Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести учет рабочего времени сотрудников?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.
В условиях современной практики обычно табель учета рабочего времени ведут работники, внимание, именно назначенные приказом, содержащим Ф.И.О. и должность конкретного исполнителя. Если такой документ отсутствует, выясняют, предусмотрена ли подобная обязанность в заключенном контракте. Если нет, то любые требования о решении подобных задач со стороны начальства являются неправомерными.
В крупных организациях уполномоченное лицо вносит информацию в бланк и показывает его начальнику отдела, тот проверяет, визирует и передает деловую бумагу кадровику; он, лично убедившись в отсутствии ошибок, также ставит подпись и направляет ее бухгалтерам.
Нормативные акты и требования законодательства по организации рабочего времени и времени отдыха
Должный порядок ведения учёта, организации труда, режим рабочего времени, продолжительность рабочего дня, важные нормы, обязанности работодателя и работников, а также иные нюансы определяет Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), этому посвящён весь четвёртый раздел (статьи с 91 по 105).
В нем определяются:
- Обязанности и правила ведения табеля учёта рабочего времени.
- Нормальная и сокращённая продолжительность, неполный рабочий день, гибкий график.
- Организация суммированного и несуммированного учета рабочего времени.
- Другие правила учета рабочего времени в организации.
- Пункты, которые должны быть предусмотрены (оговорены) в трудовом договоре.
- Права на перерывы, отпуск и другие виды отдыха.
- Освобождение от работы на время обучения с сохранением оплаты труда.
- Количество смен, которое может отработать сотрудник предприятия без нарушения требований к продолжительности рабочего дня.
- Условия планирования внутреннего трудового распорядка и т.п.
Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.
Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.
Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.
Здесь фиксируются такие сведения:
-
Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).
-
Коды по ОКУД и ОКПО.
-
Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
-
Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
-
Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.
О выборе формы табеля и использовании кодов
Негосударственный сектор уже много лет вправе использовать самостоятельные формы первичных учетных документов, в том числе и форму табеля. Большинство работодателей продолжили вести учет рабочего времени по формам № Т-12 или Т-13 1 в неизменном виде либо со своими доработками. Например, в форму табеля часто добавляют реквизит «Вид табеля: первичный – 0, корректирующий – 1, 2 и т. д.» 2 (подробнее о нем – в Примере 6).
Многие кадровики могут похвастаться тем, что уже разработали свой уникальный «фирменный» бланк, а вот условные обозначения (коды) все равно, как правило, оставляют «госкомстатовские». Почему они так живучи?
Традиционные коды понятны всем без дополнительных пояснений. Допустим, сменился в организации бухгалтер по расчету заработной платы или работник кадровой службы. Сколько времени потребуется новичку, чтобы выучить уникальную таблицу кодировки? А если табель придется изучать судье в ходе рассмотрения спора о взыскании оплаты труда или инспектору ГИТ, проводящему проверку по жалобе работника? Дополнительные усилия по дешифровке табеля, думается, не добавят им расположения к работодателю.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Т-12
Эта форма документа заполняется вручную, независимо от того, напечатаны ли бланки типографским способом или хранятся в электронном виде. В последнем случае заполненный бланк распечатывается и подписывается ответственным лицом для передачи данных в бухгалтерию. Т-12 имеет два самостоятельных раздела. Как следует из названия, один из них предназначен для фиксирования отработанных сотрудником часов, другой — для расчета оплаты рабочего времени. В Постановлении Госкомстата оговаривается, что организация вправе использовать только первый раздел формы Т-12, так он является самостоятельным документом отчетности. Раздел второй заполняется бухгалтерией. В свою очередь бухгалтерия для расчета оплаты труда может использовать другие утвержденные формы или программы.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Для этого на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, это бухгалтер по расчёту заработной платы. Если предприятие большое, и на нём работает несколько тысяч человек, то такой табель будет вести помощник бухгалтера или же он сам.
Если же предприятие маленькое, и официально работает лишь один – два десятка человек, то нет смысла нанимать отдельного человека. Эти обязанности будут возложены на бухгалтера, который либо ответственен за расчёт зарплаты и иных выплат, либо ведёт весь учёт полностью. Ответственность на работника возлагается его должностными обязанностями. Поэтому отдел кадров должен проследить, чтобы должностная инструкция ответственного работника была составлена верно.
Учёт ведётся на основании приказов относительно кадрового перемещения. А приказы составляются на основании заявлений от работников или распоряжений от начальства.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В табель нужно заносить данные о присутствии / отсутствии на рабочем месте всех сотрудников. Используется принцип «одна должность – одна позиция». То есть если работник является внутренним совместителем, то для него предусмотрено две позиции.
В табеле не ведётся учёт следующих работников:
- работающих неофициально;
- имеющих внешнее совместительство;
- работающих не по трудовому, а по гражданско-правовому договору.
Заполнение происходит в следующем порядке:
- титульный лист;
- табличная часть.
При заполнении титульного листа необходимо внести следующие данные:
- название компании. Можно использовать сокращённое название. Например, ООО «Бутон»;
- коды по ОКУД и ОКПО;
- нумерация по порядку. Как правило, именно так поступают в компаниях, чтобы не путаться. В течение каждого календарного года своя нумерация;
- отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа;
- под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.
Это выглядит следующим образом:
Переходим к заполнению табличной части. Это делается так:
- графа 1 – номер работника по порядку;
- графа 2 – ФИО работника, его должность;
- графа 3 – табельный номер этого работника.
- графа 4. Здесь указываются календарные даты текущего месяца, а также ставятся отметки о присутствии / отсутствии этого сотрудника на рабочем месте.
- графа 5 – количество дней и часов и за первую половину месяца
- графа 6 – те же сведения, но за полный месяц.
Какие виды учета рабочего времени сотрудников существуют
Рассказываем, как именно руководитель, методист, бухгалтерия или отдел кадров могут рассчитывать отработанное сотрудниками время.
Основные виды учета:
-
Поденный — удобный формат для государственных структур и малого бизнеса, где преобладает нормированный режим. В документах учета отражают занятость сотрудников за одну рабочую смену, а при расчете зарплаты суммируют часы за нужный период.
-
Понедельный — формат подсчетов, при котором количество рабочих часов за неделю суммируется. Вариант подходит в случае, когда сотрудник в какие-то дни недели работает больше, а в какие-то — меньше. При использовании понедельного учета рабочего времени важно следить за тем, чтобы общее количество часов в неделю не превышало 40. Иначе потребуется осуществить доплату в соответствии с размером переработки.
-
Суммированный — расчет трудового времени за несколько дней, месяц, квартал, полугодие или даже год. Если сотрудник занят на вредном производстве, то допустимый интервал — не дольше 90 дней.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
Как ввести суммированный учет рабочего времени?
Порядок введения суммированного учета рабочего времени на предприятии устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 104 ТК РФ). Это единственное, что говорит нам Трудовой Кодекс. Предположим, в существующих в организации правилах внутреннего трудового распорядка вообще ничего не сказано про суммированный учет. На наш взгляд, в таком случае было бы целесообразно сначала внести дополнения в эти правила, а потом уже и сам суммированный учет. Однако этого недостаточно!
Вполне возможно, новый режим работы и суммированный учет рабочего времени на предприятии будет применяться не только к вновь принимаемым сотрудникам, но и к «старым». Тогда следует вспомнить, что за 2 месяца до введения другого режима работы необходимо в письменной форме оповестить об этом работника, которого собираются перевести на этот режим работы (ст. 74 ТК РФ). Если работник согласен перейти на такой режим работы, то необходимо внести изменения в трудовой договор (ст. 72 ТК РФ).
Еще один немаловажный вопрос при введении суммированного учета – это установление размера оплаты труда. В принципе, никто не запрещает установить работнику оклад. Отработав за месяц строго по своему графику, он получит свой оклад. Но как только возникнет необходимость привлечь его к работе сверх графика, придется высчитывать среднюю часовую ставку. А как это сделать, нормативно не урегулировано. Поэтому настоятельно рекомендуем во избежание спорных ситуаций установить часовую тарифную ставку.
Как оплачивать работу сверх графика?
Для ответа на данный вопрос надлежит определиться с тем, как следует квалифицировать такую работу. Напомним, что основанием для начисления подобных выплат является табель учета рабочего времени.
Учет рабочего времени ведется с использованием унифицированных форм N Т-12 или N Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
Данными формами для обозначения работы рассматриваемой нами категории работников предусмотрено всего несколько кодов:
- Работа днем – Я (01),
- Ночные часы – Н (02),
- Выходные и нерабочие праздничные дни – РВ (03),
- Сверхурочная работа – С (04).
Возможно ли, чтобы дополнительные часы работы одновременно были и работой в выходной день (или праздник), и сверхурочными?
Как разъясняет Е.В.Воробьева, Член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов Российской Федерации, в своей консультации от 11.03.2009, «…сверхурочными должны считаться часы, которые определены как разница между количеством часов, отработанных работником в нормальных условиях (т.е. фактически отработанными часами за минусом часов, отработанных в выходные и нерабочие праздничные дни), и количеством рабочих часов по производственному календарю, приходящихся на учетный период. Таким образом, отработанные в выходные и нерабочие праздничные дни часы не входят в число сверхурочных часов».
Итак, каждый час работы должен быть однозначно квалифицирован путем выбора лишь ОДНОГО из указанных выше четырех вариантов.
Пример 3: вернемся к нашему охраннику.
Смена охранника – с 20.00 до 07.00 следующего дня (перерыв на обед с 02.00 до 03.00). Условно назовем эти дни первый и второй. При этом предположим, что по причине опоздания сменщика («не проспался со вчерашнего» J) данному охраннику пришлось задержаться до 12.00. Т.е. он дополнительно проработал по сравнению со своим графиком 5 часов.
Предположим, график работы охранника составлен так, что до нормы часов, рассчитанной в соответствии с Порядком № 588н за учетный период, «не хватает» двух часов, т.е. график составлен «с запасом».
Как мы уже выяснили, помимо оплаты «ночных», в данном случае придется оплатить дополнительную работу.
Вариант А. Второй день является его обычным ежедневным (междусменным) отдыхом.
«…сверх нормального числа рабочих часов за учетный период», — ст. 99 ТК РФ.
«Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается», — ст. 104 ТК РФ.
В таком случае для данного работника нормой рабочих часов является количество рабочих часов по его графику. Т.е. все 5 часов – для него сверхурочные.
Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 ТК РФ).
И еще один нюанс: продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. А в данном случае работник отработал целые 5 часов сразу сверхурочно. Статья 5.27 КоАП.
Вариант Б. Второй день является для него выходным (или праздником).
В этом случае данные 5 часов оплачиваются по правилам ст. 153 ТК РФ, в размере не менее часовой тарифной ставки. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст. 153 ТК РФ). Однако день отдыха можно предоставить лишь целиком, не предусмотрено предоставление «часов отдыха». А поскольку речь идет о сменном режиме работы, представляется, что одну смену с работника нужно будет «снять». Значит, вместо оплаты за смену работы он получит лишь оплату за часы работы в «продленную» смену.
Подводя итог всему вышесказанному, мы должны дать два конкретных совета:
- при суммированном учете обязательно устанавливать часовую тарифную ставку;
- в графиках работы четко указывать помимо времени работы периоды междусменного отдыха и выходные, чтобы можно было четко квалифицировать: если пришлось вызвать работника на дополнительную работу в его выходной – оплачивать по ст. 153 ТК РФ, если в междусменный период – как сверхурочные по ст.152 ТК РФ.
Порядок учета рабочего времени
Норма рабочего времени определяется по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье и продолжительности смены:
- при 40-часовой рабочей неделе – 8 часов;
- при 36-часовой рабочей неделе – 7,2 часа;
- при 24-часовой рабочей неделе – 4,8 часа.
Накануне нерабочих праздничных дней производится сокращение рабочего времени на один час (ч. 1 ст. 95 ТК РФ), которое распространяется и на работников с установленной сокращенной продолжительностью рабочего времени.
При совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день (ч. 2 ст. 112 ТК РФ).
Учет использования рабочего времени ведется в табелях учета рабочего времени, для которых разработаны унифицированные формы:
- Форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»
- Форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени»
Как заполняется при сдельной оплате?
Достаточно часто предприятия пользуются сдельной оплатой труда, что приводит к сложностям при заполнении табеля. Инструкция по ведению табеля учета рабочего времени для сдельщиков заключается в следующем:
- оплата труда зависит от объема выполненной работы специалистом;
- в документе должна учитываться выработка по каждому работнику предприятия;
- допускается измерять труд в часах, например, это требуется в школах или других образовательных учреждениях, поэтому в табеле следует прописывать время работы;
- в остальных ситуациях используется код Я01, поэтому не требуется заполнять последнюю строку этой документации;
- отдельно оплачивается работа в праздничные дни, причем размер оплаты зависит от информации, содержащейся в коллективном договоре.
Таким образом, даже при наличии сдельной формы оплаты труда заполнить табель достаточно просто.
Учет рабочего времени с помощью программы ИНСАЙДЕР
Программа ИНСАЙДЕР – идеальное решение для реализации мягкого контроля. Она позволяет выполнять настройки под каждую конкретную компанию, учитывать индивидуальные требования:
- Время начала и окончания рабочего дня можно устанавливать индивидуально для каждого сотрудника. Поскольку графики не всегда с 8 до 17 для всего штата, это удобно;
- Социальные сети, отвлечения тоже можно настраивать отдельно под каждого. Так социальные сети для СММ-специалиста будут непосредственным рабочим инструментом, а инженер-проектировщик явно использует их в личных интересах;
- Принцип открытости данных. Программа позволяет выполнять настройки доступа таким образом, чтобы сотрудник сам видел свои успехи и провалы. Доступность результатов всегда плюс, поскольку неизвестность, как мы писали выше, давит.
Унифицированная форма табеля учета рабочего времени
В ходе работы у работодателя и работающего могут возникать взаимные претензии, справедливо ли оплачивается его рабочее время, в случае таких ситуаций документы помогут решить спорный вопрос.
В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.
В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.
Именно на его основе, исходя из отработанных человеко-часов рассчитывается заработная плата по всем работникам компании. По нему расчётный отдел бухгалтерии считает дотации, отпускные выплаты, компенсацию по листам нетрудоспособности и пр.