Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение номенклатуры в 1С 8.3». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кодовый идентификатор закрепляется за имуществом в момент постановки на учет и закрепляет его статус в качестве предмета, подлежащего инвентаризации. Номерное значение наносится различными способами: с помощью лакокрасочных средств, фиксации жетона, гравировки или штрихового кода. Возможны и другие варианты, соответствующие двум приоритетным критериям — невозможность быстрого удаления, и простота визуальной идентификации при проведении ревизионных мероприятий.
Для небольших предприятий может быть достаточной обычная последовательная нумерация. Если объекты разносятся между счетами бухгалтерского учета, логичным решением будет включить эту информацию в инвентаризационный номер: к примеру, если реквизиты БУ нематериального актива — 04, код подразделения — 11, а порядковое значение — 23, то итоговый идентификатор будет выглядеть как 041123.
При заполнении также допускается использование буквенных обозначений и сокращений, упрощающих расшифровку маркеров. В этом случае важно учитывать, что ТМЦ могут перемещаться внутри подразделений, поэтому при выборе номерной структуры следует избегать обозначений, способных затруднить инвентаризацию. Выбранный подход в обязательном порядке закрепляется в учетной политике, и подлежит строгому соблюдению.
Учет малоценных объектов в «1С:Бухгалтерии 8»
Номера изданий, выбывших из фонда ЦБС, не должны присваиваться другим, вновь поступающим изданиям.
Инвентарный номер карточке и учитываемому материалу не присваивается. При значительных поступлениях и направлении их в структурные подразделения ЦБС они учитываются так же, как и книги.
Инвентарный номер , присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации.
Инвентарные номера списанных с бухгалтерского учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по окончании года списания.
Инвентарный номер , присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации.
Инвентарные номера списанных с бухгалтерского учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по окончании года списания.
Инвентарный номер , присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации.
Инвентарные номера списанных с бухгалтерского учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по окончании года списания.
Итоговая запись к номенклатуре дел
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.
Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.
Как построить систему нумерации
Какие же именно сведения можно и нужно «закодировать» в инвентарном номере? Например, в нем можно отразить счет учета; номер амортизационной группы; код по ОКОФ; период принятия к учету (год, месяц); подразделение (филиал) или здание (корпус), в котором будет использоваться объект. То есть, по своей сути инвентарный номер может быть похож на ВИН автомобиля, в котором также зашифровывается вся информация, начиная от места и года выпуска и заканчивая комплектацией. И опять же по аналогии с автопромом, инвентарный номер может состоять не только из цифр, но и из букв. Например, буквами можно кодировать период принятия к учету, либо место расположения объекта.
Выбирая сведения, которые нужно закодировать в номере, надо помнить, что слишком сложная и (или) избыточная структура инвентарного номера неудобна для работы. Соответственно в номер нужно включать только те критерии, которые реально будут использоваться в работе. Ну и, конечно, составляя номер, нужно учитывать возможности применяемых в компании программных средств: смогут ли они поддерживать все «закодированные» в номере критерии.
Номенклатурный номер это инвентарный номер
Дата публикации 20.05.2020
При покупке основных средств стоимостью до 10 000 руб. они автоматически списываются на забалансовый счет 21. При этом согласно Инструкции № 157н инвентарная карточка не формируется и номер не присваивается. Отсутствие инвентарного номера (либо кода) на предметах создает трудности при инвентаризации и контроле за имуществом.
В программе «1С:БГУ 8» предусмотрено формирование номера на предметы стоимостью ниже 10 000 руб. Структура номера аналогична основным средствам стоимостью свыше 10 000 руб. Также в программе при внесении номенклатуры основных средств присваиваются коды (порядковые номера).
Можно ли использовать на забалансовом счете 21 номера, которые формируются в программе, и подписывать ими предметы? Если формировать инвентарный номер, то номера на всех основных средствах (стоимостью до 10 000 руб. и свыше 10 000 руб.) будут одной структуры. Это допустимо? Либо использовать порядковый номер и подписывать им?
Такие действия противоречат инструкции, но обезличенные предметы очень затрудняют учет и контроль. Объектов стоимостью до 10 000 руб. довольно много. Что можно сделать в этой ситуации?
При этом учреждение руководствуется законодательством, СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, а также учетной политикой органа-учредителя (п. 4 методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 31.08.2018 № 02-06-07/62480).
Учетная политика должна учитывать особенности деятельности учреждения, но не может противоречить нормативным правовым актам по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета. Поэтому полагаем, что вводить в учетную политику положения о порядке присвоения инвентарных номеров основным средствам, которые учитываются на забалансовом счете 21, некорректно.
Присвоение инвентарных номеров основным средствам, которые учитываются на забалансовом счете 21, в то время как Инструкция № 157н прямо указывает на их учет без инвентарных номеров, может рассматриваться как нарушение порядка учета нефинансовых активов на забалансовых счетах. См., например, Классификатор нарушений (рисков), выявляемых Федеральным казначейством в ходе контроля в финансово-бюджетной сфере, утв. Федеральным казначейством 19.12.2017 (код нарушения (риска) 030102010720-24).
Кроме того, если принять решение о присвоении инвентарных номеров основным средствам, которые учитываются на забалансовом счете 21, в одной структуре с инвентарными номерами основных средств, которые учитываются на балансе, номеров будет слишком много. Также будут разрывы в нумерации основных средств, которым по Инструкции № 157н должны присваиваться инвентарные номера.
Присвоение порядковых номеров основным средствам, учитываемым на забалансовом счете 21, не противоречит положениям Инструкции № 157н и СГС «Основные средства». По нашему мнению, их можно использовать и подписывать основные средства стоимостью до 10 000 руб.
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.
Инвентаризация заключается в фактическом подтверждении наличия у организации активов, заявленных в бухучете, т.е. в сверке фактических и учетных данных (ст. 11 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — закон о бухучете). Для проведения такой проверки каждому объекту заранее присваивается специальный инвентаризационный номер. Законодательство, регулирующее бухучет в коммерческих организациях, никаких особых требований к этим номерам не предъявляет. В результате бухгалтеры нумеруют объекты, что называется, как бог на душу положит, что, зачастую создает сложности при инвентаризации. Особенно если номера присваивал один главбух, а инвентаризацию проводит уже другой. Однако есть способы упорядочить эту сторону деятельности бухгалтерии, сделав учет объектов простым, удобным и прозрачным.
Документальное оформление
Ну и в заключение скажем несколько слов о документальном оформлении всех вышеприведенных правил. Как мы уже говорили, законодательно «бухгалтерская нумерология» никак не регламентирована. Это значит, что внедрить перечисленные правила организация может самостоятельно, утвердив соответствующий локальный акт.
Сделать это можно несколькими способами. Например, добавить соответствующий раздел в учетную политику организации, или сделать приложение к ней. Однако мы не рекомендуем использовать такой вариант, т.к. учетная политика подчиняется особым правилам в части внесения изменений и корректив (п. 6 и 7 ст. 8 закона о бухучете). Поэтому вносить в нее дополнительные положения не стоит, дабы не лишать себя свободы маневра.
Лучше, на наш взгляд, использовать другой вариант — внести правила нумерации объектов в Положение о проведении инвентаризации в организации. В таком документе правила нумерации будут смотреться вполне логично. Да и ознакомиться с ними не лишним будет не только бухгалтеру, но и любому сотруднику, включаемому в инвентаризационную комиссию.
Наконец, можно утвердить в организации и отдельный документ — Положение о порядке присвоения инвентарных номеров.
Алгоритм присвоения кодовых обозначений
Идентификаторы наносятся на товарно-материальные ценности ответственным сотрудником, в присутствии представителей отдельно учрежденной группы, занимающейся контролем поступления и выбытия активов. Основные критерии — видимость и читабельность, надежность, отсутствие возможности исправления, а также соответствие инвентарного номера образцу, определенному в рамках учетной политики организации.
Некоторые объекты обладают свойствами и характеристиками, не позволяющими произвести физическую маркировку, либо делающими ее нецелесообразной ввиду особенностей эксплуатации. В этих случаях рекомендации по ведению бухгалтерского учета предписывают занести в реестр описание и код, а также указать, что на самом предмете идентификатор отсутствует.
Гост присвоение наименования изделию
2.1а. Изделие
Единица промышленной продукции, количество которой может исчисляться в штуках или экземплярах (ГОСТ 15895-77)
Применительно к конструкторской документации изделием считается любой предмет или набор предметов производства, подлежащих изготовлению на предприятии (ГОСТ 2.101-68) .
2.1б. Изделие народнохозяйственного назначения
Изделие, разработанное и изготовленное для удовлетворения потребностей народного хозяйства, населения или экспорта (Справочник СРПП)
Изделие, разработанное по заданию Министерства обороны, к изделиям народнохозяйственного назначения не относится.
2.1в. Изделие производственно-технического назначения
Изделие, являющееся средством промышленного или сельскохозяйственного производства (Справочник СРПП)
Примерами средств промышленного или сельскохозяйственного производства служат оборудование, оснастка, приборы.
2.1г. Изделие народного потребления
Изделие для удовлетворения личных потребностей населения
К изделиям народного потребления относятся продукты питания, обувь, одежда, бытовые машины и т.д.(Справочник СРПП).
2.1д. Изделие для самостоятельной поставки
Изделие или его составная часть, которая разрабатывается по техническому заданию, а поставляется по техническим условиям
Поставка изделия представляет исполнение обязательств поставщиком по обеспечению потребителя или заказчика изделиями (Справочник СРПП).
2.2. Деталь
Изделие, изготовленное из материала одной марки без применения сборочных операций (ГОСТ 2.101-68).
2.3. Сборочная единица
Изделие, составные части которого подлежат соединению между собой на предприятии-изготовителе при помощи сборочных операций (ГОСТ 2.101-68)
2.4. Комплекс
Несколько специфицированных изделий взаимосвязанного назначения, не соединенных на предприятии-изготовителе при помощи сборочных операций (ГОСТ 2.101-68)
2.5. Комплект
Несколько изделий общего функционального назначения, как правило, вспомогательного характера, не соединенных на предприятии-изготовителе при помощи сборочных операций (ГОСТ 2.101-68)
2.8. Изделие установочной серии
Каждое из изделий первой промышленной партии, изготовленной в период освоения производства по документации, откорректированной по результатам изготовления и испытаний опытного образца или опытной партии (ГОСТ 2.103-68)
Установочная серия представляет первую промышленную партию, изготовленную в период освоения производства по документации серийного или массового производства с целью подтверждения готовности производства к выпуску продукции в соответствии с установленными требованиями и в заданных объемах(Справочник СРПП).
2.9. Освоенное изделие
Изделие установившегося промышленного производства выпускаемое предприятием в заданном объеме (Справочник СРПП)
2.10. Оригинальное изделие
Впервые разработанное изделие, примененное в конструкторской документации одного изделия
2.11. Примененное изделие
Ранее разработанное изделие, используемое в конструкторской документации другого изделия
2.12. Унифицированное изделие
Изделие, применяемое в конструкторской документации нескольких изделий
2.13. Стандартное изделие
Изделие, примененное по стандарту, полностью и однозначно определяющему его конструкцию, показатели качества, методы контроля, правила приемки и поставки
2.14. Типовое изделие
Изделие, принадлежащее к группе изделий близкой конструкции, обладающие наибольшим количеством конструктивных и технологических признаков этой группы (ГОСТ 3.1109-82)
2.15. Базовое, изделие
Изделие, которое является основной обязательной составной частью ряда изделий, отличающихся друг от друга выполняемой служебной функцией и конструкцией некоторых составных частей
2.16. Модификация изделия
Разновидность изделия из семейства изделий, создаваемых на основе изделия, принятого за базовое, с целью расширения или специализации сферы его использования (Справочник СРПП)
2.17. Модернизированное изделие
Изделие, разработанное взамен выпускаемого с целью улучшения значений основных показателей качества при частичном изменении его конструкции
Модернизации подлежат только устаревшие изделия.
Модернизированному изделию присваивается новое обозначение (Справочник СРПП).
2.17а. Разъемное изделие
Изделие, разборка которого происходит без нарушения целостности его составных частей
2.17б. Неразъемное изделие
Изделие, разборка которого происходит с нарушением целостности его составных частей
2.18. Изделие единичного производства
Изделие, выпускаемое единовременно или периодически отдельными штуками (Справочник СРПП)
2.19. Изделие повторяющегося единичного производства
Изделие единичного производства, периодически выпускаемое отдельными штуками при условии, что интервал времени между выпусками предыдущего и последующего изделий превышает ее производственный цикл
Под производственным циклом понимается интервал времени от начала до окончания производственного процесса изготовления или ремонта изделия (Справочник СРПП).
2.20. Изделие разового изготовления
Изделие единичного производства, единовременно выпускаемое в количестве одной или нескольких штук и непредусмотренное к повторному изготовлению (Справочник СРПП)
2.21. Изделие серийного производства
Изделие, принадлежащее к периодически повторяющимся партиям изготовляемых или ремонтируемых изделий (Справочник СРПП)
2.22. Изделие массового производства
Изделие, принадлежащее к непрерывно изготовляемым или ремонтируемым в течение продолжительного периода времени изделиям, характеризуемым большим объемом выпуска
Под объемом выпуска изделий понимается число изделий определенных наименований, типоразмеров и исполнений, изготовляемых или ремонтируемых предприятием или его подразделением в течение планируемого периода времени (ГОСТ 14.004-83).
Изделие серийного или массового производства изготовляется по документации окончательно отработанной, а производстве при помощи изготовления изделий по зафиксированному и полностью оснащенному технологическому процессу (ГОСТ 2.103-68).
2.23. Изделие основного производства
Изделие, изготовляемое для поставки
Изделия, предназначенные для поставки и одновременно используемые для собственных нужд предприятия, изготовляющего их, относят к изделиям основного производства (ГОСТ 2.101-68).
2.25. Годное изделие
Изделие, удовлетворяющее всем установленным к нему требованиям (ГОСТ 15467-79)
2.26. Дефектное изделие
Изделие, имеющее хотя бы одно несоответствие установленным к нему требованиям (ГОСТ 15467-79)
2.27. Комплектное изделие
Изделие, состав и средства обеспечения функционирования которого соответствуют требованиям, предусмотренным в стандартах, технических условиях и (или) договоре на поставку продукции
2.28. Новое изделие
Изделие, впервые изготовленное или модернизированное, характеристики качества которого соответствуют современному уровню развития техники (Справочник СРПП)
2.29. Устаревшее изделие
Изделие, характеристики качества которого не соответствуют современному уровню развития техники (Справочник СРПП)
2.29а. Технологическое изделие
Изделие, свойства которого обеспечивают возможность достижения оптимальных затрат труда, материалов, средств и времени при изготовлении, эксплуатации и ремонтах в заданных условиях
2.30. Обслуживаемое изделие
Изделие, для которого проведение технических обслуживаний предусмотрено в нормативно-технической и (или) конструкторской документации (ГОСТ 18322-78)
Под техническим обслуживанием понимается комплекс операций или операция по поддержанию исправного или работоспособного состояния изделия при использовании по назначению, ожидании, хранении и транспортировании (ГОСТ 18322-78).
Структура инвентарного номера
Указанная характеристика во многом зависит от внутренних потребностей компании:
- ее размеров;
- структуры и наличия подразделений;
- возможностей и ресурсов в процессе организации БУ.
Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:
- 04 — счет учета НМА;
- 03 — код подразделения, в котором находится объект;
- 02 — номер по порядку этого объекта в подразделении.
Получаем инвентарный номер 040302.
Допустимо и использование буквенных символов, сокращений наименований подразделений:
- «АХО» — для бухгалтерии и финансовой службы хозяйственной службы;
- «СКЛ» — склад и др.
Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.
Процедура должна быть в обязательном порядке зафиксирована в учетной политике компании.
По большому счету, к инвентарному номеру можно предъявить всего два требования: номер должен быть уникальным, а система нумерации должна быть упорядоченной.
Под уникальностью понимается присвоение одному объекту только одного неповторимого инвентарного номера. Проще говоря, один и тот же номер не может быть присвоен двум или более объектам и, наоборот, одному объекту не стоит присваивать два или более инвентарных номера. Причем, мы рекомендуем придерживаться этого правила даже если объект выбыл с балансового учета. Во избежание возможной путаницы лучше не присваивать номер выбывшего объекта новому. Ведь документация по выбывшему объекту продолжает храниться в организации, и смешение номеров может привести к ошибкам.
Что касается упорядоченности, то здесь речь идет о выстраивании их в некую систему, а не о создании номеров случайным образом. Это дает возможность бухгалтеру, не заглядывая в карточку объекта, по первым цифрам узнать его основные характеристики, что значительно ускоряет процесс инвентаризации и учета. Согласитесь, когда по номеру сразу ясно, что это за вид объекта, когда он приобретен и где расположен, это удобно.
Как построить систему нумерации
Какие же именно сведения можно и нужно «закодировать» в инвентарном номере? Например, в нем можно отразить счет учета; номер амортизационной группы; код по ОКОФ; период принятия к учету (год, месяц); подразделение (филиал) или здание (корпус), в котором будет использоваться объект. То есть, по своей сути инвентарный номер может быть похож на ВИН автомобиля, в котором также зашифровывается вся информация, начиная от места и года выпуска и заканчивая комплектацией. И опять же по аналогии с автопромом, инвентарный номер может состоять не только из цифр, но и из букв. Например, буквами можно кодировать период принятия к учету, либо место расположения объекта.
Выбирая сведения, которые нужно закодировать в номере, надо помнить, что слишком сложная и (или) избыточная структура инвентарного номера неудобна для работы. Соответственно в номер нужно включать только те критерии, которые реально будут использоваться в работе. Ну и, конечно, составляя номер, нужно учитывать возможности применяемых в компании программных средств: смогут ли они поддерживать все «закодированные» в номере критерии.