Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок ведения кассовых операций в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины в 2023 году
За неисполнение требований по работе с наличностью следит Федеральная налоговая служба. И в случае нарушений с компании или ИП могут взыскать штраф по ст. 15.1 КоАП РФ. Ответственность полагается за следующие правонарушения:
- оставление в кассе сумм, превышающих лимит остатка;
- осуществление сверхлимитных наличных платежей с участием юрлиц и ИП;
- нецелевые траты наличности и нарушение правил хранения денежной выручки.
Штраф за нарушение кассовой дисциплины составляет:
- 4 000 — 5 000 рублей — для руководителей предприятия или ИП,
- 40 000 — 50 000 рублей — для юрлиц.
Положение о кассовых операциях
Правила обращения с наличностью можно вынести в отдельный локальный нормативный акт – внутреннее положение о ведении кассовых операций. В документе, помимо порядка проведения кассовых операций, необходимо также прописать следующее:
- кто будет оформлять кассовые документы;
- лицо, ответственное за соблюдение требований и контроля над ежедневным остатком в кассе;
- составляются ли кассовые ордера на каждую операцию или только в конце смены на основании фискальных документов;
- порядок обеспечения сохранности наличных в кассе;
- периодичность проведения инвентаризации кассы;
- порядок ведения кассовых операций с обособленными подразделениями и другие вопросы.
Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление
Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.
Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:
| Операция | Какой документ составляют | Форма |
|---|---|---|
| Приход денег в кассу | Приходной кассовый ордер (ПКО) | №КО-1, установлена постановлением Госкомстата РФ №88 |
| Расход | Расходный кассовый ордер (РКО) | №КО-2, установлена тем же постановлением Госкомстата |
Стандартные, наиболее часто используемые в БУ корреспонденции счетов по кассе приведены ниже.
Приход:
- 50/51 – с расчетного счета оприходованы деньги.
- 50/62 – покупатель внес оплату (аванс в счет поставок).
- 50/66,67 – в кассу поступили средства по кредиту (краткосрочному, долгосрочному).
- 50/75 – учредители сделали взнос в уставный капитал наличными.
Расход:
- 51/50 – сверхлимитная сумма сдана в банк.
- 70/50 – выдана наличными зарплата.
- 71/50 – выдача наличных «подотчетнику».
- 60/50 – наличными уплачено поставщику за товар, услуги (уплачен аванс).
- 66,67/50 – погашен наличными кредит (краткосрочный, долгосрочный).
- 75/50 – дивиденды выплачены наличными.
При использовании онлайн-кассы проводки могут иметь особенности:
- 50/90-1 – выручка с розницы. Если выручка от определенного контрагента, используют Кт 62, а затем делают проводку 62/90-1. При расчетах картой вместо счета 50 используется счет 57 «Переводы в пути». В данном случае средства за товар внесены, но считаются еще не поступившими на счет фирмы.
- 41/76 (или 62), 76/50 (или 51) – от покупателя принят товар, и ему возвращены деньги; дебет и кредит формируются с учетом рабочего плана счетов фирмы. Здесь необходимо еще сторнировать проводки 76/90-1 и 90-2/76, т.е. откорректировать выручку и стоимость проданного товара.
- 76/50 и обратная проводка 50/76 применяются для различных расходных и приходных операций. Вместо 76 может применяться счет 60. Отметим, что расход и возврат могут осуществляться, помимо кассы, и на расчетный счет (51), и на карту (57).
Упрощение учета с использованием кассовой дисциплины
Для определенных предпринимателей порядок ведения кассовой отчетности является упрощенным. К таким формам бизнеса согласно Постановлению ЦБ РФ от 03.2014 относят:
- малый бизнес;
- микробизнес;
- ИП (могут не оформлять РКО И ПКО, кассовую книгу).
К предприятиям малого бизнеса относят фирмы согласно следующим критериям:
- численность персонала от 16 до 100 человек;
- доход за год не выше 400 млн. рублей;
- к микропредприятию относят компании с численностью 15 человек (включительно) и суммой дохода не выше 60 млн. рублей в год;
- организация является потребительским кооперативом или коммерческой компанией.
Условие соблюдения кассовой дисциплины № 7: Применение ККТ нового образца
ККТ – это устройство, которое необходимо для регистрации факта получения денежных средств от клиентов.
Требования к новому образцу ККТ:
- касса должна стоять на учете в налоговой инспекции;
- на корпусе указан заводской номер кассы;
- наличие фискального накопителя, в котором записываются все фискальные данные;
- наличие встроенных часов онлайн-режима;
- возможность проверки контрольных чисел регистрационного номера ККТ;
- печать фискальных документов;
- формирование фискальной документации в электронном виде и возможность передавать ее по требованию в соответствующие органы;
- возможность выдавать информацию о нарушении обмена данными;
- прием информации о платежах через терминалы при использовании эквайринга;
- печать QR кода на чеке;
- возможность формировать отчет о состоянии расчетов в текущий момент времени по запросу;
- возможность поиска любого документа по номеру;
- исполнение протоколов обмена информацией.
При применении ККТ нового образца отпадает необходимость заполнения следующих форм:
- форма КМ -6 (справка отчет кассира-операциониста);
- журнал кассира – операциониста по форме КМ-4;
- журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
- акт возврата денег клиентам (форма КМ-3).
Порядок ведения кассовых операций
Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ».
Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы, установленных банками по согласованию с руководителями организаций.
Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов, утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:
- оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером;
- регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
- сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.
В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.
Использование ККМ в 2020 году
У экономических субъектов внедрение онлайн-касс происходит поэтапно. В соответствии с п. 4 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290, с 01.02.2017 новую контрольно-кассовую технику допускается использовать только через оператора фискальных данных.
С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:
- поименованную в п. 2 ст. 2 54-ФЗ;
- в отдаленных и труднодоступных местах;
- в области религиозных обрядов и церемоний, по продаже предметов религиозного культа;
- аптечные организации в сельской местности;
- по предоставлению парковочных мест на земельных участках, находящихся в государственной собственности;
- платных услуг библиотечного дела;
- прием наличности за коммунальные услуги;
- образовательные услуги населению;
- предоставление услуг в сфере физической культуры и спорта;
- оказание услуг центрами культуры и творчества.
Если ранее, до изменения порядка кассовых операций в 2012 году, контроль над кассовыми операциями возлагался на банки, то сейчас его осуществление поручено Федеральной налоговой службе. При проведении выездной налоговой проверки комиссия проверит соблюдение кассовой дисциплины в целом: не только факт наличия первичных кассовых документов и порядок учета денежных средств в кассе, но и:
- производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
- как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
- соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
- соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
- выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Порядок проверки кассовой дисциплины
Инспектор может контролировать порядок ведения кассы с любой периодичностью и неограниченное количество раз, т.е. теоретически даже каждый день. К тому же план проверок, утвержденный налоговой службы, не хранится в открытом доступе. Поэтому каждая организация и ИП должны быть готовы к проверке в любой момент.
На практике чаще всего контроль осуществляется раз в год, а для фирм, ранее замеченных в нарушениях – 2-3 раза в год. Инспектор выезжает на место, предъявляет поручение о проверке и сразу приступает к процедуре. Начать он может с осмотра кассового аппарата, после чего запрашивает оригиналы документов из следующего списка:
- паспорт на кассу;
- карточка регистрации;
- КМ-1, 4, 8;
- КО-1, 2, 4;
- авансовый отчет;
- книга учета расходов/доходов;
- оборот по счету;
- документы, в соответствии с которыми определен лимит наличных в кассе;
- иные первичные документы.
По результату проверки принимается решение и составляется акт. Там описываются выявленные нарушения и требования о погашении штрафа либо констатируется отсутствие таких нарушений.
Новые правила кассовой дисциплины 2019
Законодательство о кассовой дисциплине является довольно стабильным, в связи с чем новые правила утверждаются нечасто.
Тем не менее, в 2019 году вступят в силу некоторые изменения законодательства, в связи с чем станет больше частных предпринимателей, соблюдающих нормы 54-ФЗ в части использования KKM. Речь идет, в первую очередь, о предпринимателях на «вменёнке» и патенте, которые оказывают услуги населению и не привлекают для этого работников. С 1 июля 2019 года эта категория предпринимателей должна будет в обязательном порядке перейти на использование онлайн-касс.
Кроме того, с 08.03.2019 года вступило в силу новое правило — включать в чек дополнительный реквизит (если товар подлежит обязательной маркировке, в чеке необходимо указывать код товара).
В остальном правила работы с кассой остаются неизменными.
Что такое кассовая дисциплина?
Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.
Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.
В общем и целом, при ведении кассовой дисциплины нужно опираться на следующие принципы:
- Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
- Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
- При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
- Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.
Кассовая дисциплина. Что это такое?
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Допустимые варианты расходования поступившей наличной выручки из кассы
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Допустимые варианты расходования поступившей наличной выручки из кассы ¦
L--T-----------------------------------------------------------------------
¦ --------------------------------------------------------------------¬
+->¦ На заработную плату, иные выплаты работникам ¦
¦ ¦ (в том числе социального характера) ¦
¦ L--------------------------------------------------------------------
¦ --------------------------------------------------------------------¬
+->¦ На стипендии ¦
¦ L--------------------------------------------------------------------
¦ --------------------------------------------------------------------¬
+->¦ На командировочные расходы ¦
¦ L--------------------------------------------------------------------
¦ --------------------------------------------------------------------¬
+->¦ На оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг ¦
¦ L--------------------------------------------------------------------
¦ --------------------------------------------------------------------¬
+->¦ На выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные ¦
¦ ¦ товары, невыполненные работы, неоказанные услуги ¦
¦ L--------------------------------------------------------------------
¦ --------------------------------------------------------------------¬
L->¦ На выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам ¦
¦ страхования физических лиц ¦
L--------------------------------------------------------------------
Рис. 2
Данный список фактически не дает разрешения индивидуальному предпринимателю забирать наличную выручку на свои нужды. Но, в соответствии с действующим гражданским законодательством, индивидуальный предприниматель имеет право (как собственник) изымать денежные средства, в том числе и выручку, на свои личные нужды. При этом контролировать снятие и направление расходования денежных средств на личные нужды индивидуального предпринимателя ни налоговые, ни иные органы права не имеют (Письмо УФНС России по г. Москве от 17.10.2005 N 18-12/3/74603).
Оформляются расходными кассовыми ордерами:
- наличная денежная выручка, вывезенная в банк для сдачи на расчетный счет. В основании расходного ордера можно указать «Наличная выручка для зачисления на расчетный счет в банке»;
- выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные с осуществлением предпринимательской деятельности работникам индивидуального предпринимателя. При выдаче работнику денежных средств под отчет расходный кассовый ордер оформляется на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись ИП о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись ИП и дату;
- выдача наличных денежных средств самому индивидуальному предпринимателю для личного пользования. Возможное основание в расходном кассовом ордере: «Выдача средств предпринимателю на личные нужды»;
- выдача наличных денежных средств индивидуальному предпринимателю на нужды предпринимательской деятельности. В основании расходного кассового ордера в данном случае лучше указывать конкретные цели из перечисленных в Указании N 1843-У. Например, если наличные нужны для закупки товара, то следует указывать «Выдача средств на оплату товара», или если ИП наличными оплачивает электроэнергию, воду, то — «Выдача средств на оплату услуг». Подробно порядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров описан в гл. 3 и 4 Положения 373-П.
Актуальные бланки и образцы
Поскольку не все документы, которыми оформляются операции по наличным расчетам, были упразднены в связи с введением онлайн-касс, перечислим, какие кассовые документы отменили в 2020 году, а какие продолжают применяться. Так, к примеру, при наличных расчетах внутри учреждения придется формировать специальные бланки.
Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.
Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.
Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.
Что такое кассовая дисциплина?
Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.
Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.