Дело святое: как правильно учесть представительские расходы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дело святое: как правильно учесть представительские расходы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».

Налоговый учет представительских расходов

В целях уменьшения налога на прибыль (в составе прочих расходов) норма признания представительских расходов (данная статья затрат нормирована) не должна превышать 4% от расходов на оплату труда за отчетный налоговый период, в котором совершалось мероприятие. «Входной» НДС принимается к вычету в сумме признания представительских расходов для учета налогообложения прибыли. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.

В каких случаях расходы не относятся к представительским?

Пунктом 2 ст. 264 НК РФ прямо предусмотрено, что не признаются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Например, если после официальной части приема учреждение проводит развлекательную программу для участников (прогулка на теплоходе, выступление артистов, фуршет), то понесенные расходы нельзя включать в базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

В случаях, когда официальные приемы делегаций продолжаются несколько дней, в течение которых учреждение несет расходы по обеспечению делегации завтраками, обедами и ужинами, не носящие официального характера, такие расходы не относятся к представительским и должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников (Письмо Минфина РФ от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157).

Следует заметить, что расходы должны быть связаны с организацией переговоров с представителями других компаний, поэтому не следует учитывать для целей налогообложения затраты на переговоры с представителями (должностными лицами) своих же филиалов и подразделений. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС ВСО от 11.08.2006 по делу № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1.

Перечень представительских трат

Если же говорить конкретнее, то под расходами на официальный прием понимаются траты непосредственно на его проведение, т. е. на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия. Получается, что деловое мероприятие может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед в ресторане носил деловую направленность. Более того, при должном оформлении представительским мероприятием может являться и ужин в ресторане, в том числе с потреблением алкогольных напитков (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Стоимость алкоголя чиновники разрешают также относить к представительским расходам (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

Что касается расходов на обслуживание приглашенных лиц, которые также относятся к представительским расходам, то под ними подразумеваются не абсолютно все расходы, а только:

• на транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

Соблюдение разумности при оформлении расходов в представительские траты

В одной компании практически каждая «деловая» встреча проводилась поздно вечером в ресторанах, в чеках фигурировало приличное количество спиртного (что формально вроде как не запрещено), а в отчете по представительским расходам в качестве результата переговоров значилось что-то вроде «достигнута договоренность по ряду ключевых моментов». Причем чеков зачастую бывало несколько, последние из них — исключительно на виски, коньяк, кальян и т.п.

Хотя каждая такая встреча и оформлялась полным комплектом документов, но все они были как под копирку, а время и суммы на чеках ресторанах как-то мало вписывались в понятие деловых мероприятий. Формально порядок соблюден: алкоголь чиновники разрешают относить на представительские расходы, все необходимые документы имеются, про результаты встречи в них сказано. Но по факту все выглядит попыткой оплатить личный досуг директора за счет компании. Проверяющие легко усматривают нарушения в подобных ситуациях.

Или другой пример. Первые лица компании частенько проводят деловые встречи на заграничных курортах. При этом на встречах присутствуют представители российских компаний, а не иностранных. Формально тоже – никаких нарушений нет, ведь в НК РФ не сказано, что встречи должны происходить исключительно на территории России. Более того, там даже сказано «независимо от места проведения мероприятий». Однако у налоговых органов могут возникнуть претензии, как, например, это было в споре, рассматриваемом в постановлении ФАС Московского округа от 27.09.2013 по делу № А40-5827/13-115-13. Правда, в этом споре выиграла компания.

В таких ситуациях компании должны помнить о налоговых рисках, потому что налоговики с большей вероятностью признают такие расходы необоснованными. Причем риски возникают не только по налогу на прибыль, но и по НДФЛ и страховым взносам.

То, что в ряде случаев судебная практика на стороне компаний, безусловно, радует. Но далеко не все компании готовы судиться с налоговиками. А не учитывать сомнительные представительские расходы вовсе не самый подходящий вариант, поскольку в таком случае организация фактически дарит бюджету деньги, хотя имеет законное право уменьшить свою налоговую базу на представительские расходы.

Поэтому в целях минимизации налоговых рисков рекомендуем делать следующее:

• составлять протоколы встреч, где подробно описывать все моменты и договоренности, достигнутые в ходе переговоров;
• составлять списки приглашенных лиц и наименования сторонних организаций, участвующих в мероприятии (он может отдельно не составляться, а указываться, например, в отчете о представительских расходах по проведенным мероприятиям);
• убедиться, что количество персон, прописанное в договоре на проведение мероприятия, соответствует количеству участников деловой встречи (например, если заключается договор на ресторанное обслуживание, в котором указывается количество обслуживаемых персон);
• проверять, чтобы положения оформляемых документов не содержали указание на развлекательный характер (например, избегать слов баня, бассейн, корпоративы, артисты и т.п.).

Учёт представительских издержек

О представительских расходах как таковых мы говорим в рамках налогового учёта. В бухгалтерском такие издержки принимают за затраты по обычным видам деятельности бизнеса.

Когда мероприятие организуют ради увеличения прибыли, издержки проводят в учёте по дебету 44. Когда цели деловой встречи не связаны преимущественно с прибылью, затраты можно провести по счетам 20, 26.

Например, издержки оформляют так:

Д/т	К/т	Операция
44 (20, 26)	60 (76)	Учёт издержек
19	60 (76)	Выделение НДС по издержкам
68	19	Принятие НДС к вычету в рамках затрат, учтённых в прибыли
60 (76)	51 (71)	Оплата услуг или продукции, приобретенных для официального мероприятия

Что насчет «физиков»?

Как вы сами понимаете, вышеупомянутые примеры касаются юридических лиц или же их представителей. Однако в нашей стране функционирует множество компаний, которые оказывают услуги или же реализуют товары преимущественно физическим лицам. Бизнес, функционирующий в плоскости B2C, разве лишен возможности тратить деньги на представительские расходы? Может, при чем вполне реально. Если отталкиваться от писем Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351, компания-поставщик имеет право тратить определенные суммы на эти цели при условии, если она (компания) ведет официальные деловые переговоры с физическим лицом с целью начала дальнейшего сотрудничества. Насколько бы данная формулировка не показалась прозрачной, из нее практически ничего не становится понятно. Как говорил Мюллер из «Двенадцати мгновений весны»: «Ясность – это одна из форм полного тумана». Как раз этот афоризм отражает суть написанного в НК РФ о представительских расходах. Вот, скажите, что значит «официальные деловые переговоры»? Может, под ними подразумевается обязанность физического лица надеть строгий костюм и направиться прямиком в офис компании? К сожалению, нормативная база не дает на этот счет прямого ответа, а также судебная практика настолько разрознена в этом вопросе, что даже приводить что-либо в пример нет объективного смысла. Так или иначе, ФНС практически никогда не сможет узнать о том, кто и во что был одет во время деловой встречи, а также и о месте, где она проводилась. Будем считать это существенным подспорьем для директоров тратить деньги на подобные нужды без оглядки на Букву Закона.

Май 2023

1 2 3 4 5 6 7

8 9 10 11 12 13 14

15 16 17 18 19 20 21

22 23 24 25 26 27 28

29 30 31

Образец отчета о представительских расходах

В отчет о представительских расходах необходимо включить:

• дату и место проведения официального приема;

• цель мероприятия;

• результаты, достигнутые по его итогам. Например, можно указать номера и даты заключенных договоров;

• список приглашенных физических лиц, организаций и их представителей, принимавших участие в деловом ужине или обеде;

• список сотрудников компании, участвовавших в мероприятии;

• виды и размеры понесенных трат. Удобнее всего такие данные включить в таблицу. В первой графе указать порядковый номер вида трат, во второй – название вида затрат, в третьей – запланированную сумму издержек в соответствии со сметой, в четвертой – размер фактических трат, в пятой – реквизиты документов, подтверждающих расходы.

Документ подписывает сотрудник или сотрудники, отвечающие за проведение мероприятия, и утверждает руководитель компании.

Особенности учета представительских расходов

Представительские расходы учитываются при расчете налога на прибыль с учетом ограничений, так как относятся к нормируемым расходам и уменьшают налоговую базу в пределах 4% от расходов на оплату труда.

Бухгалтерские записи будут выглядеть так:

• Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетному лицу через кассу или перечислены на карту;
• Дт 26 (44) Кт 71 — отражение представительских расходов;
• Дт 19 Кт 71 — учет НДС по представительским расходам через подотчетника.

Если представительские расходы совершены через приобретение товаров (работ, услуг) у сторонней организации, в бухучете отразите их так:

• Дт 60 Кт 51 — перечислены деньги поставщику;
• Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги (товары);
• Дт 19 Кт 60 — выделен НДС по полученным товарам (работам или услугам).

Как отразить представительские расходы в учете

В бухучете представительские расходы включаются в состав расходов по обычным видам деятельности. Это следует из разд.II Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н. А в целях налогообложения прибыли такие расходы считаются прочими (пп.22 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ). При этом они принимаются не в полном размере, как в бухучете, а в пределах нормы, установленной в п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ: в размере, не превышающем 4 процентов от расходов турфирмы на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Различие в признании представительских расходов в бухгалтерском и налоговом учете обусловливает необходимость применения Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н. Согласно п.4 этого ПБУ, превышение фактических расходов, учитываемых при формировании бухгалтерской прибыли, над расходами, принимаемыми для целей налогообложения, по которым предусмотрены ограничения, рассматривается как постоянная разница. Однако в течение календарного года (налогового периода) эта разница, по сути, является временной, поскольку может быть уменьшена или полностью устранена в последующие отчетные периоды.

Пример. В августе 2004 г. генеральный директор турфирмы «Вояж», участвуя в рекламном туре по Италии, начал деловые переговоры с директором итальянской турфирмы Viaggio. Для этого он пригласил директора турфирмы Viaggio в ресторан, оплатив счет за ужин в размере 250 евро корпоративной банковской картой. Курс евро, установленный Центральным банком РФ на дату списания денег с банковской карты, составлял 34,35 руб., а на дату утверждения авансового отчета директора — 34,50 руб.

В сентябре 2004 г. турфирма «Вояж» принимала представителей турфирмы Viaggio в России, чтобы завершить ранее начатые переговоры. Расходы турфирмы «Вояж» на аренду автомобиля по доставке партнеров в ресторан на официальный прием и обратно в гостиницу обошлись в 5900 руб. (в том числе НДС — 900 руб.). Счет за ресторан, сумма которого составила 35 000 руб., был оплачен при помощи корпоративной банковской карты. Для проведения переговоров турфирма наняла переводчика, заплатив ему 6000 руб.

Что включается в представительские расходы?

В п. 2 ст. 264 НК РФ регламентирован перечень расходов, относимых к представительским при расчете налога на прибыль. По сути, эти расходы — затраты по организации официальных приемов и обслуживанию приглашенных персон, а также расходы на заседания руководящих органов хозяйствующего субъекта.

В представительские расходы часто включают затраты на организацию мероприятия, к примеру, проведение обеда или ужина и пр. Таким образом, мероприятие может проводиться в общественном месте (ресторане, кафе), и при этом главное — иметь подтверждение, что мероприятие имеет деловую направленность.

Важно! Если подтвердить, что мероприятие имеет деловую цель, то в случае потребления алкоголя за ужином его стоимость также можно включить в представительские расходы (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 г. № 03-03-06/1/3120).

В представительские расходы разрешено включать и затраты на обслуживание приглашенных персон. К ним относятся конкретные затраты на:

• транспортировку к месту мероприятия и обратно;
• обслуживание при осуществлении переговоров;
• оплату приглашенных переводчиков, если они не входят в штат хозяйствующего субъекта.

Программа мероприятия

Многие фирмы предпочитают дополнять рассмотренный нами комплект документов также программой официального мероприятия.

Данный источник может включать:

• наименование (например, «Программа делового завтрака»);
• формулировки, отражающие цель проведения официального мероприятия;
• дату или период, место проведения мероприятия;
• перечни участников мероприятий с тем или иным статусом;
• перечни партнерских организаций или физлиц, к которым хозяйствующий субъект планирует обратиться в целях получения услуг по переводу, транспортных и иных услуг.
• Ф. И. О., должности, подписи лиц, ответственных за проведение мероприятия.

Учет и оформление представительских расходов

Установленные партнерские отношения важны для каждой компании. Они не станут такими же, работа над ними является важным элементом стратегии управления компанией. Во время переговоров, встреч, встреч, усыновление происходит. Затраты на эти события являются серьезной позицией в расходах.

Налоговые органы очень тесно проверяют эти типы расходов, поэтому стоит соответственно контролировать их урегулирование и документ.

Мы обнаруживаем, какие затраты могут быть применены к этому типу расходов, и которые нельзя пренебрегать этим счетом, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить этот предмет в бухгалтерском учете и налоговом учете. Мы также размышляем о текущих законодательных изменениях по расходам на гостиничные услуги и их тенденции на ближайшее время.

Что относится к представительским расходам?

В соответствии с первым абзацем пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса к представительским расходам могут быть отнесены:

1. Затраты на организацию и проведение официальных мероприятий для различных представителей: презентаций, конференций, деловых завтраков или обедов и так далее. Никаких указаний относительно места и времени проведения приёма в Налоговом кодексе не содержится: это может быть производственный цех, офис компании, кафе, ресторан или бизнес-центр, утром, днём или вечером, в будни или выходные. Критерия всего два: заявленные расходы несет сам налогоплательщик (не филиалы и не третьи лица), а мероприятие носит сугубо официальный характер — никаких дружеских встреч не допускается. В соответствии со вторым абзацем того же пункта той же статьи к представительским не относятся расходы, связанные с организацией отдыха, развлечений или лечения гостей. Поэтому, чтобы избежать проблем с налоговым инспектором, следует остерегаться проведения встреч в заведениях явно развлекательной направленности вроде кинотеатров, бань и саун, а также в санаториях — если только учреждение не принадлежит самому налогоплательщику. В последнем случае проведение приёма на своей территории совершенно оправдано и не может служить основанием для отказа в учёте представительских расходов. Кроме того, в статью нельзя включать траты на приобретение сувениров и дипломов, оформление помещения для встречи и дополнительные развлекательные мероприятия, непосредственно не связанные с официальным приёмом.
2. Затраты на доставку представителей к месту проведения встречи, где бы оно ни находилось, и обратно. В виду (согласно Письму Министерства финансов №03-03-06/1/796 от 1 декабря 2011 года) имеются только расходы на перевозку гостя из точки текущей локации в конечную: включать в статью железнодорожные, авиа- или автобусные билеты, такси до гостиницы и проживание в ней (и тем более оформление визы) нельзя.
3. Затраты на приобретение продуктов и напитков, предлагаемых представителям во время официальной части приёма, вне зависимости от времени суток и места проведения. Включать в статью расходы на алкоголь как часть угощения можно, а вот на продукты, предлагаемые вне мероприятия (даже если гости уже сидят в приёмной) — не разрешается.
4. Затраты на оплату труда переводчика для обеспечения должного качества общения с представителями — иностранными подданными. Включать расходы в статью представительских можно, если переводчик не состоит в штате организатора приёма: своих сотрудников в отчёте учитывать нельзя.

В 1 квартале 2021 года компания провела переговоры с деловыми партнерами и потратила на них 100 тыс. руб. без учета НДС. ФОТ организации за 1 квартал составил 1,5 млн руб. Поэтому в 1 квартале компания смогла списать на расходы для налога на прибыль только часть затрат на переговоры в сумме:

З = 1,5 млн руб. х 4% = 60 тыс. руб.

Во втором квартале представительских расходов у организации не было. ФОТ компании за полугодие составил 3,5 млн руб. Норматив 4% от этой суммы превысил расходы на переговоры в 1 квартале:

Н = 3,5 млн руб. х 4% = 140 тыс. руб.

Поэтому по итогам полугодия компания смогла списать на расходы по налогу на прибыль все 100 тыс. руб., затраченные на переговоры в 1 квартале.

Какие расходы считаются представительскими для целей налогообложения?

Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и им посвящены две нормы – пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ, в которых раскрывается понятие таких расходов, дается их перечень.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

В данной норме приведен перечень расходов, относимых к представительским:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

• расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

• расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;

• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Похожие записи:

• Учет экспортно-импортных операций
• Страховой стаж для больничного листа
• Автокредиты по программе «Первый автомобиль»