Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списание недостачи при инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.
При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.
Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схему
Дт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.
По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.
Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.
Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:
Дт 91/2 Кт 94.
Причины возникновения нехватки
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:
- Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
- Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
- Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
- Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
- Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.
Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.
Выявление недостачи при инвентаризации
Чаще всего учет и подсчет товаров производятся в ночное время или выходные дни. Таким образом торговые предприятия повышают экономическую эффективность работы и не останавливают реализацию товаров. В результате компания исключает возможность потери доходов и не создает проблем для покупателей.
Выявить недостачу по итогам инвентаризации склада можно выполнив пересчет единиц имеющейся номенклатуры или позиций, прошедших регистрацию в товарной базе магазина. Затем нужно сопоставить количество наличной продукции с цифрами, указанными в последних отчетах. Расхождение может быть, как в большую сторону – в этом случае говорят об излишках, так и в меньшую – в этом случае речь идет о недостаче. После проведения инвентаризации необходимо документально оформить результаты, составив акты с полной описью каждой торговой позиции.
Причины появления недостачи
К главным проблемам торговых складов относится недостача. Исключить возникновение неприятных ситуаций или полностью ликвидировать помогает выяснение причин расхождений. Опытные товароведы к факторам появления недостачи относят:
- проблемы и сбои в работе электронных программ учета;
- пересортицу или же факты отсутствия определенных наименований товаров при одновременной фиксации излишков в других товарных позициях, отличающихся по бренду, разновидностям, сорту, расцветке, артикулу или товарно-материальной ценности;
- некорректные цены или плохо отлаженный контроль за ценообразованием в магазине, благодаря чему в отчетах может появляться продукция с неактуальной стоимостью.
Недостача, к сожалению, самый частый итог инвентаризации, особенно в торговых фирмах и на складах. Это связано с различными факторами:
- небрежным хранением;
- воровством со стороны сотрудников или клиентов;
- естественной убылью (так называемая «усушка», «утруска» и т. д.);
- другими факторами.
Безболезненно списать разрешено только недостачу в пределах норм естественной убыли. Такие нормативы устанавливаются по каждому виду продукции, материалов и сырья и официально закрепляются в учетной политике. Вся остальная недостача списывается на виновных лиц, и только в случае, если их не удалось установить, ее списывают. Пошаговый алгоритм учета выявленной недостачи бухгалтером.
Шаг 1. Для начала необходимо отнести стоимость всех недостающих активов на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с помощью проводок:
- Дт 94 Кт 10 (07, 08, 41, 43) — недостача материалов (оборудования, вложений во внеоборотные активы, товаров);
- Дт 94 Кт 50 — недостача денег в кассе.
При недостаче основных средств или нематериальных активов проводок придется делать несколько, поскольку приходится учитывать не только остаточную стоимость, но и начисленную за период их эксплуатации амортизацию. Выглядеть они будут так:
- Дт 02 Кт 01 — амортизация по недостающим основным средствам;
- Дт 05 Кт 04 — амортизация недостающих нематериальных активов;
- Дт 94 Кт 01 (04) — остаточная стоимость недостающих основных средств или нематериальных активов.
Не с кого спросить за недостачу: разбираемся с проводками
Ситуации, когда за недостачу не с кого спросить, возникают нередко. Активы компании могут быть утрачены в результате форс-мажорных обстоятельств (при наводнении, засухе, землетрясении) или похищены ворами, ловко заметающими следы.
Сначала собственнику имущества надлежит разобраться в истинных причинах недостачи и принять меры по поиску виновных лиц, а также доказательств их причастности к утрате ценностей. Для этого компания может сама провести внутреннее расследование или обратиться с заявлением в полицию.
Какие применяются проводки при списании недостачи, если виновник не установлен, посмотрим на примере.
Со строительной площадки компании «Стройка-город» пропали стройматериалы на сумму 2 654 399 руб. 38 коп. В учете «Стройка-город» после проведения инвентаризации и оформления необходимых документов произведена запись:
|
Бухгалтерские проводки |
Сумма, руб. |
||
|
Дебет |
Кредит |
||
|
2 654 399,38 |
Отражена недостача стройматериалов |
Что делать, если обнаружилась недостача?
Итак, выявлен факт недостачи. В Ведомости расхождений (сличительной ведомости) фиксируют её тип. Это может являться:
- недостачей обусловленной пределами норм естественной убыли;
- недостачей товара или материальных ценностей по вине поставщика;
- недостачей по вине работников (хищение);
- недостачей при отсутствии виновного лица.
Пошаговая инструкция выглядит следующим образом:
| Этапы инвентаризации |
| Выявление несоответствий, заполнение документации |
| Составление сотрудником или другим виновным объяснительного документа о причинах, которые привели к недостаче |
| Создание работодателем распоряжения о компенсации ущерба (в размере недостачи) виновным по средствам высчета суммы из заработной платы (в течении не более 14 дней с момента проведения проверки) |
| Сообщение виновному об удержании (не может превышать размер одной среднемесячной заработной платы) из зарплаты |
| Совершение удержания зарплаты не позже 10 дней после уведомления об этом сотрудника |
Недостача товара или материальных ценностей в результате хищения (кражи) по вине работников
В результате недостачи по вине работника, последний обязательно будет привлечен к ответственности. Данный процесс регулируется законодательными актами. Схема определения нанесенного ущерба:
- Создание расследующей комиссии;
- Проверка всех активов организации (инвентаризация);
- Выяснение обстоятельств появления недостачи;
- Получение от виновного задокументированного объяснения;
- При необходимости составляется акт про отказ письменных объяснений.
Бухгалтерские проводки по учету недостачи в результате кражи указаны в таблице:
| Счетная корреспонденция | Название операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 10 | 10 | Списание недостающего товара |
| 73 | 94 | Отнесение суммы недостачи на счет виновного лица |
| 73 | 98 | Отражение разницы суммы взыскания и балансовой стоимости недостающих ценностей |
Нужно учитывать, что если вы обнаружили недостачу более месяца назад и сумма нанесенного работником в результате хищения более одной целой среднемесячной заработной платы, работодатель имеет право обратиться в суд, целью которого будет полное возмещение недостачи.
Понятие «недостачи» страшит всех бухгалтеров предприятий. Это неудивительно, поскольку это явление свидетельствует о том, что кто-то будет привлечен к ответственности и претерпит негативные последствия. По факту проведения инвентаризации выявляются даже самые незначительные нехватки ТМЦ.
Недостачей является фактическое нахождение на балансе юридического лица меньшего количества товарно-материальных ценностей, чем установлено первоначально при бухгалтерском учете.
Значительным условием становится также выявление их реальной стоимости для того, чтобы человек, с которого впоследствии будут взысканы денежные средства за недостачу товара, мог знать основания списания конкретной суммы.
Ситуация недостатка ТМЦ в магазинах необычна тем, что с виновного гражданина удержат стоимость, которая отображена как розничная на продажу. Происходит так, потому что именно эта цена представляет собой убыток торгового предприятия.
Запомните! Если произошла недостача нескольких товаров, то сумма списывается исходя из их количества. Именно это становится реальным убытком магазина, так как непроданные вещи являются неполученной выгодой. По этой причине цена товара при закупке не учитывается.
Не во всех случаях рассчитывается лишь цена ТМЦ, исчезнувших из предприятия. Если же товар пришел в негодность и больше не может быть использован, то его невозможно использовать для извлечения прибыли. Так, стоимость вещи будет учитываться как недостача.
При продаже вещи по меньшей цене из-за ее порчи к недостаче будет отнесена стоимостная разница планируемой цены для реализации вещи и проданной суммы.
Посмотрите видео. Недостача на работе: платить или не платить?
Документы для оформления потерь
К предмету инвентаризации принято относить сличение вещей, находящихся внутри организации, с данными бухгалтерского учета. Средствами проверки становятся расчет, измерение объемов и масс. Иногда при такой проверке обнаруживаются недостачи.
Окончательным этапом инвентаризации является сличительная ведомость либо опись (которые соответствуют пункту 2.5 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»).
По результатам выявленного недостатка товаров заносят данные по форме 0504092. Эти данные становятся документом расхождений. В этой ведомости отмечают в конкретной строке информацию об определенной недостаче.
Виновные лица установлены: как списать выявленную при инвентаризации недостачу
Регулярный контроль наличия и состояния имущества, проводимый посредством проведения инвентаризации, помогает руководству компании:
- своевременно выявлять недостачу и порчу имущества;
- разбираться с виновниками;
- принимать меры по взысканию недостач с виновных лиц;
- списывать испорченные и отсутствующие материальные ценности со счетов бухгалтерского учета и формировать достоверную информацию в отчетности об имуществе компании;
- принимать меры по усилению контроля за сохранностью активов, повышению уровня ответственности материально ответственных лиц и т. д.
О нюансах проведения инвентаризации рассказывают статьи:
- «Инвентаризация материально-производственных запасов: порядок и нюансы»;
- «Порядок проведения инвентаризации основных средств»;
- «Порядок проведения инвентаризации БСО (нюансы)».
Чтобы разобраться с проводками по списанию недостачи при инвентаризации, воспользуемся условиями примера.
После проведения инвентаризации на складе № 3 (материально ответственное лицо — кладовщик Завьялов Н. Г.) была выявлена недостача ТМЦ в сумме 8 630 руб.:
| Наименование | Количество | Цена, руб. | Стоимость, руб. |
| Цемент ПЦ-500 | 5 мешков | 290,00 | 1 450,00 |
| Совковая лопата с деревянным черенком (рельсовая сталь) | 4 штуки | 525,00 | 2 100,00 |
| Домкрат реечный | 1 штука | 5 080,00 | 5 080,00 |
| Итого на сумму: | 8 630,00 |
Кладовщик Завьялов Н. Г. согласился добровольно возместить недостачу.
На каких основаниях проводится инвентаризация
Начнём с того, что у многих людей, понятия недостачи и инвентаризации неразрывно ассоциируется с торговлей. Это в корне неверное суждение. Инвентаризация необходима на любых предприятиях, независимо от направления деятельности, в том числе, бюджетным организациям. По сути, инвентаризация проводится для выявления избытков или недостачи товарно-материальных ценностей, числящихся на балансе организации. Сюда можно отнести товары, денежные средства, мебель и даже подотчётную документацию.
По способу проведения, инвентаризация может быть плановой и внеплановой. В первом случае, проведение данной процедуры регулируется нормативными документами предприятия. Периодичность проверки устанавливается руководителем, в зависимости от оборота и специфики деятельности.
Основаниями для внеплановой инвентаризации могут послужить чрезвычайные происшествия. Например:
- Подозрение на хищение товаров;
- Пожар на складе;
- Продажа предприятия.
Кроме того, проверка наличия товарно-материальных ценностей может производиться при смене лица, ответственного за хранение.
Назначение и нюансы инвентаризации
Инвентаризация представлена сверкой имеющихся ценностей с данными, содержащимися в первичной документации фирмы. Основной целью данного процесса выступает выявление расхождений между фактическими ценностями и сведениями из документов, а если они действительно обнаруживаются, то предпринимаются разные меры, предназначенные для устранения этой разницы.
Подготовка и осуществлению инвентаризации выполняется только по специальному плану, составляемому заблаговременно. Он утверждается приказом руководителя фирмы.
Если в результате инвентаризации выявлены излишки, то это должно указываться в бухгалтерских бумагах, а также в документах складских помещений, где выявляются не оприходованные основные средства или материалы.
Нормирование потерь при хранении товара
Определение убыли при хранении ТМЦ осуществляется путем сопоставления показателей документальных остатков на складе и фактических данных, полученных в ходе инвентаризации. Норма убыли устанавливается на время среднего периода хранения, определенного для каждого вида номенклатуры. В организациях с партионным учетом норма определяется на период хранения партии.
Для определения фактических данных проводится инвентаризация. Учитываются нормы между инвентаризациями по отношении к стоимости отпущенного товара с учетом остатка на складе. Объем или масса товара определяются путем взвешивания, замера, снятия мер. Порядок подсчета данных, даты проведения ревизий устанавливается приказом. При проведении инвентаризации:
- Начальный остаток ценностей принимается по данным предшествующей ревизии.
- Поступление товара устанавливается по документам на приход ТМЦ в пределах проверяемого периода;
- Выбытие ТМЦ определяется по расходным накладным на отгрузку в течение периода, охваченного проверкой (см. → учет поступления материалов (ТМЦ) в 2020);
- Остаток товара на конец периода устанавливается на дату, предшествующей началу последней инвентаризации;
- По товарам, срок хранения которых превышает длительность периода между инвентаризациями, учитываются нормы естественной убыли только в пределах проверяемого временного отрезка;
- По ТМЦ с отсутствием документального и фактического движения в течение проверяемого периода нормы не устанавливаются.
Если в ходе инвентаризации обнаружена недостача, списание в пределах нормы естественной убыли производится только в случае их утверждения на предприятии приказом, произведения расчета и издания распоряжения руководителя по каждому конкретному случаю. Данные основываются на показателях, выведенных в сличительной ведомости.
Бухгалтерский учет норм естественной убыли и порядок списания
Учет сумм потерь ведется с использованием счета 94 на основании данных инвентаризационных ведомостей.
| Наименование операции | Дебет счета | Кредит счета |
| Определена сумма недостачи | 94 | 41 |
| Списание недостачи в пределах НЕУ | 44 | 94 |
| Списание недостачи сверх норм убыли | 91/2 | 94 |
| Восстановление НДС по сверхнормативному списанию | 94 | 68 |
Предприятия розничной торговли, ведущие учет в продажных ценах, включают в стоимость торговую наценку. При списании недоимки одновременно снимается сумма торговой наценки.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ – это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс – перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе – указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком – владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.