Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Роль и правила ведения табеля учета рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.
Порядок оформления и способ заполнения табеля учета использования рабочего времени по форме Т-12: пошаговая инструкция
- Необходимо заполнить первую страницу, указать работодателя, а после – код ОКПО, срок действия, № п\п бланка и дату его составления.
- Вносите в основную часть информацию – 1-я строчка нужна для № записи, 2-я – для Ф.И.О. сотрудника, 3я – для присвоенного ему номера (можно взять прямо из личного дела и приказа о зачислении).
- В блоках 4 и 6 отмечаете актуальные сведения о явках и пропусках, отдельно для любого из дней взятого периода.
- В 5-й, 7-й записываете итоговые (суммарные) значения. Не забывайте, как правильно составляется и заполняется табель учета рабочего времени – своя графа предусмотрена для каждой из двух частей отчетного периода.
- В 8-13-й подводите итоги, отмечая сверхурочные, ночные смены, труд в выходные и по праздникам (ячейки необходимо оставить пустыми, если стандартный график не претерпевал изменений).
- В 14-16-й ставите то число дней/часов, которые пропустил сотрудник, здесь же объясняете и причину невыхода подходящим кодом.
- В 17-й указываете общее количество праздников и выходных.
Готовый документ по форме Т-12, подписанный уполномоченным специалистом, незамедлительно направляете в бухгалтерию и, в дальнейшем, именно по нему персоналу будут начислять оклад и другие выплаты.
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
Виды учёта рабочего времени
Итак, руководство обязано фиксировать отработанные часы. Но закон не настаивает на конкретном способе. Поэтому бизнес может выбрать собственный метод. Вариантов учёта несколько.
Какие программы используют для ведения табеля
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Обозначения и коды в таблице
При заполнении табеля по форме № Т-12 или № Т-13 используются 36 сокращений, которые отражают самые различные ситуации – от обычной работы до ее приостановки из-за невыплаты сотрудникам заработной платы. От указанных в таблице кодов зависит размер суммы, которую персонал получит по итогам учетного периода, поэтому к ее заполнению нужно отнестись со всей ответственностью.
Все стандартные сокращения, которые могут быть использованы в табеле, представлены в следующей таблице:
| Код | Расшифровка | |
| буквенный | цифровой | |
| 01 | Я | Длительность рабочей смены в дневное время |
| 02 | Н | Длительность рабочей смены в ночное время |
| 03 | РВ | Длительность работы в выходные / нерабочие / праздничные дни |
| 04 | С | Длительность сверхурочной работы |
| 05 | ВМ | Длительность работы вахтовым методом |
| 06 | К | Время служебной командировки |
| 07 | ПК | Период повышения квалификации с отрывом от труда |
| 08 | ПМ | Период повышения квалификация с отрывом от работы в другой местности |
| 09 | ОТ | Оплачиваемый отпуск, который ежегодно предоставляется сотруднику |
| 10 | ОД | Дополнительный оплачиваемый отпуск, который может ежегодно предоставляться сотруднику |
| 11 | У | Дополнительный отпуск, который дается сотруднику в связи с обучением, причем предполагает сохранение среднего заработка, поскольку работник совмещает работу и учебу |
| 12 | УВ | Сокращенная продолжительность рабочей смены для обучающихся без отрыва от производства с частичным урезанием зарплаты |
| 13 | УД | Дополнительный отпуск по обучению без сохранения зарплаты |
| 14 | Р | Отпуск в связи с беременностью / родами / усыновлением грудного ребенка |
| 15 | ОЖ | Отпуск для ухода за ребенком до достижения им 3-летнего возраста |
| 16 | ДО | Отпуск без сохранения зарплаты, который предоставляется работнику с одобрения начальника |
| 17 | ОЗ | Отпуск без сохранения зарплаты в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 18 | ДБ | Дополнительный отпуск, который предоставляется работнику без сохранения зарплаты |
| 19 | Б | Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия |
| 20 | Т | Временная нетрудоспособность без пособия в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 21 | ЛЧ | Сокращенная длительность рабочего дня в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 22 | ПВ | Период вынужденного прогула из-за увольнения / перевода на другую работу/ отстранения с восстановлением на прежнем месте работы |
| 23 | Г | Отгулы из-за исполнения государственных / общественных обязанностей согласно законодательству |
| 24 | ПР | Прогулы – отсутствие на работе без уважительной причины |
| 25 | НС | Неполный рабочий день по инициативе работодателя в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 26 | В | Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие дни из-за праздников |
| 27 | ОВ | Дополнительные выходные дни с сохранением зарплаты (оплачиваемые) |
| 28 | НВ | Дополнительные выходные дни без сохранения зарплаты (неоплачиваемые) |
| 29 | ЗБ | Забастовка, которая проводится в порядке, установленном законом |
| 30 | НН | Неявки на работу по неизвестным причинам (до выяснения обстоятельств) |
| 31 | РП | Период простоя из-за работодателя |
| 32 | НП | Период простоя по причинам, которые не зависят ни от работодателя, ни от работников |
| 33 | ВП | Период простоя из-за работника |
| 34 | НО | Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) согласно законодательству |
| 35 | НБ | Отстранение от работы по причинам, предусмотренным законом, без сохранения зарплаты |
| 36 | НЗ | Приостановка работы из-за задержек выплаты зарплаты |
Если скачать простой образец табеля, как правильно его заполнять
Если в организации было принято решение использовать унифицированную форму, то с простым бланком табеля учета рабочего времени можно ознакомиться в указанном выше постановлении Госкомстата.
Для вашего удобства в начале нашей статьи мы разместили доступный для скачивания бланк табеля Т-12. Там же можно скачать бланк, обязательный к применению бюджетными учреждениями.
К сожалению, образца заполнения табеля учета рабочего времени в постановлении Госкомстата нет, но есть правила его заполнения, актуальные для 2021 года (приведены в последнем разделе документа).
Сам же табель учета рабочего времени выглядит как таблица, в которой напротив каждой фамилии сотрудника делаются отметки на протяжении 31 дня. Каждый день помечается определенным кодом, отображающим явку/неявку сотрудника и причины этого, причем все причины должны иметь документальное подтверждение.
В графе, расположенной под кодом, предусмотрено место для указания продолжительности выхода/невыхода на работу (можно указывать часы или минуты).
Если же говорить о методике заполнения, то работодатель может выбрать, как заполнить табель учета рабочего времени:
- либо методом, по которому регистрации подлежат все действия и для каждого дня проставляются свои обозначения;
- либо методом, когда отображению подлежат лишь отклонения от нормального рабочего режима и в табеле отмечаются только те дни, когда сотрудник не работал, хотя и должен был, или работал с определенными особенностями.
В конце графы есть место для итогового учета за месяц отработанных и выходных дней, а также дней, требующих отдельного подхода при расчете зарплаты, например командировок или больничных.
В форме Т-12 табеля перечисляются обозначения, которые допустимы при заполнении (многие бухгалтеры и кадровые служащие пользуются ими даже без подсказок), — эти же обозначения проставляются и в форме Т-13. Унифицированные коды, применяемые для обозначения рабочего/нерабочего времени, приведены на картинке ниже.
По окончании календарного месяца табель передается в бухгалтерию, где на его основании рассчитывают заработную плату и другие выплаты.
В компаниях, в которых аванс начисляется за фактически отработанное время, а не определяется расчетным путем, сведения об отработанном времени должны поступать к бухгалтеру не реже чем один раз в полмесяца.
Заметим, что закрывать табель досрочно за несколько дней до окончания расчетного месяца не рекомендуется. Хотя так бывает нередко. Например, табель подписывается 27-го числа и всем работникам проставляются рабочие дни с 27-го по 30-е (31-е) число. В результате, если сотрудник заболеет (возьмет отпуск за свой счет и т.п.), может оказаться, что ему была излишне выплачена заработная плата. Ее придется удерживать из начислений следующего месяца как неотработанный аванс, выданный работнику в счет заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Частые вопросы по заполнению табеля
Когда нужно вносить отметки в табель? Полагаем, что отметки должны вноситься ежедневно. Однако не все организации на практике следуют данному правилу и проставляют рабочие дни «по умолчанию». В результате могут возникнуть ситуации, когда:
— не получится привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины (например, работник совершил прогул в первых числах месяца, в табеле его не зафиксировали, а в конце месяца, сдавая табель, решили «пожурить» — нельзя ни уволить «прогульщика», ни даже наложить дисциплинарное взыскание, так как пока работодатель будет соблюдать сроки, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, выйдут сроки применения мер дисциплинарной ответственности);
— придется корректировать табель и делать перерасчет заработной платы (например, когда работнику за весь месяц проставляются рабочие дни, информация об отклонениях табельщику не поступала, табель сдан, по нему начислена и выплачена зарплата. Но в первых числах следующего месяца работница принесла больничный лист, из которого ясно, что три дня временной нетрудоспособности приходились на закрытый период).
Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо организовать незамедлительное поступление информации о любых отклонениях от графика работы — в тот же день, хоть по телефону, хоть по факсу или электронной почте.
Примечание. При определении размера аванса, соблюдая требования ст. 136 ТК РФ, следует учитывать фактически отработанное работником время или работу (Письмо Роструда от 08.09.2006 N 1557-6).
Сколько раз в месяц заполнять табель учета рабочего времени? Зарплата начисляется и выплачивается два раза в месяц, означает ли это, что табель нужно сдавать с той же периодичностью? Действительно, по нормам ст. 136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц. Но в большинстве случаев начисление зарплаты производится один раз, а вторую выплату организации проводят в виде фиксированной выплаты, так называемого аванса. А для начисления последнего бухгалтерия, как правило, не требует предоставлять табель.
Конечно, к такому порядку не будет придираться ни трудинспекция, ни налоговая, но если следовать букве закона, табель необходимо сдавать два раза в месяц.
Как фиксировать в табеле время вахты, если она длится 15 дней по 11 ч? Для учета продолжительности работы вахтовым методом в таблице условных обозначений табеля установлен буквенный код «ВМ» и цифровой код «05». Поскольку дни междувахтового отдыха предоставляются работнику помимо выходных дней (еженедельного непрерывного отдыха) и оплачиваются в размере дневной ставки (ч. 3 ст. 301 ТК РФ), их следует отмечать в табеле как дополнительные выходные дни (оплачиваемые) буквенным кодом «ОВ» или цифровым кодом «27». Указания по заполнению табеля предусматривают, что при отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, периоды выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в графах 4 и 6 проставляются только коды условных обозначений. Нижние строки граф остаются пустыми. В дни междувахтового отдыха сотрудники не работают, поэтому в графы 5 и 6 (формы Т-13) эти дни не вносятся.
Как отразить в табеле продолжительность рабочей смены при переходе с летнего времени на зимнее и наоборот? В таком случае в табеле необходимо проставлять фактически отработанное время. Например, если продолжительность ночной смены у работника составляет 7 ч, а в ночь перехода на летнее время графиком предусмотрено 6 ч, в табеле учета рабочего времени также нужно отразить 6 ч работы в ночное время. Соответственно, при переходе на зимнее время дополнительный час работы также нужно отразить в табеле, то есть если продолжительность ночной смены у работника составляет 7 ч, а в ночь перехода на зимнее время графиком предусмотрено 8 ч, в табеле учета рабочего времени нужно отразить именно 8 ч работы. При этом не забудьте сделать доплату за работу в ночное время, ведь на него приходится дополнительный час работы.
Нужно ли отражать неполные часы, отработанные работником? Если продолжительность рабочего времени составляет целые часы, то минуты можно не указывать, проставляя только количество часов, например, 6 или 8. Если же продолжительность рабочего дня составляет часы с минутами, нужно указывать и полные, и неполные рабочие часы. В табеле рабочий день продолжительностью 8 ч 12 мин в табеле может быть отмечен и «8.12» (8 ч 12 мин), и «8,2» (8 и две десятых часа). Довольно часто работодатели за счет сокращения времени обеденного перерыва сокращают продолжительность работы в пятницу. В таком случае в табеле необходимо проставлять с понедельника по четверг «8.15», а в пятницу «7».
Нужно ли вести табель, если учет рабочего времени осуществляется с помощью турникетов со специальной программой? Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.), машина проставить их не сможет.
Кроме этого, формы табеля содержат реквизит «Личная подпись», значит, вести их в электронном виде неправомерно.
Поэтому применение электронной системы учета рабочего времени не освобождает организацию от обязанности вести табель учета.
Порядок заполнения табеля
При заполнении табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 указываются следующие реквизиты:
- название организации (на основании учредительных документов), наименование структурного подразделения;
- номер табеля;
- дата заполнения (как правило, последний рабочий день месяца);
- период учёта (календарный месяц, с первого по последнее число).
Раздел 1 представляет собой табличную форму, в которой фиксируются:
- номер п/п (графа 1);
- ФИО работника, должность (на основании данных личных карточек персонала) – графа 2;
- табельный номер – графа 3;
- графы 4 и 6 – разбивка рабочего времени по кодам и фактически отработанным часам (за 1-ю и 2-ю половину месяца соответственно);
- графы 5 и 7 – число отработанных дней и часов на середину месяца и с середины до конца;
- графы 8-13 предназначены для подсчёта итоговых значений по отработанным дням и часам, включая ночные, сверхурочные, выходные;
- 14–16 – неявки по кодам и числу пропущенных дней;
- 17 – общее число нерабочих дней за месяц.
Учёт рабочего времени в табеле
Вносить данные в табель допускается двумя способами: сплошным (ежедневная фиксация всех явок и отсутствия на рабочем месте) и выборочным (отметки только по неявкам, опозданиям, переработкам и т.д.).
Основные обозначения, которые используются при заполнении табеля, приведены в таблице:
| Рабочее время | Буквенное обозначение | Цифровой код |
| Явка по обычному графику | Я | 01 |
| Ночные часы | Н | 02 |
| Выход в праздничные и выходные | РП | 03 |
| Переработка | C | 05 |
| Дни командировки | К | 06 |
| Отпуск | ОТ | 09 |
| Дополнительный отпуск | ОД | 10 |
| Учебный отпуск | У | 11 |
| Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства | УВ | 12 |
| Учебный отпуск за свой счёт | УД | 13 |
| Декретный отпуск | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет | ОЖ | 15 |
| Административный отпуск с разрешения руководителя | ДО | 16 |
| Отпуск за свой счёт в случаях, предусмотренных законом | ОЗ | 17 |
| Больничный | Б | 19 |
| Неоплачиваемая нетрудоспособность | Т | 20 |
| Сокращённая продолжительность рабочего дня, положенная по закону отдельным категориям работников | ЛЧ | 21 |
| Отсутствие на работе в связи с исполнением общественных обязанностей | Г | 23 |
| Прогул | ПР | 24 |
| Сокращённый рабочий день по инициативе работодателя | НС | 25 |
| Нерабочие дни | В | 26 |
| Отсутствие по неизвестной причине | НН | 30 |
| Простой по вине организации | РП | 31 |
| Простой по вине сотрудника | ВП | 33 |
Нюансы внесения разных сведений
Заполнить данный документ на самом деле достаточно просто. Для этого надо только разобраться в предназначении каждой ячейки. Ответственные лица, наделенные полномочиями заполнения документации, должны хорошо изучить состав документа. К особенностям процесса заполнения относятся:
- допускается увеличивать количество граф;
- вверху отражаются коды затрат часов, а снизу указывается, сколько фактически было отработано специалистом в конкретный день;
- у каждого работника организации должен иметься личный номер в табеле, который применяется для расчета зарплаты и совершения других действий;
- за совместителями закрепляется два номера;
- указывать требуется как отработанные дни, так и количество часов, которые были фактически отработаны специалистом каждый день;
- в конце каждого месяца табель передается в кадровую службу, причем специалисты данного отдела проверяют правильность составления документа, а также следует убедиться, что пропущенные работниками рабочие часы не являются прогулами;
- если увольняется какой-либо специалист, то со следующего месяца его номер не используется при заполнении табеля;
- указывать требуется данные о прогулах, выходных днях, а также об отгулах, отпусках, командировках или других причинах, по которым отсутствует специалист на рабочем месте.
Если длительность рабочего дня указывается в часах, то не нужно фиксировать неполные часы.
Порядок применения табеля учёта рабочего времени
По действующему законодательству для заполнения данного учётного документа ответственное лицо заполняет формы Т-12 или Т-13. Эти форматы законодательно одобрены и имеют подтверждение Росстата.
- Форму Т-12 используют для ведения учёта по периодам работы, а также для расчётов по з/п.
- Форма Т-13 используется сотрудником в том случае, когда рабочее время отражается автоматически.
Есть и третий вариант ведения отчётности по рабочему времени. Он подразумевает, что фирма сама разработала свой собственный вариант документа. Чтобы он был правильно оформлен и признан официальным, необходимо обозначать в нём ряд реквизитов и нужную информацию.
Если компания использует специальное программное обеспечение, которое позволяет вести кадровый учёт, бланки для заполнения табеля о рабочем времени будут содержаться уже внутри ПО.
Заполнять формы для табеля разрешается как вручную, так и с помощью программ. Опять же, если в рамках работы фирмы используется профильное ПО, то работнику достаточно вносить нужную информацию в базу, а сам документ будет составляться автоматически и распечатываться по необходимости.
Важно понимать, что в разных случаях заполнения и ведения бланков отчётности по рабочему времени будут использоваться разные обозначения. Они могут быть как буквенные, так и цифровые. Так, в качестве примера, возьмём обозначение работы наёмного сотрудника в пределах нормы. В таком варианте буквенное обозначение будет выражено символом «Я», а в цифровом варианте это будет кодировка «01».
Все шифры, которые используются в бланке учёта необходимо сопровождать подтверждением в виде документов. Просто так вносить информацию запрещается.
Что касается времени, отражающимся в документе, то в учёт идут даже поездки по заданию компании, отпуск сотрудника, его выходы по больничному листу и так далее.
Код вида оплаты труда обозначается четырёхзначным числом. В зависимости от вида используют:
- Заработная плата — код 2000.
- Гражданско-правовые договора с работниками — код 2010.
- Коды отпуска и компенсационных выплат — 2012.
- Больничные — код 2300.
Закрывает табель ответственное лицо в последний рабочий день месяца, либо на следующий. Далее заполненный (или распечатанный) бланк передаётся начотдела, который проверяет верность внесённой информации и переправляет готовый подписанный бланк в отдел кадров.
Особенности заполнения табеля учёта рабочего времени
- Допускается, что в дополнение к основному табелю фирма заводит приложение. Лист приложения заполняется при увольнении сотрудника. По окончании отчётного периода (месяца) дополнительный лист прикладывается к табелю, а в нём уже составляется запись «Уволен».
- Мы уже писали, что можно не вносить кодировку причины неявки, если ответственный сотрудник не уверен, что причина была неуважительной. Но можно также в графе номер 4 проставить код «НН», или «30» (невыясненная причина). В таком случае, после появления сотрудника и предоставления подтверждающего документа (например, мед справки), в табель вносятся исправления.
- Когда случается так, что работник, будучи в отпуске, получает больничный лист, сотрудник в табеле учёта времени ставит кодировку «Б» вместо «ОТ» с количеством дней по справке. Тогда отпуск продлевается на идентичное количество дней.
- Тогда же, когда во время отпуска идут праздничные выходные (по производственному календарю), то дни совпадения в отпуск незащитываются. А в табеле на их месте будет значиться кодировка «В». Пример: в случае отпуска сотрудника в период с 11 по 18 июня, день России попадает в промежуток. Тогда нужно в таблице бланка 13 июня отметить кодировкой «В».
Требования к оформлению учетных форм
Условные обозначения для оформления и внесения данных в табель размещены на первой странице формы Т-12. Их можно использовать и для Т-13. На основании этих обозначений организация может разрабатывать собственные символы, добавлять столбцы или строчки, исходя из специфики организации. Для 0504421 утверждены свои коды, обязательные для бюджетных организаций.
Требование к ведению табеля одно — чтобы из него было видно, где находился сотрудник в определенный час. Табельщик может фиксировать явки и неявки на работу — это сплошная регистрация. Могут фиксироваться только неявки.
Заполненный документ должен быть подписан руководителем. Поэтому расчетный лист, составленный по форме Т-13, также распечатывается и подается на подпись.