Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отразить передачу товаров на ответственное хранение в 1С?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Наконец мы приблизились к основной части нашей статьи – примеру. За основу мы взяли ранее общеприменимую форму МХ-1. Надо сказать, что этот документ хоть и не особо труден, но имеет некоторые тонкости и нюансы, на которых стоит акцентировать внимание. Воспользовавшись нашими рекомендациями и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда создадите свой акт.
Документооборот по передаче товаров на ответственное хранение
В рамках механизма по передаче товаров на ответственное хранение предусмотрены следующие документы:
- Передача товаров хранителю.
- Поступление товаров от хранителя.
- Выкуп товаров хранителем.
- Списание товаров у хранителя.
Поддерживаемые сценарии в рамках механизма по передаче товаров на ответственное хранение:
1. Передача товаров хранителю:
- Заказ клиента (использование не является обязательным).
- Передача товаров хранителю.
2. Передача товаров хранителю для продажи с последующим выкупом:
- Заказ клиента (использование не является обязательным).
- Передача товаров хранителю.
- Выкуп товаров хранителем – если хранителю переданы собственные товары.
- Выкуп товаров с хранения – если хранителю переданы товары, ранее принятые на ответственное хранение.
3. Возврат хранителем ранее переданных ему товаров:
- Заявка на возврат товаров (использование не является обязательным).
- Поступление товаров от хранителя.
4. Списание хранителем ранее переданных ему товаров:
- Списание товаров у хранителя – списание товаров, переданных на хранение.
- Если хранителю переданы товары, ранее принятые на ответственное хранение, то необходимо отчитаться перед поклажедателем и оформить Выкуп принятых на хранение товаров или Списание товаров с хранения, какой оформлять документ зависит от настройки, заданной в договоре с поклажедателем.
Список зарегистрированных документов по передаче товаров на ответственное хранится в рамках рабочего места Продажи – Продажи — Документы продажи (все).
Комплексный подход предполагает осуществление следующих действий:
- Выгрузка вручную или с помощью электропогрузчиков. Производится все бережно, поскольку целостность груза уже полностью зависит от принимающей стороны.
- Приемка. Она заключается в сверке фактического количества с номенклатурой и в контроле за упаковкой и прочими характеристиками.
- Размещение и каталогизация. В зависимости от типа товара он может быть помещен разными способами на полки, в контейнеры. Информация о местонахождении на складе обязательно заносится в картотеку.
На этом услуга еще не полностью оказана, требуется также осуществить передачу. Что значит выдача ТМЦ из-под ответственного хранения:
- Составление заявки от владельца, ее проверка.
- Комплектация. Если в ходе этого этапа требуется, то проводится маркировка, упаковка и дополнительные фасовочные действия.
- Подготовка партии к отправке — нанесение штрих-кодов, оформление сопроводительной документации.
- Погрузка. Транспорт, как правило, подгоняет сам клиент. Однако часто это предложение приходит от логистических компаний, поэтому отгрузка плавно перетекает в транспортировку.
Если рассматривать не договоренность, а обязанность, возникающую между двумя сторонами торговых отношений по статье 524 ГК РФ, то этапов несколько меньше, они, как правило, ограничиваются приемкой и выгрузкой, размещением, а затем погрузкой без дополнительных манипуляций с грузом.
Когда принимать на хранение необязательно
Переходя в сферу обязательств между продавцом и покупателем, рассмотрим ситуацию, в которых потребитель может отказаться от ответхранения по закону:
- Грубое несоответствие ассортимента партии договору.
- Расхождения в количестве, при этом поставщик находится при заключении сделки и готов сразу забрать неоплаченные излишки.
- Если товар не только не соответствует прописанным в контракте условиям, но и требует особенного обращения при складировании, например, это медикаменты или скоропортящиеся продукты. Если затраты на транспортировку окажутся ниже, чем на обеспечение специальных требований, то стоит сразу произвести возврат.
Какие факторы влияют на стоимость хранения?
Стоимость услуги складывается из нескольких факторов:
- Количество сохраненных грузов. Организация склада и работа, которая на нем ведется, зависит от количества хранимых товаров. В связи с развитием интернет-торговли, увеличением заказов онлайн загруженность складских помещений постоянно растет, ведь нужно складировать все большее количество товаров.
- Размеры нагрузки. Тип хранимых грузов, их характеристики и размер существенно влияют на стоимость услуги. Если товар требует установки специальных складских решений, например, консольных стеллажей, предназначенных для хранения нестандартных продуктов, – стоимость возрастет. Стандартно упакованный груз одинакового размера обрабатывается и размещается быстрее – соответственно, хранить его дешевле.
- Сезонность. Внезапные всплески спроса в определенное время года могут повысить нагрузку на склады. Чаще всего это происходит в канун больших праздников, например, Нового года, Рождества, Восьмого марта. В таком случае распределительный центр может повысить цену за услугу.
- Комплектация заказа. Комплектование заказа и его отправка – один из наиболее важных складских процессов, в том числе с точки зрения затрат. Это влияет на способ размещения, необходимое оборудование для погрузки и отправки (выбор стеллажных систем, использование погрузчиков, комплектация).
- Расположение склада. Расположение склада существенно влияет на затраты. Чем ближе объект к городским районам или районам с распределительными центрами, тем выше цена услуги.
Обязательна ли именно такая форма
С 2013 года все унифицированные формы потеряли первостепенное значение. Они остались обязательными для использования только в исключительных случаях, предусмотренных законом. Но форма М-35 к этим исключениям не относится. Акт об оприходовании материальных ценностей после сноса здания может быть составлен в любой удобной для организации формой.
Единственным принципиальным моментом остается тот нюанс, что любую собственноручно созданную форму необходимо заносить в учетную политику компании отдельным приказом руководителя. Поэтому, если такой процесс в компании происходит впервые, необходимо позаботиться о том, чтобы к моменту подписания акт уже значился в учетной политике в качестве разработанного документа.
Причем использовать можно как унифицированную, так и собственную форму бланка. Малейшие изменения и дополнения унифицированной формы делают ее уже самостоятельно разработанной.
Что содержится в акте приема-передачи
Лица, ответственные за оформление данного акта, должны позаботиться о том, чтобы он был составлен в дух экземплярах. Соответственно, каждый из них предназначен для одной из сторон. Чтобы была возможность решать споры через суд, необходимо позаботиться о правильном оформлении документа. Для этого здесь понадобится указать определенную информацию:
- название документа;
- место и дату оформления сделки;
- подробная информация об участниках сделки. Для юрлиц указываются реквизиты;
- если акт сопровождается договором, укажите информацию и о нем;
- данные об имуществе, его состояние, количество и качество;
- если имеются дефекты, они также должны быть внесены в документ;
- если имущество арендуется на определенный период, его нужно указать. И вообще, здесь указываются все сроки, которые обе стороны должны соблюдать;
- если имеются претензии по качеству и количеству ценностей у принимающей стороны, они вносятся в документ;
- при наличии печатей они проставляются в документе;
- укажите название операции, которая сопровождается оформлением данного акта;
- информация о конкретном человеке, который является ответственным за передачу ценностей;
- информация о лице, получающем имущество;
- указывается количество составленных экземпляров. Как правило, их два. Но, если в этом возникает необходимость, их количество может быть увеличено;
- необходимо указать стоимость передаваемого имущества.
Стоит отметить, пункт, предназначенный для указания претензий, является обязательным. Ведь в будущем владелец имущества имеет право потребовать возмещения ущерба, если он будет причинен имуществу. Нередко акт составляется при приеме-передаче не одной единицы имущества, а в отношении целой группы материальных ценностей. Этот факт также обязательно должен быть указать в документе.
В чем конечная цель перевода документов в электронный вид? Ведь не только в том, чтобы идти в ногу со временем? Разумеется, переход на ЭДО позволяет выстроить процессы таким образом, чтобы любые операции производились в один клик (в идеале), люди не растрачивали время на работу с бумагой, кадровые и финансовые ресурсы были оптимизированы. Уже сегодня через сервисы обмена отправляют и получают множество видов документов, в том числе и акты МХ. Но даже несмотря на это, процент «идущих в ногу со временем» компаний остается мал. Причин несколько: кто-то не в курсе, что можно перевести некоторые виды документов в электронный вид; кто-то все еще опасается ЭДО; кто-то просто привык работать с бумагой и не спешит менять устои.
Тем не менее, деловой мир делает попытки и шаги навстречу цифровому будущему, и как показывают примеры Levi’s и Askona, даже специфические процессы могут быть автоматизированы.
Как правильно заполнить акт передачи на ответственное хранение в 2023 году?
Как уже было сказано, в этих целях рекомендуется заполнять именно бланк МХ-1. С первого взгляда может показаться, что здесь не может возникнуть каких-либо сложностей. Но документ все-таки имеет определенные нюансы, о которых следует помнить.
Чтобы можно было самостоятельно оформить данный документ, следует рассмотреть поэтапное его заполнение:
- в верхней части документа указываются сведения о стороне, которая принимает имущество. Здесь прописываются юридический и фактический адреса, правовая форма;
- ниже указывается конкретное подразделение. Именно здесь материальные ценности будут храниться. Нелишним будет указать условия и место хранения;
- подобным образом описывается и компания, которая передает имущество. Указывается ФИО руководителя компании, а также проставляются коды ОКПО;
- так как этот акт является дополнением основного документа, необходимо указать сведения о нем. Например, это может быть договор. Прописывается его номер и дата составления;
- ниже пишется название документа, и проставляется дата его оформления. Кроме этого, акту должен быть присвоен номер;
- также здесь должна быть указана суть документа, а именно, прием на хранение. Отмечается срок и точное место хранения.
Ниже идет основная часть, которая представлена в виде таблицы. В соответствующих графах указывается название имущества, его характеристики, количество. Если материальная ценность будет повреждена или уничтожена, компания, отвечающая за хранение, должна будет возместить ущерб.
Именно поэтому в таблице имеются графы, в которых указывается стоимость имущества.
Примеры употребления на «Секрете»
«Если правоохранители изъяли готовую продукцию, в некоторых случаях могут её уже не вернуть. Большие партии товара подлежат описи, осмотру и передаче на ответственное хранение в соответствующие организации. При этом выбирают их сами сотрудники МВД».
(Старший партнёр адвокатского бюро «Юрлов и партнёры» Тимофей Ермак о том, что делать, если у компании изымают имущество.)
«Чаще всего кошек и собак арестовывают, но при этом оставляют их хозяевам «на ответственное хранение». Арестованных животных нельзя дарить — только продавать с целью последующей выплаты долга».
Детальное описание процедуры оформления договора
Договор и перечень операций – ключевые документы при оформлении груза на ответственное хранение, обеспечивающие логистической компании право помещения груза на склад.
В процессе оказания услуг дополнительно оформляются следующие документы:
- накладная на прием товарно-материальных ценностей (далее ТМЦ);
- накладная на выдачу груза;
- платежное поручение или квитанция, подтверждающая оплату услуги ответственного хранения и вспомогательных процедур;
- акт на бракованные изделия, выявленные среди ТМЦ;
- акт результатов инвентаризации;
- акт утилизацию отходов.
Пояснения по использованию каждой формы квитанции
Если внимательно изучить гражданский кодекс РФ, то ст. 912 находится в § 2 «»Хранение на товарном складе»», глава 47 относится к «»Хранение»», а ст. 887 прописана в § 1 «»Общие положения о хранении»». Поэтому следует обязательно соблюдать вышеуказанные буквы закона, и, следовательно, заполнять форму МХ-1. При этом если этот документ подписал хранитель, то форма и будет тем документом, который оговаривает п. 2 ст. 887 ГК РФ. Этого достаточно для того, чтобы передачу на ответственное хранение товара, произошло юридически правильно в соответствии с законом. Сам же товар будет собственностью покупателя после полного расчета за услуги.
Если же товар передается только на хранение, и не может стать собственностью хранителя, нужно руководствоваться ст. 912 ГК РФ. Это положение нормативного акта требует обязательное составления документа. Поэтому, если речь идет об ответственном хранении, то покупателю и продавцу нужно заполнить форму N МХ-1, а складских свидетельств или квитанций им заполнять не нужно.
Если стороны осведомлены об ответственном хранении, то составление и подписание нужных документов проходит без проблем. Другое дело, когда хранитель он же покупатель принимает продукцию на склад для хранения грузов, но при этом обнаруживается брак в товаре. Поэтому в связи с этими недостатками он приобретать ТМЦ не желает.
Такие непростые ситуации также прописаны в законодательном документе. Если организация торговли определила факт несоответствия качества или количества товаров сведениям, которые указаны в договоре, то составляется специальный акт по форме N ТОРГ-2. Если же принимается на хранение импортный товар с браком, то обеим сторонам необходимо заполнить Акт по форме N ТОРГ-3.
Форма N ТОРГ-2 применяется и неторговыми организациями. В любом случае заполнение при приеме товара на хранение этой формы прописано в требованиях ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ. Нужно учесть и тот факт, что этот документ утвержден Госкомстатом в качестве одной из унифицированных форм первичной учетной документации.
Ответственное хранение как юридический термин
ВАЖНО! Образец акта о принятии товара на ответственное хранение от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Ситуацию, именуемую «принятие товара на ответственное хранение», регламентирует совсем другая статья Гражданского кодекса РФ, а именно ст. 514 «Ответственное хранение товара, не принятого покупателем».
Сущность данной операции – обеспечение покупателем сохранности неоплаченного товара и возможности поставщика вернуть его в свое распоряжение.
Цель ответственного хранения – защита интересов сторон договора поставки: покупатель имеет право отказаться от товара, но реализация этого права не должна ущемлять интересы поставщика и приводить к порче или утрате продукции.
Ответственное хранение – понятие внедоговорное, а значит, осуществляется безвозмездно (сюда не входит возможное возмещение расходов). Договора «ответственного хранения» заключить с правовой точки зрения нельзя, названный так документ будет обычным договором хранения в рамках ст. 47 ГК РФ.
Документооборот ответ хранения
В процессы механизма по передаче товаров на ответственное хранение включены новые документы:
- Поступление товаров от хранителя.
- Передача товаров хранителю.
- Списание товаров у хранителя.
- Выкуп товаров хранителем.
Для оформления списания товаров, принятых на ответственное хранение, используется документ Списание товаров с хранения.
В рамках механизма по передаче товаров на ответственное хранение используются сценарии:
-
Передача товаров хранителю для продажи с последующим выкупом:
- Заказ клиента (использование не является обязательным)
- Выкуп товаров хранителем – если хранителю переданы собственные товары
- Выкуп товаров с хранения — если хранителю переданы товары, ранее принятые на ответственное хранение.
-
Передача товаров хранителю:
- Заказ клиента (использование не является обязательным).
- Передача товаров хранителю.
-
Списание хранителем ранее переданных ему товаров:
- Списание товаров у хранителя – списание товаров, переданных на хранение.
- Если хранителю переданы товары, ранее принятые на ответственное хранение, то необходимо отчитаться перед поклажедателем и оформить Выкуп принятых на хранение товаров или Списание товаров с хранения, какой оформлять документ зависит от настройки, заданной в договоре с поклажедателем.
-
Возврат хранителем ранее переданных ему товаров:
- Заявка на возврат товаров (использование не является обязательным)
- Поступление товаров от хранителя.
Список оформленных документов по передаче товаров на ответственное располагается в рабочем месте Продажи – Продажи — Документы продажи (все).
Список документов по приему товаров на ответственное хранение, таких как Списание товаров с хранения, Выкуп товаров с хранения располагается в рабочем месте Закупки – Закупки — Документы закупки (все).
Гражданское законодательство
Чаще всего необходимость отражения приобретенного товара на забалансовом счете 002 возникает тогда, когда в договоре купли-продажи предусмотрен особый порядок перехода права собственности (после полной оплаты товара). Данный порядок установлен ст. 491 ГК РФ: если право собственности на переданный покупателю товар сохраняется за продавцом до оплаты товара или наступления иных обстоятельств, то покупатель не вправе до перехода к нему права собственности отчуждать товар или распоряжаться им иным образом, если иное не предусмотрено законом или договором либо не вытекает из назначения и свойств товара.
Другой причиной учета товара на забалансовом счете 002 может быть конфликт между покупателем и поставщиком. В этом случае уместно применять ст. 514 ГК РФ, в которой установлено: если покупатель в соответствии с законом или договором поставки отказывается от переданного поставщиком товара, то он обязан обеспечить сохранность этого товара (так называемое ответственное хранение) и незамедлительно уведомить о произошедшем поставщика. Последний должен вывезти товар, принятый покупателем на ответственное хранение, или распорядиться им в разумный срок. Если поставщик в этот срок не распорядится товаром, то покупатель вправе реализовать товар или возвратить его поставщику.
Необходимые расходы, понесенные покупателем в связи с принятием товара на ответственное хранение, реализацией товара или его возвратом продавцу, подлежат возмещению поставщиком. При этом выручка от реализации товара передается поставщику за вычетом причитающегося покупателю.
Следует отметить, что, даже если организация не занимается хранением имущества профессионально, она обязана руководствоваться нормами гл. 47 «Хранение» ГК РФ. Представим вкратце основные положения указанной главы.
По договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещь, переданную ей другой стороной (поклажедателем), и возвратить эту вещь в сохранности (ст. 886 ГК РФ). В п. 1 ст. 902 ГК РФ указано: убытки, причиненные поклажедателю утратой, недостачей или повреждением вещей, возмещаются хранителем (при условии, если законом или договором хранения не предусмотрено иное) в соответствии со ст. 393 ГК РФ. Во внимание принимаются цены, существовавшие в том месте, где обязательство должно было быть исполнено, в день добровольного удовлетворения должником требования кредитора (если требование добровольно не было удовлетворено — в день предъявления иска). Исходя из обстоятельств суд может удовлетворить требование о возмещении убытков, принимая во внимание цены, существующие в день вынесения решения.
Формирование документа
Как правило, в российском законодательстве нет такого понятия, как ответственное хранение. Данный термин рассматривается как передача ценностей или другого товара от одного лица другому на определенный промежуток времени за определенное вознаграждение.
Сегодня договор ответственного хранения считается официальным документом, так как эта деятельность является профессиональной и регламентируется строго по закону. Чаще всего хранению подлежат любые изделия, оборудование, транспорт и техника, в общем, все, кроме продуктов питания, так как они имеют маленький срок годности.
Акт приема-передачи по договору ответственного хранения считается приложением и фактом того, что товар или оборудование перешло в собственность другому лицу на определенное время.