Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что лучше — бумажная трудовая книжка или электронная». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.
Плюсы электронной трудовой книжки
У ЭТК есть преимущества перед бумажной трудовой:
Быстрый доступ к сведениям. Выписку из трудовой можно за пару минут получить через личный кабинет на Госуслугах. Не надо обращаться к работодателю, писать заявление на выдачу копии и ждать до трех дней.
Удалённое оформление пенсии. ПФР сможет оформить пенсию, не требуя личного посещения и дополнительных документов.
Проще получать пособия и другие соцвыплаты от государства. С ЭТК любые госорганы смогут получить нужные данные от пенсионного фонда, не придётся приносить для оформления выплат заверенную копию трудовой.
В ЭТК меньше ошибок. Форма СЗВ-ТД, которую будут заполнять работодатели для внесения данных в книжку, одинакова для всех. Поэтому кадровики не смогут проявить самодеятельность в оформлении книжки.
ЭТК удобнее для приёма на удалённую работу. При трудоустройстве нужно отправить работодателю выписку из книжки, которую можно получить на Госуслугах вместо сканированных страниц бумажной трудовой книжки.
Электронную книжку невозможно потерять или испортить в отличие от бумажной. Можно не переживать, если случится пожар или потоп: многолетний стаж не потеряется, проблем при оформлении пенсии не возникнет.
— Перейти на ЭТК можно в любой момент, подав заявление нынешнему работодателю, но обратно перейти на бумажную уже нельзя.
— При противоречии записей в электронной и бумажной трудовой неясно, каким сведениям будет отдаваться приоритет. То есть если в бумажной книжке есть какие-то данные, которых нет в электронной, вам, возможно, придётся дополнительно подтверждать их правдивость. Например, брать справку у работодателя, который записал данные о вашем стаже на бумаге, но не отправил сведения в ПФР.
— После подачи заявления о переходе на ЭТК работодатель вносит запись о переходе в бумажную книжку и отдаёт её на хранение сотруднику. Выбрасывать её не нужно — это источник сведений о вашей трудовой деятельности до 2020 года, который продолжает сохранять свою силу.
Выбор – за работником
Задача трудовой книжки – подтвердить стаж, который учитывается при назначении пенсии. Логично, что оформлять ЭТК государство поручило Пенсионному фонду России, ведущему учёт данных о стаже и заработках граждан. У молодых людей, которые впервые начали работать в этом году, бумажных книжек не будет, им сразу оформят электронные. А для тех, у кого уже есть трудовая, выбор электронной версии стал возможностью, но не обязанностью. Работник, пожелавший продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде, может в дальнейшем в любое время подать работодателю заявление о переходе на ЭТК. При этом ничто не угрожает трудовым и пенсионным правам тех людей, которые остались верны бумаге или вообще никак не выразили своё мнение. Работодатели по-прежнему обязаны делать записи в их старые книжки. Но ту же самую информацию они направляют в ПФР, где она дублируется в электронном виде.
Те же, кто уже предпочёл ЭТК, получают свою старую книжку на руки, чтобы в дальнейшем хранить её дома. Вернуться к бумажному формату трудовой, перейдя на электронный, уже нельзя.
Минусы электронной трудовой книжки
Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.
В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.
Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.
Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.
Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.
Основные преимущества ЭТК
Плюсы введения электронной трудовой книжки для работников очевидны:
- Быстрый и удобный доступ работника к сведениям о записях в его трудовой книжке через личный кабинет на сайтах Пенсионного фонда или Государственных услуг.
- Получение бумажной выписки не только у работодателя, но и в территориальном отделении ПФР либо в МФЦ.
- Возможность быстрого выявления работником ошибочных записей и исправление их по его заявлению.
- Сохранение сведений обо всех изменениях в работе, даже если бумажная книжка потеряется, а бывший работодатель закроется.
- Упрощение процедуры дистанционного трудоустройства.
- Оформление пенсии по данным электронного учета без бумажного подтверждения.
Самый важный плюс электронной книжки для работающего человека — надежное сохранение сведений о его деятельности и трудовом стаже, необходимых для назначения пенсии.
Как будет проходить внедрение
Новшества будут вводить постепенно. Предполагается, что за 2019 год в законодательство внесут все необходимые изменения, а профильные ведомства (Министерство труда, Пенсионный фонд) решат все технические вопросы.
Срок проведения эксперимента по введению электронных трудовых книжек — с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года.
На первом этапе проект запустят в компаниях из числа добровольцев (на данный момент их около 20), список утвердит Правительство РФ. В рамках эксперимента организации должны будут ежемесячно предоставлять отчеты, чтобы выявить трудности и проработать их.
Совет! Гражданам, которые хотят оставить трудовую книжку в бумажном виде, нужно будет подать специальное заявление, всех остальных переведут на электронный вариант. В их число попадут и те, кто трудоустроится на работу с 1 января 2020 года.
Перечень документов, включенных в эксперимент, организации должны будут установить самостоятельно. Перевести «в цифру» можно будет:
- трудовые книжки;
- договоры.
За некоторыми исключениями, можно будет выбирать вид электронной подписи. Работать с экспериментальными документами организации будут в собственной информационной системе, а при проведении проверок всю информацию, связанную с трудовой деятельностью, необходимо будет предоставлять в электронном виде.
Сотрудники организаций должны быть осведомлены о проведении эксперимента и дать на это свое согласие, что должно быть прописано в соглашении или коллективном договоре.
При увольнении работодатель будет обязан выдать работнику документы, которые ведутся в электронном виде, в течение трех дней. При этом, вид этого документа может быть, как цифровой, так и бумажный — это работник должен будет указать в заявлении. С помощью электронной трудовой книжки будет гораздо проще подтвердить стаж работы, не прибегая к помощи юриста.
Достоинства и недостатки ЭТК
Цифровой документ содержит в себе в полном объёме те же сведения, что и бумажный. Зашифрованная версия документа будет храниться в базе ПФР. Перед бумажными документами ЭКТ выигрывают тем, что они являются частью индивидуального лицевого счёта человека, который числится за ним в ПФР на протяжении всей его жизни.
Работнику будет открыт доступ к информационной системе ПФР. Он сможет отслеживать внесённые в неё работодателями сведения о периодах своей работы в режиме онлайн. Каждый человек сможет предоставлять сведения о своём стаже в электронном виде новым работодателям или банкам при запросе предоставления кредита. С введением ЭТК отпадает необходимость хранения бумажного документа и вероятность его потери.
Что будет после 2020 года?
У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, выбора уже не будет. Бумажных трудовых книжек им не выдадут, и сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.
И для тех, кто сохранил свои книжки, и для тех, кто от них отказался, немного изменится процесс увольнения и оформления на новую работу. В последний день работы работодатель выдаст вам выписку о периоде, когда вы работали у него: в бумажном или электронном виде. Именно с ней нужно будет идти к новому начальнику. А ещё на новой работе нужно будет предъявить сведения из электронной системы учёта. Их можно будет запросить в МФЦ, Пенсионном фонде или на портале госуслуг.
Но настоящие изменения настанут в 2026 году. По планам чиновников, к 2027 году переходный период для бумажных трудовых книжек закончится — и они просто-напросто перестанут существовать.
Как изменилась отчетность
С 2020 кадровые изменения надо отражать в отчете СЗВ-ТД. Отчеты нужны по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору. Составлять их нужно только в случае кадровых изменений. Если ничего не происходило — подавать отчет по нему не нужно.
Кадровые изменения это:
- прием на работу;
- увольнение;
- перевод на другую должность;
- присвоение квалификации/специальности;
- подача заявления об отказе/желании вести бумажную трудовую.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.
Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2021 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:
-
Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ.
-
Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р.
Информация о нашей трудовой деятельности теперь будет храниться в информационном ресурсе ПФР. Это сулит нам некоторые преимущества, такие как быстрый доступ к информации, дополнительные возможности для трудоустройства дистанционно, снижение расходов на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек. В ПФР утверждают, что беспокоится о защищенности своих персональных данных не стоит, сбои или взломы практически невозможны. Мы рекомендуем руководителям предприятий сразу решить, кто будет ответственным за заполнение отчета СЗВ-ТД: бухгалтер или кадровик. Если это будет, кадровик — то предоставить ему доступ к электронному обороту с ПФР. Также советуем проанализировать внутренние нормативные акты организации, должностные инструкции и внести в них изменения, вызванные появлением электронных трудовых.