Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист: ответы на актуальные вопросы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация вправе выписывать путевки не каждый день, а например, на неделю или несколько дней. Но не более одного месяца. Как быть с медицинскими осмотрами в такой ситуации, разберемся на конкретном примере.
Обязателен ли медосмотр в путевом листе
Медицинский осмотр водителя бывает двух видов: предрейсовый (осуществляется непосредственно перед отправкой в рейс) и послерейсовый (проводится после окончания рейса или выполнения задания).
Предрейсовый медосмотр является обязательным для всех бюджетных учреждений, которые эксплуатируют транспорт, а вот послерейсовый нужен для транспортных компаний и организаций, реализующих автоперевозки пассажиров и опасных грузов. Необходимость медэкспертизы водителя учреждения прописана в п. 1 ст. 20 закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ.
Если посмотреть на путевой лист, отметка медработника проставляется в следующем порядке:
- Указывается дата и время проведения медицинской экспертизы водителя.
- Заключение врача или фельдшера о состоянии здоровья водителя.
- Подпись и расшифровка подписи медработника.
- Образец штампа медицинского работника на путевом листе. Если осмотр проводит штатный врач учреждения, то штамп ставить не обязательно.
Обязательные реквизиты путевого листа
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
- Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
- Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
- Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
- Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
- ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
- Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.
Где взять актуальный бланк путевого листа
Существуют сервисы, на которых в режиме онлайн формируют лист, в соответствии с нормативными требованиями, беря в качестве примера унифицированный вариант. Исправляют ошибки, добавляют недостающие графы. Как правило, за это взимают плату — 500 рублей.
Разработать новую форму можно самим, скачав бесплатно стандартный путевой лист в формате Excel. Работая с таблицами, исправляют ошибки в реквизитах, добавляют несуществующие параметры. Так как актуальный образец отсутствует, опираются на Приказ №368, включая необходимые сведения.
При формировании бланка любым из способов учитывают вид транспортного средства и особенность деятельности организации. Разработанный самостоятельно документ утверждают внутренним распоряжением, отражая в учетной политике компании. Например, для каждого вида берут соответствующую определенному транспорту межотраслевую форму:
- легковые авто — №3 и №3 (спец);
- грузовые — №4-С и №4-П;
- автобусы: №6 — общественный; №6 (спец) — необщего пользования;
- такси — №4
- журнал учета п/л — №8
- товано-транспортная накладная — №1-Т
Как правильно оформить путевой лист с медосмотром
Как правильно заполнить путевой лист, подробно расписано в Приказе Минтранса России № 152.
Предлагаем также для ознакомления образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля с печатью медосмотра. А здесь – штамп предрейсового медосмотра, который можно заказать в компании, оказывающей услуги по производству печатей.
У владельцев компаний, занимающихся автоперевозками или же просто имеющих на балансе предприятия автомобиль, зачастую возникает вопрос, обязателен ли медицинский осмотр водителя перед каждым выездом и в какой ситуации его можно избежать.
Обратимся к Федеральному закону № 323 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ». Ст. 24 данного документа гласит, что для определенных профессий в целях сохранения здоровья и способности выполнять трудовую функцию работники должны проходить обязательное медицинское освидетельствование.
Указание марки транспортного средства в путевом листе
6. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
4. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2020 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.
Так что по данному изменению в путевом листе нужно будет лишь переименовать один из пунктов.
Информация о техническом контроле и выезде на линию
6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.
Подпункты 4 и 5 содержат два важных изменения:
- пункты поменялись местами, то есть имеет смысл изменить их порядок и в путевом листе;
- вместо выезда и возврата на парковку, теперь используются термины выпуск на линию и возвращение с линии.
Ведение журнала путевых листов в электронном виде
17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (далее — журнал).
Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.
18. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.
С 1 января 2021 года появится новый вариант ведения журнала путевых листов — в электронном виде. При этом сведения, внесенные в журнал, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.
Что касается традиционного бумажного варианта журнала, то такой вариант оформления также остается возможным.
Минтранс выпустил разъяснения для организаций и ИП, занимающихся в т. ч. автоперевозками пассажиров, и указал:
— обязательные предрейсовые медосмотры проводятся перед первым рейсом, если длительность рейса более одного дня, либо перед первым рейсом, если в течение рабочего дня водитель совершает один рейс или более;
— обязательные послерейсовые медосмотры проводятся после рейса, если длительность рейса составляла более одного дня, либо после последнего рейса, если в течение рабочего дня водитель транспортного средства совершил один рейс и более.
При оформлении путевого листа последовательность предрейсовых медосмотров водителя и предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства законодательством не установлена.
Обязательна ли в путевом листе отметка медработника
Путевка — документ, с помощью которого можно подтвердить работу водителя и эксплуатацию транспортного средства. В «Уставе автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (ФЗ от 08.11.2007 № 259-ФЗ) определена обязанность их оформления для:
- предприятий, занимающихся перевозкой пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригородах;
- транспортных организаций, специализирующихся на междугородных пассажирских перевозках;
- компаний, которые оказывают услуги по грузоперевозкам;
- транспортных компаний, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).
Путевку необходимо оформлять каждый раз, когда работник-водитель осуществляет перевозку людей или товаров. На уровне закона это заявлено в:
- ст. 24 ФЗ № 323 «Об основах охраны здоровья граждан»: обладатели определенных профессий в целях сохранения их здоровья и трудоспособности обязаны регулярно проходить обязательное медосвидетельствование;
- ст. 23 ФЗ № 196 «О безопасности дорожного движения»: водители транспортных средств должны обязательно проходить предрейсовые и послерейсовые осмотры врача. Так, очевидно, что в момент нахождения за рулем сотрудник должен быть здоров. А печать медработника на документе это подтвердит.
Что касается использования легковых или грузовых транспортных средств иным лицом предприятия, например, генеральным директором, то в этом случае необязательно заполнять путевой лист, отметка медработника тоже не понадобится. Судебная практика это подтверждает (см. например, решение АС Сахалинской области от 19.04.2018 по делу № А59-6319/2017).
Путевой лист на неделю, как ставить медосмотр
Организация вправе выписывать путевки не каждый день, а например, на неделю или несколько дней. Но не более одного месяца. Как быть с медицинскими осмотрами в такой ситуации, разберемся на конкретном примере.
Допустим, водителя направляют в длительную командировку на две недели. Перед выездом в рейс он проходит медосмотр в установленном порядке. На выписанной путевке врач делает соответствующую визу, что работник допущен к управлению транспортом. По возвращению водитель проходит послерейсовый осмотр, о чем врач делает соответствующую запись. Такой документ дает полное право совершать водителю длительные командировки (Определение ВАС РФ от 30.06.2009 № ВАС-7619/09, Постановления Верховного суда РФ от 05.10.2012 № 46-АД12-18, Самарского областного суда от 29.04.2013 № 4а-231/2013).
Следовательно, в длительном рейсе, когда путевка выписана на несколько дней, достаточно пройти осмотр перед выездом и по возвращению. В пути никакие дополнительные освидетельствования и осмотры не требуются. Однако руководство организации может предусмотреть прохождение медосмотра по месту прибытия, заключив с принимающей стороной соответствующий договор на оказание медуслуг. Таким образом водитель пройдет четыре осмотра: один — перед отправлением, второй — по прибытию в место назначения, третий — при отправлении в обратный путь и четвертый — по возвращению на основное место работы.
Обратите внимание, что данный алгоритм не обязателен. Вполне достаточно двух осмотров: перед отправлением в командировку и по прибытию.
Система штрафов в 2021 году за путевой лист для ИП и юридических лиц
По статье ст. 12.31.1. КоАП РФ, юридические лица и ИП несут одинаковую ответственность даже с учётом возможного несоответствия доходов крупных транспортных компаний и небольших индивидуальных предприятий. Малый бизнес больше всего страдает от штрафов за отсутствие путевых листов, поэтому, чтобы избежать штрафных взысканий, важно тщательно выполнять требования действующей нормативно-правовой базы.
Для юридических лиц возможность следовать нормам законодательства шире по следующим причинам:
- В организации работают только сотрудники с необходимой квалификацией;
- Отработана система бухгалтерии по путевым листам;
- Зафиксированы расходы на ГСМ;
- Контролируется график работы сотрудников;
- Присутствует собственный медицинский персонал;
- Есть свой кабинет для проведения предрейсовых осмотров или организация сотрудничает со специализированной компанией для осуществления проверок специалистами перед рейсом.
Даже с учётом всех преимуществ, крупные организации всё равно получают немаленькие штрафы и терпят убытки. Неправильное оформление путевок приводит к большим денежным потерям: увеличению налогооблагаемой суммы или взысканиям за отсутствие прохождения предрейсовых осмотров для каждого водителя.
Когда путевой лист обязателен
Путевой лист необходим всегда, когда стоит задача списать на расходы ГСМ, а также если есть необходимость подтвердить, что водитель за рулем находится при исполнении служебных обязанностей. То есть при перевозке грузов и пассажиров – всегда. Если же вы сами (директор) или кто-то из ваших сотрудников использует служебный транспорт просто для рабочих поездок (например, для встреч с клиентами) или постоянно пользуется служебным автомобилем для рабочих и личных целей – ежедневные путевые листы оформлять необязательно. Но при этом списывать ГСМ в расходы нельзя. Если же пользователь авто заправляет его на свои средства, а ]компенсирует такие затраты[/anchor] путем прибавки к заработной плате – такие перечисления закон расценивает как доход сотрудника. Соответственно, с них нужно отчислить взносы в ПФР и ФСС, а также 13% НДФЛ. Какой способ выбрать – определяет каждая компания для себя в учетной политике.
Если служебный транспорт используется постоянно для рабочих и личных целей, оформление каждый раз путевого листа необязательно.
Если нет штатного медика
На практике далеко не каждая компания (особенно, если транспортные перевозки не являются ее основной деятельностью) имеет в штате медработника. Ведь есть еще одна трудность – если вы принимаете медицинского работника в штат, организация должна получить лицензию на медицинскую деятельность. А это дополнительные временные и денежные затраты. Как же поступить, если списывать ГСМ в расходы хочется, путевые листы оформлять готовы, но нанимать медика и получать лицензию – уже накладно?
Один из вариантов, которые советуют предприниматели, нанять медработника на неполную ставку по совместительству. Если вы заключаете договор на обслуживание с частным лицом, убедитесь, что данный человек имеет лицензию на врачебную деятельность (это не документ об образовании, не путайте). Такой способ подходит, если территориально рядом с вами есть государственные медицинские организации или частные компании со штатным медиком.
Второй правильный вариант – использовать аутсорсинг. Выбирая качественные услуги, вы выигрываете сразу в нескольких пунктах:
- Нет необходимости содержать штатную единицу (медработника).
- Не нужно оборудовать кабинет для осмотров.
- Избегаете сложностей и затрат с получением лицензии на медицинскую деятельность для юридического лица.
- Цену и качество обслуживания выбираете самостоятельно из многообразия предложенных вариантов, конкуренция работает на вас.
- Имеете право на лояльное отношение к себе как к клиенту.
Можно ли выписывать путевой лист на месяц
Оформлять путевые листы ежедневно обязаны только автотранспортные организации. Это связано с тем, что такие документы действительны в течение одного дня (смены).
Путевые листы на месяц разрешено оформлять только при командировках. В этом случае водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78.
Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Законодатели предусмотрели, что оформить документ можно на любой срок не более одного месяца. Так что можно выписывать путевой лист на месяц, 10 дней, неделю либо несколько дней. (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).
Если один и тот же автомобиль использует сразу несколько водителей, можно оформить несколько бланков путевого листа легкового автомобиля на месяц. Каждый бланк следует оформить на одного водителя (п. 11 приказа Минтранса от 28.11.97 № 152).