Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Куда передавать документы при банкротстве и конкурсном производстве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обработка массива документов для передачи упрощается, если в компании существует грамотно организованный архив и отлажен процесс его пополнения. В таком случае остается провести обработку сведений, которые еще не вошли в архив, а также сверку готовых дел.
Дом ученых НЦЧ РАН Успешно проведены работы по обработке дел постоянного, переплету документов, а так же выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. ОАО «Мегафон» ОАО «Мегафон» благодарит компанию » Столичный Архивист» за качественное и своевременное выполнение работ по обработке абонентской документации. Муниципалитет района Бескудниково г. Москвы Успешно проведены работы по обработке дел постоянного и временного хранения, переплету документов и состовлению историчесского аппарата к архивному фонду. Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Компанией ООО «Столичный Архивист» были успешно проведены работы по вывозу и уничтожению документов с истекшими сроками хранения. ФГУП Московский завод по обработке специальных сплавов Компанией ООО «Столичный Архивист» были успешно проведены работы по выделению документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и их последующему уничтожению.
Почему архив лучше библиотеки
Обилие литературы – еще одно вполне объяснимое возражение молодых ученых. Их более опытные коллеги лишь со временем понимают, что книга – это не всегда первоисточник. Цель ученого – найти новое. Литература ему во многом помогает, но ее создавали тоже с оглядкой на что-то предшествовавшее.
Какая работа будет оценена выше: основанная на том, что пересказано уже неоднократно, или посвященная анализу первичного источника?
Наглядно отвечает на этот вопрос пример профессора Антонио Никасо. Это один из известнейших в мире исследователей феномена организованной преступности. Но среди ученых он прославился больше методами работы, чем ее тематикой.
Все его книги базируются на архивных документах. Профессор не стал анализировать труды предшественников и современников, соотечественников и зарубежных коллег, как это делает средний исследователь.
Никасо пользовался только архивными документами: отчетами, протоколами, фотографиями. Вот и весь список источников. Анализируя мельчайшие подробности, эксперт создавал неопровержимые тексты. И в этом ему нет равных.
Преимуществ исследования, основанного на архивных данных, можно назвать немало:
- высшая степень оригинальности;
- внушительная глубина проработки темы;
- фактологическая точность;
- отсутствие субъективного влияния авторов-предшественников;
- отсутствие риска дезинформации.
Опытные ученые отмечают: если поработаешь в архиве, библиотека может и не понадобиться. Теоретические тезисы нужно подтверждать, а здесь изначально оперируешь доказательствами, создавая собственную теорию.
Внедрение системы электронного архива
Компания EFSOL
занимается внедрением электронного архива. Наша система устанавливается на базе самой популярной в России учетной системы
«1С:Предприятие»
любых платформ и конфигураций с использованием высокотехнологичных инструментов от ] ABBYY[/anchor]. Система электронного архива документов позволяет создавать электронные копии всех документов предприятия с привязкой к транзакциям учетной системы, чтобы оптимизировать документооборот организации. Наш продукт позволяет решить вышеописанные проблемы, с которыми сталкиваются практически все предприятия на этапе хранения документов.
После успешного внедрения СЭД схема движения документа выглядит иначе, нежели при бумажном документообороте:
Схема работы с документом после внедрения ЭА
Требования к месту хранения документов
Внутри компании архивное хранение документов организовывают в специализированных зданиях или же отдельных, изолированных комнатах. При этом строго запрещены излишнее отопление и высокая влажность в помещении. Это важнейшие критерии хранения архивных документов. При этом для разных носителей данных необходим свой режим. А именно:
- Бумаги: 18-20 °С, влажность воздуха – 52-57%.
- Пленки: черно-белые — 16 °С, цветные — 3-6 °С. Влажность воздуха — 41–44%.
- Магнитные ленты и диски: 16-19 °С, влажность воздуха — 52-64%.
Невозможно расположение документов вблизи складов с пищей и химией, а также мест быстрого питания, столовых. Кроме того, должно быть предусмотрено отдельное помещение для приема бумаг, в котором будет происходить акклиматизация документации. Иногда такие комнаты используют для кратковременного хранения различных носителей данных.
Помещение должно содержать необходимые каталожные полки, стеллажи и еще архивные папки, специальные коробы. Особо нужные и экономически ценные документы располагают в шкафах из металла, на которых есть сейфовые замки. Кроме основных требований, существуют и другие, не менее важные условия:
- Безопасность. Архивные помещения должны быть устойчивы к возгоранию, защищены от затоплений, в наличии есть запасной выход. Расстояние документов от источника тепла (в том числе окон) — не менее 0,6 м. Располагать бумаги вплотную к ним категорически запрещено.
- Использование трубопроводов, изолированных только с помощью защитных средств.
- Скрытые герметичные розетки и электрическая проводка.
- Строгий запрет на эксплуатацию всех нагревательных приборов. Также не допускаются продукты питания и другие предметы, не имеющие отношения к хранению документации.
- В наличии обязательно должны быть передвижные или стационарные стеллажи из металла. Бумаги на них лучше расположить в коробках или связках. При этом расстояние в главном проходе будет составлять не менее 1,3 м, а между стеллажами – 0,7 м. Расстояние от нижнего ящика – не менее 0,1 м, а от стеллажа до стены – не более 0,5 м.
Также обязательное требование к хранению: расположение шкафов перпендикулярно по отношению к стенам, окнам и элементам питания.
В здании хранения архивных бумаг допустим искусственный и естественный свет. При этом важно не допустить, чтобы на документацию попадали прямые солнечные лучи. Если используются лампы накаливания, сверху каждой должен быть установлен защитный плафон. Люминесцентные приборы следует выбирать с небольшим УФ-спектром.
Срок хранения документов после ликвидации ООО
После того, как ООО ликвидировано, его документы необходимо хранить определенный период времени, установленный Приказом Минкультуры №558, а также следующими нормативными актами:
- Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Постановление Правительства 1137 (устанавливает порядок использования документов плательщиками НДС).
Важно! При соблюдении сроков хранения документов не будет иметь значение действует ООО или ликвидировано.
Сроки хранения предусматриваются нормами действующего законодательства для определенных категорий документов, задействованных в хозяйственной деятельности общества. Рассмотрим основные категории документов и сроки их хранения:
| Основные категории документов | Что в себя включают | Сроки хранения |
| Документы по личному составу | Личные дела работников и персональные карточки | 75 лет |
| Аттестационные документы | 45 лет | |
| Документы кадровой отчетности | Табели учета рабочего времени
Расчеты о премировании работников Документы, имеющие отношения к судебным спорам |
5 лет |
| Первичная документация, бухгалтерская отчетность | Регистры бухучета
Балансы Отчеты о прибылях и убытках Кассовая отчетность |
5 лет |
| Документы налогового учета | Декларации
расчеты |
5 лет |
| Книги учета продаж, покупок
Счета-фактуры |
4 года |
Данный перечень документов не является исчерпывающим, мы рассмотрели только ключевые документы, применяемые в деятельности общества.
Типовые управленческие документы
Типовые управленческие документы, которые образуются в процессе действия организаций, хранятся в соответствии с «Перечнем…», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380).
Например, доверенности, выданные сотрудникам или филиалам, представительствам организации, должны храниться 5 лет.
Столько же должны храниться таможенные декларации.
Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц должны храниться постоянно.
Перечень содержит 1003 позиции по типам документов и для каждого свой срок хранения.
Мне кажется, сотрудник, отвечающий за делопроизводство в компании, а иногда это сам директор, должен хоть один раз в этот Перечень заглянуть.
Сдача документов в архив при ликвидации предприятия
В соответствии с ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ передаче в государственный архив в обязательном порядке подлежат документы:
- относящиеся к Архивному фонду РФ;
- период хранения которых ещё не истёк;
- по личному составу.
Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все документы нужно разделить по срокам хранения и разложить по папкам. При формировании папок рекомендуется использовать номенклатуру дел предприятия. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов.
Документы подшиваются в дело в единственном экземпляре. Бумаги подшиваются в хронологическом порядке.
Итак, для того, чтобы сдать документы, они должны быть:
- структурированы (по сроку хранения и хронологии);
- подшиты;
- пронумерованы;
- с внутренней описью;
- с обложкой по установленной форме.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .
Бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Учет затрат на хранение документов и регистров
Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:
- оплату коммунальных услуг;
- ремонт помещения;
- арендные платежи, если здание арендуется организацией;
- заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.
Проводки:
- Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
- Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
- Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
- Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
- Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
- Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.
Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:
- Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
- Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.
Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:
- Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
- Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
- Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.
Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).
В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.
Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.
Какие документы нужно передавать на хранение
В государственный или муниципальный архив должны быть отправлены документы постоянного срока хранения, документы по личному составу сроком хранения 75 лет и (внимание!) документы временного срока хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли. Требование о передаче на архивное хранение документов временного хранения содержится в ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в п. 10 ст. 12 закона установлено: «При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом». Если вспомнить, что среди документов временного хранения может оказаться важная юридическая и бухгалтерская документация, то данное положение выглядит рационально обоснованным с точки зрения закона.
Напомним, что сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для быстрого определения сроков хранения можно воспользоваться бесплатным интернет-сервисом.
Что делать с документами при ликвидации компании
Источник: «Делис Архив»
Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами. Однако и это еще не финишная прямая. Документы – главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму. В обратном случае от недовольства будущих пенсионеров вам не спастись. Что же делать с документами при ликвидации и в какой архив передать ваше бумажное сокровище?
При ликвидации компании документы должны быть переданы на хранение в государственный архив. Это требование не обсуждается ни для коммерческих, ни для государственных организаций. Неважно, работала ли ваша фирма ради процветания российского государства или сугубо на благо частных лиц: часть документов непременно окажутся в распоряжении государственного или муниципального архива. Какие документы и на каких условиях нужно передавать в архив, мы расскажем вам в этой статье. Но прежде необходимо отметить несколько важных законодательных актов, которыми следует руководствоваться во время принятия решений о судьбе документов ликвидируемой компании.
Сдача документов в архив при банкротстве
(Воропаев С.)
(«ЭЖ-Юрист», 2006, N 13)
СДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ ПРИ БАНКРОТСТВЕ
С. ВОРОПАЕВ
Сергей Воропаев, кандидат юридических наук.
Когда все имущество должника распродано, когда все средства, вырученные в результате такой продажи, потрачены на погашение текущих платежей, задолженности по заработной плате, а также по другим обязательствам должника, перед вынесением определения о завершении конкурсного производства перед судьей встает вопрос: распорядился ли конкурсный управляющий важными документами общества надлежащим образом?
На основании п. 3 ст. 129 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)» конкурсный управляющий вправе передать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия такой передачи определяются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.
Утративший силу Закон от 08.01.98 N 6-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» в отличие от ныне действующего вышеуказанное правомочие относил к обязанности, что следовало из смысла п. 3 ст. 101 упомянутого Закона.
В соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Налицо коллизия норм Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)» и норм Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».
На данный момент передача на хранение документов должника в Архивный фонд судьями рассматривается как право, то есть противоречия Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и Закона «О несостоятельности (банкротстве)» разрешаются в пользу последнего. Попробуем разобраться, правы ли они.
Очевидно, что новый Закон о банкротстве поставил судей в довольно трудное положение: с одной стороны, существует специальный закон, которым регламентируется процесс о банкротстве и который, как считают многие правоприменители, имеет первостепенное значение сравнительно с Законом «Об архивном деле в РФ».
С другой стороны, несмотря на всю диспозитивность указанной нормы Закона о банкротстве, существует императивная (обязывающая) норма Закона об архивном деле, регулирующая тот же объект. В этой ситуации императивная норма имеет перевес над диспозитивной, и, таким образом, при отсутствии ликвидационной комиссии конкурсный управляющий обязан сдать надлежащие документы в соответствующий архив до завершения конкурсного производства.
В судебной практике, имеющей место в связи с указанными обстоятельствами, возникает довольно странная ситуация.
Так, в соответствии с Постановлением ФАС Западно-Сибирского округа от 22.07.2003 производство по делу в связи с подачей иска конкурсного управляющего о понуждении Архивного управления принять на хранение документы, образовавшиеся в процессе деятельности предприятия, правомерно было прекращено судом первой инстанции в связи с неподведомственностью спора арбитражному суду.
В то же время Постановлением ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.04.2004 было поддержано определение арбитражного суда первой инстанции, согласно которому отказ в принятии на хранение документов, действия либо бездействие уполномоченных по хранению документов органов могут быть обжалованы только в порядке, установленном главой 24 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации «Рассмотрение дел об оспаривании ненормативных правовых актов, решений и действий (бездействия) государственных органов, органов местного самоуправления, иных органов, должностных лиц».
Государственной Думой Томской области внесен проект N 43195-4 Федерального закона «О внесении изменений в ТК РФ, КоАП РФ и ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», которым предусматривается административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, предусматривается обязанность конкурсного управляющего передать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, а также устанавливается обязанность работодателя в случае его ликвидации осуществить передачу на хранение соответствующих документов, содержащих персональные данные работника.
Проблема также заключается и в том, что конкурсные управляющие зачастую не имеют возможности передать на хранение документы должника в связи с недостаточностью средств, имеющихся в распоряжении управляющих, так как резерв денежных средств, полученных в ходе конкурсного производства, к моменту вынесения судом определения о завершении конкурсного производства, как правило, исчерпан.
При разрешении указанных вопросов следует иметь в виду, что невыполнение установленного законодательством об архивном деле порядка подготовки и сдачи на хранение архивных документов, содержащих информацию о трудовом стаже и заработной плате работников организаций, ликвидируемых в процессе банкротства, влечет нарушение конституционных прав граждан на ознакомление с документами и материалами, непосредственно затрагивающими их права.
Данные обстоятельства подтверждаются многочисленными жалобами граждан, обращающихся к органам власти с требованиями найти решение данной проблемы.
Очевидно, что данная проблема является временной и, вероятно, скоро будет решена путем внесения соответствующих изменений в законодательные акты.
Однако в настоящее время из двух вышеуказанных законодательных актов в части рассматриваемого вопроса приоритет следует признать за Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», как законодательном акте, более полно обеспечивающим соблюдение конституционных прав граждан.
Сдача документов в архив при ликвидации — Куда обращаться, чем руководствоваться, что передавать
В период своей ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов предприятию необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории своего субъекта Российской Федерации. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В настоящее время практически каждая администрация имеет свой сайт в сети Интернет, поиск соответствующей информации в которой значительно ускорит получение необходимых сведений.
К первоначальной беседе с архивистами вам необходимо подготовиться:
— установить крайние даты документов, образующих архивный фонд вашего предприятия и
— подсчитать количество дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу).
Приступая к передаче в государственный архив документов по личному составу, необходимо учитывать требования соответствующего государственного архива, в который они будут передаваться. В Основных правилах говорится, что они обязательны для всех негосударственных организаций. Но при наличии у конкретного архива своих особых требований, которые, как правило, всегда обусловлены весомыми причинами, следует относиться к ним с уважением и принять их к сведению и исполнению.
К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки сотрудников и т.п.) и бухгалтерии (лицевые счета по заработной плате). При ликвидации предприятия, для отбора документов, подлежащих передаче на архивное хранение, мы руководствуемся пп. 8.1 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Вот примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать на предприятии:
— приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);
— должностные инструкции;
— личные дела уволенных сотрудников;
— трудовые договоры;
— личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (ф. Т-2);
— характеристики работников;
— документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);
— протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
— списки работников;
— указатели к приказам по личному составу;
— книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
— книги (журналы, карточки) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений;
— книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
— невостребованные личные документы (трудовые книжки/трудовые списки, дипломы, аттестаты, свидетельства и т.п.);
— лицевые счета по заработной плате сотрудников (либо при отсутствии таковых — документы, их заменяющие: расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки);
— акты о несчастных случаях.
По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные (подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т.п.).
Куда сдаются документы после ликвидации предприятия?
Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто.
Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.
Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.
На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты:
- «Основные правила работы архивов организаций»;
- «Об архивном деле в РФ»;
- «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
- «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
Сколько хранить документы после ликвидации ООО?
Прежде чем сдать в архив документы после ликвидации, необходимо разделить их на категории. Различают несколько групп в зависимости от сроков обязательного архивного хранения:
- длительные или долговременные – от 25 до 75 лет. Это, как правило, кадровые бумаги, касающиеся работников и руководителей предприятия, отображающие историю создания и ликвидации организации;
- временные – от 1 года до 10 лет. Это могут быть документы по хозяйственные деятельности, бухгалтерские и финансовые, архивные файлы и другие не слишком ценные бумаги, срок хранения которых еще не истек.
Очень часто для того, чтобы точно определить срок хранения отдельно взятого документа, требуется помощь специалиста. В некоторых случаях приходится создавать экспертную комиссию, в состав которой должен входить также архивариус, имеющий большой опыт работы.
При завершении субъектом хозяйствования его деятельности все важные юридические и финансовые документы сдаются в архив. Данное правило обязательно как для государственных, так и для частных предприятий.
Необходимость сдачи документации в архив продиктована тем, что после ликвидации компании может возникнуть потребность в поднятии документов, оформленных в процессе ее деятельности.
Например, сотрудник ликвидированной организации потерял трудовую книжку и нуждается в возобновлении информации, указанной в ней.
В данном случае, без обращения в архив за поднятием ведомостей о времени и месте его работы не обойдется.
Этому сотруднику также может понадобиться информация о начисленной ему заработной плате в период существования предприятия при оформлении пенсии.
И такая информация может быть предоставлена только архивом.
У самого руководства и учредителей после ликвидации могут возникнуть спорные вопросы с кредиторами относительно покрытия финансовой задолженности. Без соответствующих квитанций и бухгалтерских документов их разрешить невозможно.
Поэтому и приходится обращаться в архив относительно их предоставления.
К руководству и учредителям ликвидированного предприятия могут возникнуть вопросы у налоговой инспекции и внебюджетных фондов. Ответы на них также будут искаться в документах, сданных в архив на хранение.
Обязанность и порядок сдачи документации в архив после ликвидации предприятия регламентированы следующими нормативными документами:
- ГК РФ ;
Фактически процесс сдачи документации на хранение регулируется в большей степени только двумя последними законами из тех, что представлены в списке выше:
- — обязывает всех руководителей и учредителей при ликвидации, независимо от форм собственности, передавать важные документы о хозяйственной деятельности в архив после прекращения деятельности.
- — регулирует вопрос сдачи документации в случае принудительного прекращения деятельности юридического лица на хранение в специальные структуры.
Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании
Во-первых, порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован архивным законодательством РФ. В данном случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002 г., и Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в последнем документе практическую пользу представляет статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами».
Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.