Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счёт на оплату: подробности его заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иногда сделка происходит без заключения классического многостраничного соглашения. Статья 434 Гражданского кодекса даёт сторонам право заключать договор в любом виде. Исключение — отдельные его разновидности, которые по закону должны быть заключены в определённой форме. Это относится, например, к договору займа между гражданами на сумму более 10 тыс. рублей, договору добровольного страхования и другим.
Для чего нужно выставлять счёт на оплату
Когда продавец хочет получить деньги за свой товар, он может предъявить покупателю счёт на оплату с указанием основания платежа, суммы и банковских реквизитов. Перечисление денег покупателем означает его согласие с ассортиментом и условиями поставки продавца.
Это работает, если сторонами сделки выступают юридические лица или ИП. Счёт на оплату — не обязательный для учёта документ, но его применение упрощает расчёты между контрагентами и служит дополнительным элементом сопровождения сделки.
Основанием для выставления счёта служат:
- договор купли-продажи или оказания услуг (выполнения работ);
- акты выполненных услуг (работ);
- товарные и транспортные накладные;
- счета-фактуры.
Правила заполнения счёта на оплату
Законодательно установленной формы для счёта на оплату нет, так как он не относится к обязательным документам бухгалтерского учёта. Но за многие годы его применения в деловом обороте сформировались правила его оформления и обязательные реквизиты для заполнения:
- дата и номер счёта;
- данные продавца (наименование, ИНН, адрес, банковские реквизиты);
- данные покупателя (наименование, ИНН, адрес);
- информация о предмете платежа (наименование товара, услуги, работы, цена за единицу, количество, сумма);
- итоговая сумма к оплате с учётом НДС и акцизов (при наличии);
- подписи руководителя и главного бухгалтера (для юридических лиц), подпись индивидуального предпринимателя;
- печать (при наличии);
- можно добавить дополнительную информацию по желанию продавца. Например, о сроке действия счёта или отметку о необходимости уведомления после проведения оплаты.
Как составить счет на оплату
Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.
Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:
- Кто и кому выставляет счет.
- За что требуется оплата.
- Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
- Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
- Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).
Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны. Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.
Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:
- номер по порядку и дату формирования счета;
- наименование продавца и покупателя, их юридические и фактические адреса;
- организационные (ИНН, КПП, ОГРН) и реквизиты банка от обеих сторон;
- сведения о приобретаемых товарах, работах или услугах — их название, количественные, качественные (единица измерения) и стоимостные характеристики;
- наличие (отсутствие) НДС;
- при необходимости — последний срок оплаты;
- ответственные лица сторон, их инициалы и подписи: для ИП — одна подпись, для коммерческих и некоммерческих организаций — две подписи (руководитель и главный бухгалтер);
- для бумажного документа (при наличии) — печать.
Основные ошибки и комментарии при выставлении счета
Прокомментируем самые распространенные ошибки при выставлении счета.
Одной из самых существенных ошибок является нарушение срока выставления расчета — платежные документы должны быть направлены не позднее 5 дней после отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и не позже периода, заявленного к вычету НДС.
Еще одна ошибка — отсутствие расшифровки подписей сторон. Контролирующие органы часто приводят данные о том, что на экземплярах сторон указаны разные даты.
Многие пользователи делают фактические ошибки при оформлении самого бланка, поэтому после заполнения данные счета нужно тщательно проверить.
Если после направления безналичного экземпляра платежных документов специалист обнаружил ошибку в реквизитах получателя, то заказчик обязан письменно уведомить об этом поставщика в кратчайшие сроки. Время, отведенное на исправление такой ошибки, продлевает срок исполнения контракта и фактической оплаты по платежно-расчетной документации.
Также сторонам стоит помнить, что с 01.01.2019 увеличился НДС. Теперь налог на добавленную стоимость составляет 20 %. Так как НДС часто указывается в расчете на оплату, новые значения налога нужно учесть всем специалистам, ответственным за формирование платежных документов, чтобы не допускать существенных ошибок при указании сведений об НДС.
В каких случаях счёт признают первичным документом
Как уже говорилось, счет официально не является первичным документом. Однако сами партнеры по бизнесу часто признают его необходимым, например, указывая в договоре, что оплата производится на основании выставленных счетов. У некоторых, особенно государственных, предприятий, необходимым для подписания оплаты счета является требование указать номер договора, по которому поставляется товар, оказываются услуги или производятся работы.
Таким образом сами компании признают первичность документа, однако с точки зрения ФНС и других контролирующих и законодательных органов, он таким не становится:
- При оформлении сделок в бухгалтерских проводках для подтверждения отгрузок, выполненных работ или предоставленных услуг используются акты, счета-фактуры, УПД, но не используются счета на оплату, что делает их вторичными.
- Выставление счета на оплату не гарантирует того, что сделка состоится: его могут оплатить или не оплатить. То есть этот документ не отражает хозяйственную деятельность компании или предпринимателя.
Чего в счёте быть точно не должно
Поскольку бухгалтеры, юристы и прочие бюрократы любят из простого делать сложное и плодить сущности без необходимости, то захламляют счёт ненужной информацией:
-
Реквизиты плательщика помимо его наименования.
-
Реквизиты получателя из ЕГРЮЛ помимо ИНН. КПП указывать нужно только, если есть филиалы с разными КПП.
-
Корреспондентский счёт банка получателя и наименование банка, так как по БИК это автоматически подставляется.
-
Подписи руководителя предприятия и главбуха — куда ж без них, они же ещё бывает и настоящие подписи и печати шлёпают на бумажный счёт, не создавая при этом никакой добавочной стоимости. Если уж так хочется печать и подпись иметь для красоты, то руководителя организации там достаточно, но лучше и его убрать. Сканированные подпись и печать ничего не дают. Если уж так нужна подпись, то нужно подписывать файл счёта усиленной квалифицированной ЭЦП.
Если по условиям договора покупатель обязан произвести предоплату, первым будет выставлен счет. На основании его бухгалтер сформирует весь пакет документов на поставку. А именно, выпишет товарную накладную, накладную на отпуск со склада, счет-фактуру.
Если же оплата идет по факту поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), то счет на оплату формируется на основании отгрузочных документов (тот же пакет документов, что и выше).
Все эти бумаги взаимосвязаны и обычно имеют один порядковый номер, что очень упрощает отслеживание и контроль товарных операций.
Некоторые организации номер счета используют как внутреннюю кодировку для операций поставки. Цифры и буквы в нем не беспорядочные, как кажется на первый взгляд, а несут информацию о партии товара, материально-ответственном лице, складе и тому подобное.
Выставление счета физлицу
Зачем может потребоваться выставление счета физическому лицу? В наше время физические лица — не предприниматели все чаще используют безналичную форму оплаты. Потому что не всегда есть возможность, например, оплатить покупку на сайте по банковской карте. А через специальное банковское приложение можно оплатить счет, не приезжая в офис продавца или магазин. В этом случае счет ничем не будет отличаться от обычного счета, используемого компанией в работе.
В случае если физическое лицо будет выступать продавцом товара, работ или услуг, то для оплаты покупатель — юрлицо или ИП — может потребовать счет. Такая ситуация возможна в тех случаях, когда компания арендует квартиру для своих работников у физлица или, например, покупается предмет интерьера у частного мастера. Чаще всего с физлицом составляется договор, в котором прописываются все обязательные реквизиты, в том числе данные для оплаты. Но если покупатель просит счет, то можно также воспользоваться нашим образцом, вставив свои реквизиты и данные покупателя.
***
В нашей статье мы рассмотрели обязательные и дополнительные реквизиты счета. Предложенный образец поможет бухгалтеру в работе при оформлении этого документа. Попутно мы поговорили о счете физлицу. А наши размышления о том, является ли счет первичным или вторичным документом, расставили все точки над «и» в обсуждении этого документа.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Документы».
Не допускайте ошибок!
Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.
- Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
- Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
- Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
- Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
- «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.
Заполнение основных полей
В верхней части счета размещают банковские реквизиты получателя платежа: название банка, корреспондентский счет, а также номер расчетного счета поставщика. Тут же указывается его наименование и ИНН, а для организации еще и КПП.
Затем следует название — «Счет на оплату», его номер и дата. Нумеровать счета можно по любой системе, поскольку никаких требований не установлено. Главное условие — чтобы это было понятно самому продавцу и не вызывало путаницы. Нумерация может быть сквозной с начала года или месяца, номер может включать буквенное обозначение, идентифицирующее контрагента, объект оплаты или что-либо еще.
Далее следует блок с информацией о поставщике и покупателе. В отношении каждого указывается наименование, полный адрес и контактный телефон.
Следующий блок обычно формируется в виде таблицы. В ней перечисляются товары и услуги к оплате. В отношении каждой позиции указывается порядковый номер, количество, единица измерения, цена и стоимость.
Под таблицей подводится итог — подсчитывается общая сумма по счету. Тут же нужно указать, входит или нет в нее НДС:
- если поставщик его платит, то чаще всего он включаются в цену. Делается запись «В том числе НДС» и указывается его сумма;
- если поставщик не платит этот налог, он делает запись «Без НДС» и вместо суммы ставит прочерк.
Счет — это платежный документ, который формируется продавцом и направляется покупателю с целью произвести взаиморасчеты по приобретенным товарам и оказанным услугам. В нем указываются условия сделки, определяя конкретные товары и услуги, а также порядок их приобретения. Счет можно выставлять как на основании заключенного договора, так и без его оформления.
Выставление счета на оплату и подписание его плательщиком, как правило, означает подтвержденное согласие последнего заплатить за приобретенные товары, услуги. Если приложить к расчету кассовый (товарный) чек, сделка будет иметь ту же юридическую силу, что и заключенный контракт.
Поставщик может оформить бумажный расчет либо сделать счет онлайн. По условиям договора или устной договоренности расчетная документация выставляется либо до момента получения покупателем товаров, услуг, либо по факту поставки.
В соответствии с действующим законодательством, продавец имеет право не выставлять счет на бумаге или онлайн. При взаиморасчетах достаточно будет указывать счет-фактуру, который сопровождает все операции, облагаемые НДС. Однако есть список ситуаций, при которых выставление счета на оплату (на бумаге или онлайн) является обязательным:
- В случае если заказчик рассчитывается с поставщиком на сумму, которая заранее неизвестна и в договоре не зафиксирована (например, услуги связи, коммунальные услуги, сервисное обслуживание).
- В случае предоплаты за товары и услуги.
На практике также нередки случаи, при которых компании приходится перевыставить счет. Это представляется возможным, когда товары или услуги получает одно учреждение, а оплату осуществляет другое (договор аренды, в рамках соглашения о комиссии или по поручению).
Для того чтобы перевыставить платежный регистр онлайн, в условиях договора надлежит прописать обязанность оплаты одного участника сделки по обязательствам другого.
Обязательные реквизиты
Прежде чем приступить непосредственно к заполнению документов на оплату, необходимо разобраться, какие реквизиты нужны для выставления счета. Так, СЧ нельзя относить к обязательной бухгалтерской документации. И можно подумать, что специальных требований к документу нет. Однако это не так.
Обратите внимание, что СЧ на оплату в некоторых случаях можно отнести к отдельным видам первичной документации. Следовательно, к реквизитам такой бумаги предъявляют следующие обязательные требования:
- Дата составления документа.
- Номер СЧ, заполняется по хронологии.
- Срок действия, если такой установлен условиями договора.
- Наименование и адрес сторон: получателя и плательщика денежных средств по счету.
- ИНН и КПП сторон.
- Банковские реквизиты организации-получателя, то есть куда отправить денежные средства.
- Наименование товара, работы или услуги, за которые производится расчет.
- Количество, объем, единица измерения, цена за единицу, общая стоимость в отдельности по каждому из наименований товаров, работ и услуг.
- Итоговая сумма, рассчитанная арифметически.
- Указание на НДС. Указать ставку и сумму налога, если организация является плательщиком НДС. Либо указать, что налог не применяется (без НДС).
- Наименование должности ответственного работника, его подпись и расшифровка.
Дополнительно можно указать реквизиты договора, если платежный документ выставляется на основании заключенного контракта.
Когда нужно выставить счет?
Счет выставляется в разных случаях. Как мы уже говорили, в случае, если договор подписан, тем не менее, в нем нет указания конкретных сумм, которые следует оплатить за предоставленные товары или же услуги, не указывается объем предоставленных услуг или же определенных товаров/исполнений, то в данной ситуации, основным документом, который будет определять необходимость оплаты, будет именно счет. Все дело в том, что чаще всего договора содержат в себе общие параметры и положения договорных отношений. По мере необходимости, при составлении такого документа, покупатель или же клиент отправляет запрос продавцу, продавец в свою очередь составляет счета, на основании конкретного запроса.
Также оформление счетов является основой проведения однократных покупок, при которых не составляется договор. Чтобы получить товары или же определенные услуги, потенциальный клиент должен произвести их оплату. Как вы понимаете, однократная покупка не сочетается с оформлением договора, так как составление данного документа в данной ситуации просто не имеет смысла.
Бывает и так, что клиенту крайне срочно нужны материалы, услуги или же товары. В данной ситуации, просто нет времени, чтобы оформить договор. Тогда, проводится оплата на основании счетов, продавец осуществляет нужную поставку, а договор о взаимоотношениях составляется позже.
Теперь становится понятно, что данный документ отражает в себе специализированный акт, который по сути включает в себя основание для проведения оплаты четко определенному продавцу от четко установленного покупателя. Обязанность продавца предоставить данный счет, и после его оплаты – товар или же услуги. Обязанность покупателя или же клиента, сделать оплату средств на основании предоставленного счета. Чтобы произвести все соответствующие действия, продавец должен иметь на руках не только образец платежного документа, но еще и расчетный счет, на который будут перечисляться средства.
Частые ошибки в процессе формирования счетов
Чтобы научиться правильно составлять счета, нужно изучить не только требования законодательства по данному вопросу, но еще и оценить все ошибки, которые чаще всего предприниматели и ООО совершают при составлении документа.
Среди распространенных ошибок стоит выделить те, которые связаны с расшифровкой подписи. Как правило, такие ошибки возникают в том случае, если счет составляется в бумажном варианте. На документе ставится обычно только подпись, хотя требуется предоставить персональные данные лица, которое составляло данный документ. В электронном варианте документа ставится цифровая подпись, что в разы облегчает структуру составления счета. Ведь в данной подписи содержится информация о том, кто ее ставит.
Также нередко возникают нарушения, которые основаны на несвоевременном предоставлении счета-фактуры. Определено, что данный документ должен быть предоставлен в течение четко установленного времени (пять дней) с момента осуществления действий по отгрузке товаров. Все дело в том, что вопрос счета-фактуры является весьма сложным, и если вы не желаете формирования существенных проблем в дальнейшем, то нужно сочетать день предоставления тех или же иных услуг, а также в случае отгрузки ранее заказанных товаров, с датой составления счета.
Помните также о том, что если счет-фактура не предоставляется в рассматриваемом (отчетном) периоде, за который заявляется вычет НДС, то также формируются существенные сложности и разбирательства. Отметим, что Минфин рекомендует заявлять соответствующие вычеты в том налоговом периоде, в котором данный счет был выставлен и оплачен. Так, вы исключите ряд ненужных сложностей. Чтобы исключить формирование такой проблемы на многих предприятиях осуществляется хранение квитанций и конвертов, ведение журналов по входящей почте и пр.
Счет-фактура формируется в двух вариантах. Один остается у продавца, второй передается покупателю. Бывает формирование такой проблемы, что на документе проставлены разные даты. Это происходит по причине возникновения определенных исправлений. Помните о том, что если экземпляры документа имеют определенные различия, то по сути, счет-фактура перестает быть доказательством проведенной сделки.
Также в налоговой службе указывают на то, что в документе должна быть одна подпись лица, которое оформляет документ. Наличие подписи руководителя и бухгалтера – это использование факсимильной подписи, соответственно, такие действия могут стать основой отказа в предоставлении вычета.
Также нередко возникают ошибки именно в оформлении шапки счета. Зачастую, неправильно указывается имя продавца или же данные о покупателе, адреса, данные счетов. Поэтому, особенно внимательно следует проверять именно банковские данные, так как они имеют самое важное значение.
Заметим, что если в счете-фактуре обнаружена определенная ошибка, она должна быть устранена в установленном порядке. Это значит, что неверный показатель должен быть аккуратно перечеркнут (ни в коем случае нельзя использовать корректор), после чего, вписываются правильные показания, указывается дата, когда изменения были внесены, и обязательным условием считается подкрепление изменений печатью предприятия, а также подписью руководства. Тут же нужно сказать о том, что вносить изменения в документ может исключительно та организация, которая занималась составлением счета. Другая сторона таким правом не обладает.