необходима для накладной, а накладная для учета расходов организации.
В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла.
Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации. Это им помогает убедиться в полноценно выполняемой работе в компании.
Форма журнала является приложением к Инструкции Минфина СССР №17 от 14 января 1967 года. Тогда он являлся одним из этапов документального подтверждения получения товарно-материальных ценностей.
Также к этому документу очень близок журнал учета выданных доверенностей. Он тоже вполне может претендовать на звание наиболее функционального в этой сфере журнала. Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года.
Сейчас с приходом нового законодательства журнал увеличил свой функционал. Теперь тонкости его использования каждая организация вправе постигать и улучшать самостоятельно.
Главное, чтобы это применение было зафиксировано в учетной политике и об этом был издан приказ руководителя.
Обязательно ли заводить
По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.
Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.
Что нужно знать о подобной доверенности?
Доверенность по форме М-2 теоретически может быть оформлена любым имеющим соответствующие полномочия лицом, вплоть до владельца фирмы, но чаще всего её составлением и подписанием занимаются специалисты отдела бухучёта: именно в их обязанности входит контроль финансовой части любой осуществляемой сделки, включая оприходование переданных контрагентом товарно-материальных ценностей.
Чтобы документ вступил в силу, его должен утвердить (завизировать) руководитель организации: без его подписи доверенность М-2 не имеет юридической силы и не может использоваться для передачи и приёма ТМЦ.
Совет: хотя указанный документ может быть составлен без участия юридического отдела компании, в целях обеспечения финансовой безопасности обеих сторон и предотвращения дальнейших рисков не помешает перед подписанием и передачей доверенности М-2 на руки избранному сотруднику представить бумагу на рассмотрение юристу. Процесс не отнимет много времени, зато позволит действовать без оглядки на возможные неблагоприятные последствия.
Кроме того, каждая доверенность по форме М-2, как и большинство других внутренних документов, регистрируется секретарём юридического лица, делопроизводителем или любым другим уполномоченным сотрудником: номер и название исходящего документа вносятся в журнал, который может вестись как вручную, так и в электронной форме.
Срок, на который выдаётся доверенность М-2, обычно всего составляет две недели с даты подписания; когда доверенное лицо получит документ на руки, не имеет значения. Однако двухнедельный срок не является фиксированным: при необходимости руководитель может определить, в течение какого времени будет действовать документ. В таком случае в бланке доверенности М-2 делается соответствующая пометка — от руки или на этапе допечатной подготовки.
Важно: внесение уточнений по сроку не противоречит действующему законодательству Российской Федерации, однако при желании руководитель предприятия или подразделения может дополнительно проконсультироваться с сотрудником юридического отдела — или отправить на рассмотрение уже готовый документ.
Выдача доверенности М-2 на срок, отличающийся от стандартного, оправдано, когда принимающая организация ожидает перебоев с поставками или заранее уведомлена контрагентом о возможных несостыковках. Хотя в деловой практике таких случаев почти нет, доверенность может быть выдана и на меньший срок — к примеру, на десять дней или неделю. Тогда, как и в случае с продлением периода действия, необходимо сделать соответствующую пометку от руки или в печатном виде.
Смотрите также: Как узнать свой лицевой счет карты Сбербанка?
Обязательно ли заводить
По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.
Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.
Срок хранения регистра — не менее 5 лет.
До 2013 года журнал по регистрации доверенностей вести должны были все организации. Но закон «О бухгалтерском учете» внес изменения в эти требования. По данному закону организации вправе не использовать данный журнал, однако, вести его все же рекомендуется.
Регистрация доверенностей таким образом позволит избежать ошибок и путаницы в деятельности фирмы. Поэтому многие организации до сих пор ведут данную книгу учета доверенностей, несмотря на то, что законодательством данная обязанность не вменяется.
Способ заполнения журнала может быть следующий:
- на бумажном носителе (то есть рукописный);
- в MS Excel;
- в специализированной бухгалтерской программе.
Каждая организация выбирает удобный для себя способ.
Форма № М-3 была утверждена 28.12.89 Постановлением Госкомстата СССР № 241. Данная форма журнала регистрации доверенностей применяется по сей день. Журнал подобной формы используется с целью учета выданных доверенностей и регистрации расписок в их получении, представляет собой книгу учета с пронумерованными и прошитыми страницами, скрепленными печатью организации и заверенными подписями руководящего лица и главбуха.
На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием доверенностях. Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет.
Журнал регистрации выданных доверенностей М-3 – Бланк, образец 2021 года
Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.
Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась.
Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен. Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.
Однако за полное игнорирование журнала регистрации выданных доверенностей (следовательно, и отсутствие какой бы то ни было системы в выдаче и учете этих важных документов) руководитель организации вправе привлечь ответственное лицо к «управленческой» ответственности. Таким образом, это является внутренним делом той или иной компании.
За оформление подобных документов отвечает директор. Обычно на небольших предприятиях он сам и занимается ведением данного журнала. Хотя логично предположить, руководитель большой фирмы вряд ли будет лично вносить сведения в журнал. Обычно для этого назначается ответственный сотрудник. Как правило, это работник бухгалтерского отдела, среди прочих обязанностей которого присутствует и ведение данного журнала. Регистрация доверенностей – это бухгалтерская сфера, поэтому вполне логично, что этим будет заниматься кто-то из бухгалтеров.
На крупных корпорациях часто имеются специальные сотрудники, которые полностью занимаются делами, связанными с доверительными документами. То есть, этот работник по указанию руководителя составляет доверенности, передает их, ведет учетный журнал, выполняет другие действия. Вообще, нет какой-то принципиальной разницы, чьей именно рукой будут вноситься сведения в учетный журнал. Директор каждый раз может назначать для этого нового сотрудника.
По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.
Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.
Срок хранения регистра — не менее 5 лет.
Обязательной к применению формы не предусмотрено, поэтому предприятие решает, какой бланк применять — специальный из бухгалтерских программ (формы М-2 и М-2а, Постановление Госкомстата № 71а от 30.10.1997) или разработанный самостоятельно учреждением. Сам учетник по форме М-3 представляет собой документ, состоящий из титульного листа и табличной части. В титульную страницу заносится информация об учреждении, а в таблицу — данные по выданным доверительным формам.
Как оформить журнал учета выдачи доверенностей
Журнал регистрации доверенностей прошивается, его листы нумеруются. Титульный лист журнала должен содержать в себе следующие сведения:
реквизиты организации (наименование, юридический адрес);
- название журнала;
- дату начала и окончания ведения журнала;
- ФИО и должность ответственного за ведение журнала лица.
Организации вправе сами разработать форму журнала регистрации доверенностей. На нашем сайте приведен бланк журнала, который также можно использовать в работе. Оптимальным будет оформление журнала в табличной форме. В журнал регистрации доверенностей вносятся следующие данные:
- номер по порядку;
- регистрационный номер доверенности, дата;
- ФИО, должность лица, которому выдана доверенность;
- перечисление полномочий;
- срок действия доверенности;
- дата получения доверенности сотрудников;
- дата возврата доверенности.
Когда возникает необходимость оперативно получить информацию о какой-либо доверенности, можно воспользоваться данным журналом. Нередко сотрудники проверяющих инстанций желают убедиться не только в наличии такого журнала, но и в правильности его заполнения. По сути, это и есть доказательство того, что ответственные сотрудники полноценно справляются со своей работой.
Учитывая недавние изменения в законодательстве, можно сделать вывод, ведение такого журнала на предприятии значительно упростилось. На данный момент каждая организация имеет право индивидуально определять правила заполнения.
Возможно, понадобятся какие-либо улучшения. Все эти тонкости теперь может определять руководство фирмы. Но при этом не стоит забывать, все устанавливаемые правила должны отображаться в учтенной политике.
Журнал регистрации выданных доверенностей М-3 – Бланк, образец 2021 года
Отметим, что доверенностей или другие документы могут иметь свои регистрационные журналы, например, для регистрации получения и возврата сотрудникам при приеме на работу и увольнении применяется свой регистрационный журнал учета трудовых книжек, а для учета платежных документов применяют Журнал Т-53-а.
При его планомерном и правильном ведении сотрудник предельно быстро может найти и описать любую доверенность, которая выдавалась организацией.
Применяется журнал для учета выдаваемых доверенностей, а также для подтверждения их получения. Ведется журнал в виде книги, все страницы в нем должны быть пронумерованы, а сама книга прошита и скреплена печатью. Книга заверяется подписью руководителя организации и главного бухгалтера.
На крупных корпорациях часто имеются специальные сотрудники, которые полностью занимаются делами, связанными с доверительными документами. То есть, этот работник по указанию руководителя составляет доверенности, передает их, ведет учетный журнал, выполняет другие действия. Вообще, нет какой-то принципиальной разницы, чьей именно рукой будут вноситься сведения в учетный журнал.
Также к этому документу очень близок журнал учета выданных доверенностей. Он тоже вполне может претендовать на звание наиболее функционального в этой сфере журнала.Как правильно заполнять журнал учета доверенностей?
В ситуациях, когда требуются оперативная реакция либо веские доказательства, такая способность будет как нельзя кстати. Интересно, что доверенность на получение ТМЦ по форме М-2 можно не регистрировать в журнале.