Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На сегодняшний день нет стандартного унифицированного образца приказа о служебном расследовании в отношении провинившегося работника. Предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри предприятия, исходя из его потребностей (в этом случае форма приказа должны быть утверждена в четной политике фирмы).
Приказ о расследовании должен включать в себя ряд основных сведений. Это:
- название компании-работодателя,
- персональные данные сотрудника: его должность, ФИО, информация о случившемся,
- ссылку на основание,
- сведения об ответственных за его исполнение лицах.
Также приказ обязательно должен быть пронумерован и датирован. Ставить печать на документе не обязательно, т.к. с 2016 года требование закона к юридическим лицам (как ранее и к ИП) о применении в работе штампов и печатей отменено.
С чего начинается служебное расследование
Основная задача работодателя при проведении служебного расследования состоит в том, чтобы доказать факт совершения дисциплинарного проступка, установить вину работника и ее степень, характер и размер причиненного вреда. Дополнительно определяются причины и мотивы совершения дисциплинарного проступка, смягчающие и/или отягощающие обстоятельства, возможности работодателя устранить и предотвратить такие нарушения трудовой дисциплины, меры по привлечению лиц к ответственности.
Перед началом официальной процедуры необходимо позаботиться о том, чтобы факт проступка был документально зафиксирован. Именно этот документ служит основанием для последующей проверки. Это может быть служебная записка руководителя подразделения, отдела и/или непосредственного начальника. Как правило, она составляется в бумажном виде (см. Образец 1), но может быть оформлена и в форме электронного документа.
Ответственность при дисциплинарном проступке
Решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принимается на усмотрение работодателя. Оно должно быть принято руководителем организации в течение трех дней с момента окончания расследования. Некоторые работодатели ограничиваются мягкими мерами воздействия: проведением бесед, выражением порицания и др. В ТК РФ предусмотрено три вида наказания: замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям. Другие взыскания к работнику применяться не могут, за исключением работников, в отношении которых действуют специальные уставы и положения о дисциплине труда (ч .5 ст. 189 ТК РФ).
Обязательному привлечению к дисциплинарной ответственности подлежат руководители организации или ее структурного подразделения либо их заместители за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения. Если факт нарушения был подтвержден в ходе проверки, должностное лицо должно быть привлечено к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения (ст. 195 ТК РФ).
Решение о дисциплинарном взыскании оформляется приказом (см. Образец 6), в котором определяются виновные должностные лица, наложенные взыскания и основания вынесенного решения.
Кто осуществляет проверку
Как было указано выше, служебное расследование проводится специальной комиссией. Состав таковой определяется руководителем. Однако нередко на предприятиях опираются на характер нарушения. Это позволяет полноценно рассмотреть вопрос и справедливо оценить ситуации. Например, когда работник причиняет компании материальный ущерб, то для проверки привлекается бухгалтер, а если речь идет о технике безопасности, то ответственный за таковую по приказу руководства.
Кроме того, на практике часто к проверке привлекают сотрудника службы безопасности. Это позволяет получить характеристику сотрудника, оценить действия такового с точки зрения защиты предприятия и так далее. При этом формируются такие правила практикой, в кодексе нет подробной регламентации того, кто именно должен быть членом комиссии.
Также следует сказать о том, что некоторые проступки условно предполагают комиссию. Речь идет о дисциплинарных нарушениях. Руководитель самостоятельно принимает решение, подтверждая таковое актом и приказом. Законодательством такой порядок не запрещен.
Когда проводится служебное расследование
При любом отклонении от нормального порядка, когда необходимо разобраться в произошедшем, выявить причины, виновников, определить последствия.
Как правило, такая проверка проводится в случаях:
- недостачи при инвентаризации;
- жалобы со стороны клиентов или персонала;
- нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора или должностной инструкции;
- нарушения локальных актов (правил техники безопасности, пожарной безопасности и т. п);
- разглашения коммерческой информации;
- нанесения материально ущерба организации или работникам;
- получения и дачи взятки;
- иных злоупотреблений.
Этот перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен любым работодателем по своему усмотрению.
Понятие служебного расследования на предприятии
Термин «служебное расследование» или «служебная проверка» в Трудовом кодексе РФ не приводится (в нем используется только «проверка», без дополнительных определений). Данный термин используется:
- в законах, регулирующих определенную сферу деятельности (например, «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ, далее — закон № 79);
- ведомственных нормативных актах, определяющих порядок служебных расследований в подчиненных ведомству организациях и органах (например, порядок проведения служебной проверки, утв. приказом МВД России от 26.03.2013 № 161, далее — порядок № 161);
- локальных актах, обязательных для работников конкретной организации (например, положение о порядке служебного расследования случаев несохранных перевозок грузов, являющееся приложением 2 к распоряжению ОАО «РЖД» от 27.09.2016 № 1962р).
Документооборот и порядок
При наличии оснований для проведения служебного расследования создаётся специальная комиссия для изучения обстоятельств, оценки размера ущерба и привлечения виновника. В состав включаются сотрудники подразделения, в котором допущено отклонение и представители соответствующих служб. Например, при выявлении недостачи, привлекаются сотрудники бухгалтерии, при установлении факта воровства специалисты службы внутренней безопасности, при получении взятки ответственные лица отдела по борьбе с коррупцией.
Что такое дисциплинарный проступок?
Согласно ст. 192 ТК РФ под дисциплинарным проступком понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Трудовые обязанности, в свою очередь, определены трудовым договором и должностной инструкцией и представляют собой (в соответствии со ст. 15 ТК РФ) трудовую функцию, которую работник обязан лично выполнять за плату, соблюдая правила внутреннего трудового распорядка.
Обобщая опыт работодателей, можно назвать следующие виды проступков, совершение которых потенциально влечет наложение взыскания:
- нарушение внутреннего трудового распорядка (опоздание, неявка на рабочее место, ранний уход с работы);
- невыполнение или некачественное исполнение работником трудовой обязанности (жалобы со стороны клиентов или персонала);
- любое нарушение трудового договора или должностной инструкции (несоблюдение сроков и порядка выполнения установленных обязанностей);
- нарушения иных локальных актов (правил техники безопасности и пожарной безопасности);
- причинение материального ущерба (порча, недостача или необоснованная трата материальных средств);
- злоупотребление правом (например, сокрытие работником временной нетрудоспособности на день его увольнения).
Если в действиях виновного лица имеются признаки состава преступления, возможно уголовное преследование по следующим статьям УК РФ:
- кража (ст. 158);
- мошенничество (ст. 159);
- присвоение и трата (ст. 160);
- коммерческий подкуп (ст. 204);
- злоупотребление должностными полномочиями и превышение их (ст. ст. 285 и 286);
- получение и дача взятки (ст. ст. 290 и 291);
- служебный подлог (ст. 292);
- халатность (ст. 293).
Пошаговая инструкция по составлению приказа
Распоряжение можно условно разделить на три структурные части: шапка документа, основная часть и подписи сторон. Начать следует с заполнения шапки. В ней необходимо будет указать реквизиты организации (полное наименование юридического лица с организационно-правовой формой и так далее). В этом смысле лучше использовать фирменный бланк предприятия, так как на нём уже изначально прописаны эти моменты.
Далее документу присваивается название (приказ о проведении служебного расследования) и выдаётся номер для внутреннего документооборота в рамках предприятия.
Сразу под названием пишется дата составления документа и населённый пункт. На этом заполнение шапки окончено.
Переходя к основной части, отмечаем причину проведения расследования и документ, который является основанием для его проведения (при наличии такового). Это может быть докладная записка на имя руководителя.
Ниже по документу начинаем по пунктам обозначать следующие моменты:
- распоряжаемся провести по факту случившегося инцидента служебное расследование;
- назначаем для этих целей специальную комиссию. В этом же пункте перечисляем полностью состав комиссии с указанием ФИО и должности каждого её участника;
- обозначаем крайние сроки проведения проверки (не более месяца), указываем какие именно документы необходимо будет предоставить по окончанию расследования;
- назначаем ответственное за проведение процедуры лицо. Именно этот сотрудник и будет отчитываться по факту окончания проверки.
Порядок проведения внутреннего служебного расследования
Существует определенная процедура, четко расписанная в ст. 193 Трудового Кодекса Российской Федерации, при соблюдении которой руководитель вправе наказать провинившегося работника.
При нарушении даже одного пункта такой процедуры уже сам провинившийся работник имеет право на обжалование действий управленца в судебном порядке, а также его привлечение к административной ответственности.
Для проведения расследования собирается специальная комиссия, назначенная отдельным Приказом. Первостепенная задача такой комиссии – выяснить все обстоятельства произошедшего, провести ряд бесед с возможными виновниками и свидетелями происшествия, осуществить подсчет причиненного ущерба, установить степень провинности сотрудников.
Служебное расследование может быть добровольно инициировано руководителем, либо, если было совершено правонарушение, проведено в обязательном порядке.
Сотрудник может избежать дисциплинарного наказания, если такое расследование не было проведено.
В комиссию должны войти, как минимум, три высококвалифицированных, грамотных сотрудника из разных подразделений. На практике, это юрист, инженер, экономист или бухгалтер, один из сотрудников внутренней службы безопасности. Помимо вышеперечисленных штатных единиц, руководитель организации также может стать членом данной комиссии.
Для фиксирования места совершенного происшествия во время проведения внутреннего служебного расследования законом не запрещается использование фото и видеосъемок.
В процессе проведения расследования всем задействованным в нем людям необходимо придерживаться нескольких принципов, таких как:
- беспристрастность;
- объективность;
- строгое следование внутренней регламентационной документации.
Порядок проведения расследования
При некоторых видах правонарушений проведение расследования является обязанностью работодателя, в других же случаях оно является добровольной инициативой руководителя. Если такое расследование не провести, то сотрудник в дальнейшем сможет обжаловать дисциплинарное наказание, которому был подвергнут.
Однако процедура расследования достаточно трудоемкая и ответственная, поэтому для нее отдельным приказом назначается специальная комиссия. Основная ее задача: выяснение обстоятельств случившегося, беседы с предполагаемыми виновниками, установление степени их вины, подсчет нанесенного организации ущерба.
В состав комиссии должно входить не менее трех человек из разных подразделений компании. Все они должны быть достаточно квалифицированными и грамотными специалистами, чтобы провести расследование качественно, на должном уровне, разобрав все мотивы, причинно-следственные связи и прочие обстоятельства. При этом действовать нужно предельно аккуратно, не допуская нарушения прав работников. Как правило, в комиссию включаются:
- представитель внутренней службы безопасности,
- юрист,
- сотрудник бухгалтерского отдела или экономист,
- технический работник, например, инженер и т.п.
В комиссию может входить и руководитель компании.
- В начале слева или справа (не имеет значение) пишется название организации с указанием ее организационно-правового статуса (т.е. ЗАО, ОАО, ИП, ООО), а также дата и номер документа.
- После этого посередине вписывается слово «Приказ» и чуть ниже коротко передается его смысл (в данном случае, «о служебном расследовании»).
- Сначала сюда вносится «предисловие», то есть информация о нештатной ситуации (нарушении, проступке и т.п.) и допустившем ее сотруднике, указывается дата инцидента.
- Затем отдельными пунктами пишется собственно приказ. Здесь назначается состав комиссии (указываются должности сотрудников предприятия, их фамилии, имена, отчества) с выделением председателя и рядовых членов, прописываются их цели и задачи, а том числе составление заключения о проведенном расследовании.
- Отдельным пунктом назначается ответственное за выполнение приказа лицо.
- После этого в документ вносится ссылка на основание (с его номером и датой).
- В завершении приказ подписывается руководителем, а также всеми упомянутыми в нем работниками.
Затем располагается основная часть приказа.
Законодательством отводится ровно один месяц на проведение расследования. Период определяется от даты издания приказа. Это установлено статьей 192 ТК Российской Федерации.
Время разбирательства может быть увеличено, если в период его проведения «обвиняемый» сотрудник находился в отпуске или отсутствовал по причине болезни.
Срок не может быть продлен более чем на 6 месяцев.
Если комиссия не сделала выводы до момента истечения срока, сотрудника нельзя привлекать к дисциплинарной ответственности, даже если в последствии итоговое заключение будет не в его пользу.
Если комиссия обнаружила достаточное количество фактов, доказывающих виновность работника, наказание к нему можно применить в течение 6 месяцев со дня оформления заключительного акта.
Порядок проведения служебного расследования
192 ТК РФ). Основные обязанности сотрудника изложены в трудовом договоре и в ст. 21 ТК РФ.
Служебное расследование в ТК РФ
В отличие от расследования, например, ДТП, который четко установлен Положением о порядке проведения служебного расследования ДТП, трудовой кодекс не предусматривает служебное расследование, как и понятие организации расследования. Однако привлечение сотрудника к дисциплинарной ответственности может приравниваться к порядку проведения расследования в компании. Согласно статье 189 ТК РФ последнее регламентируется правилами трудового распорядка внутри фирмы и/или специальным положением, инструкцией.
Процедура внутреннего расследования
Процедура внутреннего расследования начинается с обнаружения любым сотрудником или руководителем факта проступка работника.
Он должен быть документально зафиксирован в виде акта или служебной записки на имя директора компании. На основании этого документа назначается внутреннее расследование. Очень важно то, как и в какие сроки, руководитель получает такую информацию, так как в противном случае проведение расследования можно обжаловать в суде.
В течение суток после обнаружения факта проступка составляется приказ о проведении внутреннего расследования. Только непосредственный руководитель работника, который совершил проступок, может подписать этот приказ и принять решение о назначении комиссии. В ее состав должны входить не менее трех компетентных и не заинтересованных сотрудников предприятия, которые будут вести протокол служебного расследования.
Приказ не имеет по ТК РФ какой-то специальной формы и поэтому пишется в произвольной форме.
В завершении расследования комиссия предоставляет руководителю рапорт, в котором должны быть указаны результаты внутреннего расследования, а именно
- виновные лица и степень их вины,
- причины и условия совершения нарушения,
- рекомендуемые меры наказания,
- рекомендации по исключению подобных инцидентов.
Проведение расследования в компании должно осуществляться в максимально короткие сроки, чтобы не запятнать репутацию честного работника и не дать скрыть следы проступка провинившемуся.
Служебное расследование по Трудовому кодексу: алгоритм
1. Создание комиссии и издание приказа. Обычно в комиссии состоит не меньше 3 человек: например, юрист, экономист и кадровый работник.
2. Непосредственная работа комиссии с изучением всех сторон дела, сбором доказательств, опросом свидетелей и т.д.
3. Если известен виновный сотрудник, он пишет объяснительную записку.
4. Подготовка акта расследования и его подписание всеми участниками разбирательства.
При расследовании устанавливаются обязательные моменты, без которых взыскание ущерба невозможно:
- причинен ли фактический ущерб и в каком размере,
- наличие материальной ответственности по статье 239 ТК РФ,
- присутствие виновных действий или бездействия работника,
- наличие связи между действиями (бездействием) работника и наступившими последствиями.
Фактически, служебное расследование – это непосредственная процедура изучения материалов дела, которые доказывают виновность нарушителя.